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Updated on April 8, 2024

MS-Excel

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  • MS-Excel एक Electronic Spreadsheet Programme है। जिसका उपयोग विण्डोज  ऑपरेटिंग सिस्टम में किया जाता है।
  • MS-Excel Microsoft office में दिया गया एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है।
  • MS-Excel का उपयोग सांख्यिकी गणना करने के लिए, डेटा को व्यवस्थित करने अर्थात अवरोही व आरोही क्रम में जमाने के लिए, डेटा का विश्लेषण करने तथा चार्ट बनाने के लिए किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट डिस्क ऑपरेटिंग सिस्टम में स्प्रेडशीट कार्य के लिए Lotus 123 का प्रयोग किया जाता है।

  • Lotus 123 IBM Company द्वारा बनाया गया है।
  • Visicalc प्रथम Electronic Spreadsheet Programme माना जाता है। एमएस एक्सेल की तरह ही Libra Office, Google Sheets, I Work Numbers, Lotus Symphony आदि दिए गए हैं।
  • MS-Excel को Windows के Run Menu  में EXCEL लिखते हैं।
  • MS-Excel में बनाई गयी फाईल  का नाम By Default name Book1 होता है
  • MS-Excel 2003, 2007, 2010, 2013 में By Default Sheet की संख्या तीन होती है , Sheet1,sheet 2 and sheet 3
  • MS-Excel 2016, 2019 में By Default Sheet की संख्या एक होती है।
  • MS-Excel में By default Sheet का नाम Sheet1 होता है।
  • MS- Excel 2007 में बनी File का Extension Name .xlsx होता है।
  • MS- Excel 2003 में बनी File का Extension Name .xls होता है।
  • MS-Excel में File automatic 10 Minute बाद Save हो जाती है।
  • MS-Excel में Data Cell में लिखा जाता है।
  • MS-Excel की फाईल को Book कहा जाता है।
  • MS-Excel की सबसे छोटी यूनिट Cell होती है।
  • Row और Column के Intersection से cell बनता है।

Cell Address

  • MS-Excel में Cell का एक Address होता है।
  • MS-Excel में Column का एक Label होता है। Column के Label की शुरुआत ‘A’ से होती है।
  • MS-Excel में Row का एक Unique Number होता है। Row की शुरुआत 1′ से होती है।
  • MS-Excel में किसी भी Cell के Address को लिखने के लिए पहले Column के Lable और बाद में Row Number लिखा जाता है। जैसे :- A1
  • MS-Excel में Sheet के Group को Book कहा जाता है
  • MS-Excel में Column के Label और Row के  No. से हम Cell Address बता सकते हैं।
  • MS-Excel 2000 और 2003 में Column की संख्या 256 होती है।
  • MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019 में Last Column का Label “XFD” होता है।
  • MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019 में Column की संख्या 16384 होती है।
  • MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019 में Last Row का Number “1048576” होता है।
  • MS-Excel 2000 और 2003 में Last Cell Address “IV65536” होता है।
  • MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019 में First Cell Address A1
  • MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019 में Last Cell का Address XFD1048576” होता है।
  • MS-Excel में जो Vertical और Horizontal Lines होती है, उन्हें Gridlines कहा जाता है।
  • Gridlines केवल Soft Copy में ही Show होती है।
  • Excel की पूरी Sheet, Row और Column में divided होती है।

Office Button

  • Office Button का उपयोग MS-Excel में New, Open, Save, Save as, Recent document, Print, Print Preview, Option के लिए किया जाता है। नोट-Office Button केवल MS-OFFICE 2007 में ही है और Office Button को नये Version (2010, 2013, 2016, 2019) में File Tab में बदल दिया गया है।   
  • MS-Excel को अलग-अलग Tabs में और प्रत्येक Tab को अलग-अलग ग्रुप में विभाजित किया गया है-

Tabs Name

  • File / office
  • Home
  • Insert
  • Page Layout
  • Formulas Data
  • Review
  • View

Cell Address

  • MS-Excel में Cell Address Colomn number और row number से मिलकर बना होता है।
  • Ex:- A1,A2,B1,B2 Etc.
  • Excel में Cell का Address Name Box में दिखाई देता है।

Home Tab

1. Clipboard-

  • Cut (Ctrl+X):- Select किये गए Data  को Cut करने के लिए अर्थात् अपने स्थान से हटाने के लिए।
  • Copy(Ctrl+C):- Select किये गए Data को Copy करने के लिए। 
  • Paste (Ctrl+V):- Cut या Copy किये गए डेटा को पेस्ट करने के लिए।
  • Format Painter(Ctrl+shift+C):- Document में किसी डेटा पर Apply की Formatting को painter पर Click करते ही माउस का प्वांइटर पेंट ब्रश में बदल जाता है।

2. Font

  • MS-Excel की फाइल का By Default Font Calibri होता है।
  • MS-Excel की फाइल का by Default Font Size 11 होता है।
  • Font Size को Points में मापा जाता है।
  • MS-Excel में Minimum Font Size 01 Point & Maximum Font Size 409 Point होता है।
  • MS-Excel में By Default Font Style Regular होता है।
  • MS-Excel में Font Style चार होते हैं जो :
  • Regular
  • Bold
  • Italic
  • Bold/ltalic

Font Effect

  1. Superscript (Text को Top में लगाना) Exp. :- 207
  2. Subscript (Text को Bottom में लगाना) Exp. :- 205
  3. Strikethrough :- Text को बीच में Single line के लिए। (CHETAN JAIN)

3. Alignment

  • MS-Excel फाइल का By Default Text Alignment Left+Bottom होता है।
  • MS-Excel में बनाई गयी फाइल का By Default Number Alignment Right+ Bottom होता है। “MS-Excel मे Alignment 2 प्रकार के होते है- Horizontal और Vertical .
  • Horizontal Alignment 4 प्रकार के होते हैं- Left, Center, Right, Justify
  • Vertical Alignment 5 प्रकार के होते हैं- Top, Center, Bottom, Justify, distributed
  1. Wrap Text :- MS-Excel में एक cell में Line Complete होते ही Text Automatic उसी cell की दूसरी Line में चला जाता है Wrap Text का उपयोग Cell में data को Vertically लिखने के लिए किया जाता है।
  2. Shrink to fit :- एक से ज्यादा Cell के Data को एक ही Cell में Fit करने के लिए Shrink to fit किया जाता है।
  3. Merge cell :-एक से ज्यादा चयनित Cell को एक Cell में बदलने के लिए Merge cell का उपयोग किया जाता है, Merge cell से cell की Gridline हट जाती है।
  1. Merge & center :- इससे Selected cell merge हो जाता है और लिखा गया data center Align हो जाता है।
  2. Merge across :- इससे Selected range के केवल Column merge होते हैं।
  3. Merge Cells :- इसका उपयोग Selected cells को एक cell में बदलने के लिए किया जाता है।
  4. Unmerge cells :- इसका उपयोग merge किये गए cells को unmerge करने के लिए किया  जाता है।

4. Number

– MS-Excel # By Default Cell  Format – General होता है,

  1. General – 50
  2. Number – 60.00
  3. Currency – $80.00
  4. Percentage – 70.00 %
  5. Time – 11:00:00 AM

5. Editing

  • Auto Sum :- इसका उपयोग Selected Range का Total लगाने के लिए किया जाता है।
  • Fill :- इसका उपयोग Cell में लिखी गई Value को आगे के Cell में Fill करने के लिए किया जाता है।
  • Clear :- इसका उपयोग Cell में लिखे गए Data को Remove करने के लिए किया जाता है।

Insert tab

1. Tables –

  • Pivot Table – इसका use Cell के जटिल Data को आसानी से समझने के लिए किया जाता है।
  • Table – इसका उपयोग Sheet में Table insert  करने के लिए किया जाता है।

2. Illustrations

  • Picture – Sheet में Picture insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
  • Clip art – Sheet में Picture, Sound आदि को Insert करने के लिए  किया जाता है।
  • Shapes – Sheet में अलग-अलग प्रकार की आकृति के लिए इसका use  किया जाता है।
  • Smart art –स्मार्ट आर्ट एक विजुअल रिप्रजेंटेशन है जो आँकड़ों को समझने में मदद करता है।

3. Chart:

  • Numerical data को Graphical से तुलना करने के लिए Chart का उपयोग किया जाता है जिस area में चार्ट की Detail बताई जाती है, वह area Legend होता है।

Type of chart

Column : कॉलम चार्ट का उपयोग श्रेणियों में मूल्यों की तुलना करने के लिए किया जाता है।

Line: लाईन चार्ट का उपयोग उतार चढ़ाव के आकड़ों को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।

Pie : पाई चार्ट का उपयोग कुल में प्रत्येक मूल्य के योगदान को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है इसका उपयोग तब किया जाता है जब सभी मान सकारात्मक हो।

bar : यह चार्ट कई मूल्यों की तुलना के लिए सर्वोत्तम है।

XY (Scatter) : इसका उपयोग XY चार्ट के रूप में आकड़ों के जोड़ों की तुलना करता है इसका उपयोग तब किया जाता है जब मान एक्स-अक्ष क्रम में न हो या जब वे अलग-अलग माप का प्रतिनिधित्व करते हो।

Stock: इस चार्ट का उपयोग उच्च, निम्न और बंद क्रम (अक्सर  शेयर कीमतों ) में मूल्यों की तीन शृंखलाओं में किया जाता है।

Surface : इसका उपयोग श्रेणियों एव शृंखला  के संख्यात्मक,  निरंतर वक्र में दो आयामों के मानों में रूझान दिखाने के लिए किया जाता है।

Doughnut : एक पाई चार्ट की तरह कुल में प्रत्येक मूल्य के योगदान को प्रदर्शित किया जाता है, लेकिन इसमें कई शृंखलाएँ हो सकती है।

Area: यह चार्ट समय के साथ परिवर्तन एवं इन परिवर्तनों के योग दोनों को बताता है। 

Bubble: एक बबल चार्ट स्कैनर चार्ट का एक प्रकार है। बुलबुले के आकर Third Variable के मूल्यों को इंगित करता है।

Radar : केंद्र बिन्दु के सापेक्ष मान प्रदर्शित करता है, इसका उपयोग तब किया जाता है जब श्रेणियाँ सीधे तुलनात्मक न हों।

4. Links

  • Hyperlink :- Excel File में Web Page, E mail, Picture से Link Create करने के लिए इसका use किया जाता है।
  • जिस Text पर Link create होता है वह Blue color में दिखाई देता है।

5. Text

  • Text Box :- Text box insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Header & Footer :

Header :- Sheet के प्रत्येक पेज के Top में कोई Text Print करने के लिए Header का Use किया जाता है।

Header का default top Margin 0.5 inch का होता है।

Footer :- Sheet के प्रत्येक पेज के Bottom में कोई Text  Print करने के लिए footer use किया जाता है।

• Footer का Bottom Margin 0.5 inch होता है।

Word Art :

Excel में Decorative Text insert के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Signature Line :

Excel में किसी जगह पर Signature और Digital Signature insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है

Object :

Symbol –

Document में symbol insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

जैसे – -, ©, ®, &

Page Layout Tab

1. Themes :-

  • Sheet के design को बदलने के लिए इसका use किया जाता है।   

2. Page setup

  • Margin :- MS-Excel में पेज के चारों ओर स्थान छोड़ने के लिए Margin का उपयोग किया जाता है और ये 4 प्रकार के होते हैं – Left, Right, Top, Bottom.
    By Default Excel में Margin Top or Bottom 0.75 होता है और Left or Right 0.7 होता है।
    MS-Excel By Default Page Orientation Portrait होता है।
  • Page Order :- Excel की Sheet का Print निकालने के लिए Page Order का उपयोग किया जाता है।
  • Breaks :- इसका उपयोग Page को Break और Unbreak करने के लिए किया जाता है।

3. Scale to fit:-

इसका उपयोग Height और Width Change करने के लिए किया जाता है।

4. Sheet Options :-

इसका उपयोग Grid lines और Headings को Show और Print करने के लिए जाता है।

5. Arrange :-

Graphics को Text के साथ Arrange करने के लिए किया जाता है।

Formulas tab

Formula bar

(i) Collapse         (ii) Expend

(i) Collapse – इस Formula bar से Cell में लिखा गया data एक साथ दिखाई नहीं देता है।

(ii) Expend – इस formula bar से Cell में लिखा गया data एक साथ दिखाई देता है।

1. Function Library

Function :

  • Pre Defined Formula’s को फंक्शन कहते हैं।
  • फंक्शन के अंदर फंक्शन को Nested Funtion कहते है।
  • फंक्शन की शुरुआत “=” से होती है और इसे फॉर्मुला बार में लिखा जाता है। 
  • फंक्शन कैस सेंसेटीव नहीं होते।
  • MS-Excel में फंक्शन की अलग अलग category है और किसी भी फंक्शन का उपयोग करने के लिए कुछ Step का उपयोग किया जाता है जिसे फंक्शन का Syntax कहा जाता है जो कि निम्न है :

फंक्शन का सूत्र:

  1. = (equal sign)
  2. Name Of फंक्शन
  3. bracket starting (
  4. cell range ‘Al:A9’
  5. Bracket की ending )
  6. Press Enter
    Exp.:- =SUM(A1:A9)

Column

Row Height & Width

  • MS-Excel 2003 में Column की by default width 8.43 character (64 Pixels) होती है और यह अधिकतम 0 से 255 Character हो सकती है। Note :- 0.08 Character = 1 Pixels
  • MS-Excel 2003 में Row की by default height 12.75 points (17 Pixels) होती है और यह अधिकतम 409 Points हो सकती है।Note :- 0.75 Points = 1 Pixel
  • MS-Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 में Column की by default width 8.43 character होती है और यह अधिकतम 255 Charater हो सकती है।
  • MS-Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 में Row की by default height 15 points होती है और यह अधिकतम 409 Points हो सकती है।
  • By default Row की height points में और Column की Width characters में मापी जाती है।
  • MS-Excel में Mouse से किसी Row की Height बदलने पर उसकी इकाई Point और Pixels दोनों होती है।
  • MS-Excel में Mouse से किसी Column की Width बदलने पर उसकी इकाई Character और Pixels दोनों होती है।
  • एक Cell में अधिकतम 32767 character लिखे जा सकते है। 
  • एक Cell की एक लाइन में अधिकतम 255 character लिखे जा सकते है।

Cell Reference

  • MS-Excel में cell के Address को ही Cell Reference कहा जाता है।
  • Cell Reference  का उपयोग Cell  के address को Fix करने के लिए किया जाता है।
  • Cell के Address को Fix करने के लिए Dollar ($) Sign का Use किया जाता है।

यह 3 प्रकार के होते है –

(A) Relative Cell Reference

  • ऐसे Cell Reference जिनमें Row और Column Fix नहीं होते, Relative Cell Reference  कहलाते है। जैसे -B1 : B10

(b) Mixed Cell Reference

  • ऐसे Cell Reference जिनमें Row या Column दोनों में से किसी एक को Fix किया जाता हो, Mixed Cell Reference कहलाते है।
  • जैसे -$B1 : $B10

(c) Absolute Cell Reference

  • ऐसे Cell Reference जिनमें Row और Column दोनों Fix होते, Absolute cell Reference कहलाते है।
  • जैसे – $B$1 : $B$10

Operators

  • MS-Excel में सूत्र और फंक्शन्स में प्रयोग होने वाले symbol को “operator” कहते है। जैसे – C1 + C2
  • MS-Excel में operator निम्न प्रकार के होते है –

(a) Arithmetic operator –

  • +  (Plus Sign)
  • –  (minus Sign)
  • –  (Multiply Sign)
  • /  (Forward Sign)
  • %  (Percent Sign)
  • ^   (Caret Sign)

(b) Comparison operator –

  • =  (Equal Sign)
  • >  (greater than)
  • <  (Less than)
  • >=  (greater than equal)
  • <=  (Less than equal)
  • <>   (Not equal)

(c) Text operator –

  • & (Ampersand) – इसका उपयोग दो Cell में लिखी गई टेक्स्ट को जोड़ने के लिए किया जाता है।

(d)  Reference operator –

  • Comma (,) – इसे Union Operator भी कहा जाता है। इसका उपयोग Multiple Cell range के लिए किया जाता है। जैसे – C1, C2, C3
  • Colon (:) –  इसका उपयोग Cell की रेंज देने के लिए किया जाता है। जैसे C1 : C10 
  • (Space) Operator –

Error in M S excel –

Excel में किसी Function का error ‘#’ (hash sign) से शुरू होता है।

  1. #DIV/0! – यह error किसी value को 0 से divide करने पर show होती है।
  2. #Value! – Function में गलत वेल्यु होने पर।
  3. #REF! – यह error किसी Cell reference के गलत होने पर show होता है।
  4. #NULL – यह error किसी Cell reference में Comma या Colon की किसी गलती के कारण show होती है।
  5. #NAME! – function का Name गलत होने पर show होती है।
  6. #N/A – यह Error Value नहीं मिलने पर show होती है।
  7. #NUM! – Negative Value का Square Root निकालने पर यह Error Show होती है।
  8. ##### – Cell में लिखा गया डेटा जब से Cell से बड़ा होता हो तो ### (Hash) sign बन जाते हैं।

Name Box

  • Excel की सबसे छोटी इकाई Cell होती है।
  • Excel में Cell, Row और Column के Intersection (प्रतिच्छेदन) से बनता है।
  • Excel में Cell का एक Address होता है।
  • Excel में Cell का Address Name Box में दिखाई देता है।
  • Name Box Ribbon Bar के नीचे Left Side में छोटा Box होता है।

Formula Bar

  • Excel में Data Cell में लिखा जाता है।
  • Formula Bar Name Box के Right Side में Show होती है।
  • Cell में लिखे Content (Data) Formula Bar में show होते हैं।

Cell Range

  • एक से ज्यादा Cell का चयन करना Cell Range कहलाता है।
  • Cell Range Colon : के द्वारा दर्शाया जाता हैं।

Formulas tab

1. Function Library

Function :- Function को अलग-अलग Category में Divide किया गया है, जो निम्न प्रकार से है-

Text Function

ऐसे Function जो Text पर कार्य करते है, वे Text Function कहलाते है ।

1. Char   यह function ASCII Code के आधार पर कार्य करता है।

• Ex : = char(“68”).   = D   (क्योंकि 68′ का Character ‘D’ होता है।)

2. Code –   इस function का उपयोग किसी भी Character का ASCII Code जानने के लिए किया जाता है। – Ex. :- = Code(“c”)

= 99   (क्योंकि ‘c’ का ASCII Code 99′ होता है।)

3. Exact:   इस Function का उपयोग दो String को match करने के लिए किया जाता है।

• Ex. :- = Exact(“chetan” “chetan”)   = TRUE   (दोनों String same है तो output TRUE है)

= Exact (“chetan” “Chetan “)   = FALSE   (दोनों String same नहीं है तो output FALSE है)

4. Upper : – इस Function का उपयोग text को Capital letter में लिखने के लिए किया जाता है।

– Ex. :- = Upper (“chetan”)   =CHETAN

5. Lower-   इस Function का उपयोग Small letter में लिखने के लिए किया जाता है।

– Exp. :- = Lower(CHETAN)   = chetan

6. Left –  इसका उपयोग लिखे गए Text के Left character को देखने के लिए किया जाता है।

– Exp. :- = left (CHETAN)   = C

7. Right :  Right character को देखने के लिए किया जाता है।

– Ex. :- = Right(CHETAN)   = N

8. MID –   इस Function का उपयोग लिखे गए Text के middle character को देखने के लिए किया जाता है

– Ex. :- ‘= MID(CHETAN,2,3)   = HET

9. Proper –   इस Function से प्रत्येक word का पहला character capital तथा बाकी अन्य small character हो जाते हैं।

– Ex :- = Proper(“chetan jain”) = Chetan Jain

10. Rept. –   इस Function का उपयोग लिखे गए Text को Repeat करने के लिए किया जाता है।

– Ex. :- = Rept. (Chetan, 2)   =Chetan, Chetan

11. Concatenate –  इस Function का उपयोग String को जोड़ने के लिए किया जाता है।

– Exp.:- = Concatenate (“Chetan”,”Jain”)   = Chetan Jain

12. TRIM –   इस Function का उपयोग Text String के बीच Space को Remove करने के लिए किया जाता है। –   

Exp. :- = TRIM (Chetan Jain)   = ChetanJain 

13. LEN –   इस Function का उपयोग Text String में character की   संख्या जानने के लिए जाता है।

– Exp. :- = LEN (Chetan)   = 6

Date & Times

1. Today :- इस Function का उपयोग Cell में Current date insert करने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = Today)   = 30/9/2020

2. Now : – इस Function का उपयोग Cell में Current date & Time insert करने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = Now)   =30/9/2020 05:30 PM

3. Date : – इस Function का उपयोग date को date के default format में लिखने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = Date (2020, 09, 20)   = 20/09/20

4. Year : – इस Function का उपयोग दी गई date में Year निकालने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = YEAR(05/03/2020)   = 2020

5. Day :- इस Function का उपयोग दी गई date में Day निकालने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = DAY(05/03/2020) = 05

6. Month: – इस Function का उपयोग दी गई date में Month निकालने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = MONTH(05/03/2020)  = 03

7. Weekday :- इस Function का उपयोग दी गई date में वार निकालने के लिए किया जाता है। इसका output Sunday के लिए 1 होता है और Saturday के लिए 7 होता है।

Exp. :- = WEEKDAY(05/01/2020)   = Thrusday

8. Weeknum : – इस Function का उपयोग दी गई date में साल का सप्ताह निकालने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = WEEKNUM(05/01/2020)   = 18

9. Second : – इस Function का उपयोग दिये गए Time में Seconds निकालने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = SECOND(04:33:50)   =50

10. Minute : – इस Function का उपयोग दिये गए Time में Minute निकालने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = MINUTE(06:30:20)   =30

11. Hours: – इस Function का उपयोग दिये गए Time में Hours निकालने के लिए किया जाता है।

Exp. :- = HOURS(02:20:10) = 02

Logical Function

  1. AND :- इस function का output true या false आता है। दी गई सभी condition true है तो output true होगा अगर एक भी condition गलत है, तो output false होगा यह function पहली condition के गलत होने पर दूसरी condition check नहीं करता।
  2. OR:- इस function का output true या false आता है। दी गई condition में से एक भी condition के सही हो जाने पर इसका output true होगा और सभी condition के गलत होने पर output false आता है।
  3. NOT :- इस function का output true और false में आता है। यह function output को बदल देता है। अगर सही condition है तो output false आयेगा और condition गलत है तो output true आयेगा।
  4. IF :- इस function का output user द्वारा दी गई condition पर depend करता है।

Mathematical & Trig number Function:

1. =abs() :

  • इस Function का उपयोग Absolute value return करने के लिए किया जाता है।
  • यह  Negative number को Positive value में convert कर देता है।
  • रन्तु Positive value का कोई effect नहीं डालता।
  • Exp. :- ABS (-7)  = 7

2. = product ():

  • इस Function का उपयोग cell में लिखी गई value को Multiply करने के लिए किया है।
  • Exp. :- = Product(2,4)   =08

3. = Power() :

  • इस Function का उपयोग दी गई संख्या की Power को बढ़ाने के लिए किया जाता है। इस Function का Output निम्न प्रकार है।
  • Exp. :- = Power (2,5)   = 32

4. = SQRT () :

  • इस function का use दी गई संख्या का वर्गमूल निकालने के लिए किया जाता है।
  • Exp. :- = SQRT (81)   = 9

5. =ODD() :

  • इस function का उपयोग दिये गये नंबर के निकटतम विषम पूर्णांक use करने के लिए करते हैं।
  • Exp :- = ODD(12)   = 13

6. = EVEN () :

  • इस function का उपयोग दिये गये नंबर के निकटतम सम पूर्णाक लेने के लिए करते हैं।
  • Exp. :- = EVEN(11)   = 12

7. =Round() :

  • यह function किसी संख्या को दिए गए अंको की संख्या में पूर्णांक देता है।
  • यह Round number 1-4 down और Round number 5-9 up करके Output देता है।
  • Exp. :- = Round (220.244,2)   = 220.24 (यहाँ Rule 1-4)
    = Round(220.255,2)   = 220.26 (यहाँ Rule 5-9)

8. = ROUNDUP() :

  • यह function दशमलव के बाद की संख्याओं (1-9) तक को ऊपर कर देता है।
    Exp. :- = Roundup(220.299, 2)   = 220.30
    Roundup(220.211, 2)   = 220.22

9. =ROUNDDOWN() :

  • यह function दशमलव के बाद की संख्याएँ नीचे कर देता है।
  • Exp. :- = Rounddown (220.299, 2)
    =220.29 = Rounddown (220.211, 2)
    = 220.21

10. = MODE() :-

  • इस function का उपयोग शेषफल निकालने के लिए किया जाता है।
  • Exp. : = MOD (3,2) = 1
    = MOD (-3,2) = 1
    = MOD (-3,-2) = -1
    = MOD (3, -2) = 1

Statically Function

  1. AVERAGE :- इस function का उपयोग दी गई संख्या का औसत निकालने के लिए किया जाता है।
    Exp. :- =AVERAGE(20, 40, 30) = 30
  2. MAX : – इस function का उपयोग दी गई संख्याओं में से सबसे बड़ी संख्या ज्ञात करने के लिए किया जाता है।
    Exp. :- =MAX(100, 200, 300) = 300
  3. MIN : – इस function का उपयोग दी गई संख्याओं में से सबसे छोटी संख्या ज्ञात करने के लिए किया जाता है।
    Exp. :- =MIN(10, 20, 30, 0, -1) = -1
  4. COUNT –  इस function का उपयोग दी गई Cell range में कुल संख्या जानने के लिए किया जाता है। यह Function Text की गिनती नहीं करता।
    Exp. :- =COUNT(10, 20, 30, 40) = 4
  5. COUNTBLANK –  इस function का उपयोग दी गई Cell range में Blank Cell की गिनती करने के लिए किया जाता है। लेकिन यह Function Text वाले Cell को भी Count करता है।

V-Look up

  • Excel में Sheet के Data को आसानी से देखने के लिए V Look up Function का use किया जाता है।
  • V-Look up Function Wild Card Character को भी Sport करता है।
  • Wild Card Character दो होते है – – , ?

DataTab

1. Get External data

  • From Access :- इसका उपयोग MS-प्राप्त की File से data को प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
  • From web :- इसका उपयोग Web File से data को प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
  • From text file :- इसका उपयोग किसी Text File के data को प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
  • From other Source :- इसका उपयोग किसी अन्य प्रकार से किसी data को प्राप्त करने के लिए किया जाता है

2. Data Tools

  • What-If Analysis

Goal seeks:

  • आउटपुट के अनुसार इनपुट में परिवर्तन  goal seek के द्वारा किया जाता है।
  • इसका उपयोग Value के पूर्वानुमान के लिए किया जाता है।
  1. Set cell
  2. By changing cell

Review Tab

1. Proofing

  • Spelling & Grammar :- Spelling & Grammar की अशुद्धि जानने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
  • Research :- शब्दकोश के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
  • Thesaurus :- पर्यायवाची एवं विलोम शब्द के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
  • Translate :- कंटेन्ट को किसी अन्य भाषा में बदलने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

2. Comments

3. Changes

  • Protect Sheet :- Sheet  Protect करने के लिए किया जाता है।
  • Protect Workbook :- इसका उपयोग Book को Protect करने के लिए किया जाता है।

View Tab

1. Workbook Views

  • Normal :- Excel में default Layout Normal होता है
  • Page Layout :- इस View का उपयोग Printing के दौरान Page का beginning and ending point देखने के लिए किया जाता है, इससे Header और Footer भी लगा सकते हैं। इससे by default एक Page पर 9 Columm और 47 Row Print होती है।
  • Page Break Preview :- इस View का उपयोग Excel की Sheet को Break करने के लिए किया जाता है। इससे Sheet Letter Page के अनुसार Dotted line में दिखाई देती है।
  • Custom view:- Excel में Sheet के Selected Area को देखने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
  • Full Screen Reading:- इस View का दूसरा नाम toggle View भी होता है। इसका उपयोग Proof Reading के लिए किया जाता है।

2. Show/Hide

  • Document को प्रदर्शित या छिपाने के लिए किया जाता है।

3. Zoom

  • MS-Excel में screen को Zoom minimum 10% और maximum 400% कर सकते हैं।
  • Freeze Panes :- Excel में इसका उपयोग Row और Column की heading को Freeze (रोकना) करने के लिए किया जाता है।

4. Window :-

  • Split Window :-
    Cursor के स्थान से Window को दो हिस्सों में विभाजित करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है तथा जिससे Document के अलग-अलग Section को एक समय में देखा जा सकता है।
  • New Window :-
    Current Document जैसा ही दूसरा Document बनाने के लिए New Window का Use किया जाता है।

5. Macros

  • Macro:- Macro का use Shortcut key recording करने के लिए किया जाता है। जो पहले से reserve होती है वो use नहीं कर सकते है। 

एम. एस. एक्सेल की शॉर्टकट की –

Alt or F10मेन्यू को एक्टिवेट करने के लिए
Alt + ’फॉर्मेट स्टाइल डायलॉग बॉक्स के लिए
Alt + =अपने आप जोड़ने के लिए (ऑटोसम)
Alt + Down arrowऑटो कम्पलीट लिस्ट देखने के लिए
Alt + Enterउसी सेल में नई लाइन शुरू करने के लिए
Alt + Escटास्कबार में पिछले दो एप्लीकेशन में आने जाने के लिए
Alt + F1चार्ट शीट इन्सर्ट करने के लिए
Alt + F11विसुअल बेसिक एडिटर को खोलने के लिए
Alt + F2सेव एज के लिए
Alt + F4वर्कबुक से बाहर जाने के लिए
Alt + F8मैक्रो डायलॉग बॉक्स के लिए
Alt + i + cकॉलम इंसर्ट करने के लिए
Alt + i + rरौ इन्सर्ट करने के लिए
Alt + Shift + F1नई वर्कशीट के लिए
Alt + Shift + F2वर्कबुक सेव करने के लिए
Ctrl Wवर्कबुक बंद करने के लिए
Ctrl + –डिलीट के लिए
Ctrl + “ऊपर सेल से मूल्य कॉपी करने के लिए
Ctrl + :अभी का समय डालने के लिए
Ctrl + ;आज की डेट डालने के लिए
Ctrl + 0कॉलम को छुपाने के लिए
Ctrl + 1सेल डायलॉग बॉक्स को फॉर्मेट करने के लिए
Ctrl + 2बोल्ड के लिए
Ctrl + 3इटैलिक के लिए
Ctrl + 4अंडरलाइन के लिए
Ctrl + 5काटने के लिए
Ctrl + 6ऑब्जेक्ट को दिखाने या छुपाने के लिए
Ctrl + 7टूलबार को दिखाने या छुपाने के लिए
Ctrl + 8आउटलाइन सिंबल देखने के लिए
Ctrl + 9रौ (Row) छुपाने के लिए
Ctrl + Aरेंज के सभी सेल्स को सेलेक्ट करने के लिए
Ctrl + Alt + F9सभी वर्कशीट की पूरी कैलकुलेशन के लिए
Ctrl + Alt + Shift + F9सब कुछ मापने के लिए
Ctrl + Bबोल्ड करने के लिए
Ctrl + Cकॉपी करने के लिए
Ctrl + Dकॉलम भरने के लिए
Ctrl + Endवर्कशीट के आखरी सेल में जाने के लिए
Ctrl + Enterएक सेल के सभी कॉलम में एक ही चीज भरना
Ctrl + Fढूंढने के लिए
Ctrl + F10मैक्सिमाइज़ या रिस्टोर करने के लिए
Ctrl + F114.0 मैक्रो शीट डालने के लिए
Ctrl + F12फाइल खोलने के लिए
Ctrl + F3नाम डिफाइन करने के लिए
Ctrl + F4बंद करने के लिए
Ctrl + F5विंडो साइज रिस्टोर करने के लिए
Ctrl + F6अगली वर्कबुक विंडो में जाने के लिए
Ctrl + F7विंडो को मूव करने के लिए
Ctrl + F8विंडो रीसाइज़ करने के लिए
Ctrl + F9वर्कबुक मिनीमाइज़ करने के लिए
Ctrl + GGo to
Ctrl + Hरिप्लेस करने के लिए
Ctrl + Homeशीट के पहले डब्बे में जाने के लिए
Ctrl + Iइटैलिक करने के लिए
Ctrl + Kहाइपरलिंक डालने के लिए
Ctrl + Nनई वर्कबुक के लिए
Ctrl + Oखोलने के लिए
Ctrl + Pप्रिंट करने के लिए
Ctrl + Page Down     अगली वर्कशीट में जाने के लिए
Ctrl + Page Upपिछली वर्कशीट में जाने के लिए
Ctrl + Rदाएँ भाग को भरने के लिए
Ctrl + Right Arrow    रेंज के दाईं ओर जाने के लिए
Ctrl + Sसेव करने के लिए
Ctrl + Shift + !कोमा फॉर्मेट के लिए
Ctrl + Shift + +सेल,रौ और कॉलम इन्सर्ट करने के लिए
Ctrl + Shift + #डेट फॉर्मेट के लिए
Ctrl + Shift + $करेंसी फॉर्मेट के लिए
Ctrl + Shift + %परसेंट फॉर्मेट के लिए
Ctrl + Shift + &चुने हुए सेल में आउटलाइन बाउंड्री के लिए
Ctrl + Shift + (रौस(Rows) को दिखाने के लिए
Ctrl + Shift + )कॉलम दिखाने के लिए
Ctrl + Shift + –करंट रीजन को सेलेक्ट करने के लिए
Ctrl + Shift + @टाइम फॉर्मेट के लिए
Ctrl + Shift + ^एक्सपोटेनटिअल फॉर्मेट के लिए
Ctrl + Shift + _आउटलाइन बॉर्डर को हटाने के लिए
Ctrl + Shift + ~जनरल फॉर्मेट के लिए
Ctrl + Shift + 1दो दशमलव चिह्नों में फॉर्मेट करने के  लिए
Ctrl + Shift + 2समय के हिसाब से फॉर्मेट करने के लिए
Ctrl + Shift + 3तारीख के लिए
Ctrl + Shift + 4सेल को करेंसी में बदलने के लिए
Ctrl + Shift + 5सेल को परसेंटेज में बदलने के लिए
Ctrl + Shift + 6वैज्ञानिक चिह्नों के लिए
Ctrl + Shift + 7सिलेक्शन के आसपास आउटलाइन बनाने के लिए
Ctrl + Shift + Aफार्मूला में आर्ग्यूमेंट्स नाम डालने के लिए
Ctrl + Shift + F12प्रिंट करने के लिए
Ctrl + Shift + F3रो और कॉलम के नाम पर सूची बनाने के लिए
Ctrl + Shift + F6पिछली विंडो में जाने के लिए
Ctrl + Spacebarअभी के कॉलम को सेलेक्ट करने के लिए
Ctrl + Tabअगली वर्कबुक को एक्टिवेट करने के लिए
Ctrl + Uअंडरलाइन करने के लिए
Ctrl + Vपेस्ट करने के लिए
Ctrl + Xकट करने के लिए
Ctrl + Yरिपीट करने के लिए
Ctrl + Zएक कदम पीछे जाने के लिए
Enterकोई कमांड करने के लिए
F1मदद के लिए
F10मेन्यू बार को एक्टिवेट करने के लिए
F11नए चार्ट के लिए
F12सेव एस के लिए
F2एडिट करने के लिए
F3नाम पेस्ट करने के लिए
F4पिछला एक्शन रिपीट करने के लिए
F4एक फार्मूला लिखने के दौरान अगले पर जाने के लिए
F5नया पेज
F6अगली विंडो
F7स्पेलिंग जांचने के लिए
F8एक्सटेंड मोड के लिए
F9सभी वर्कबुक्स को दुबारा कैलकुलेट करने के लिए
Shiftएक्सेल के अन्य फंक्शन खोलने के लिए
Shift + Ctrl + Fविभिन्न फॉन्ट की सूची खोलने के लिए
Shift + Ctrl + F + Fफॉन्ट टैब का फॉन्ट बदलने के लिए विकल्प की सूची
Shift + Ctrl + F6पिछली एक्सेल विंडो पर जाने के लिए
Shift + Ctrl + Pपॉइंट साइज़ सूची खोलने के लिए
Shift + Ctrl + Tabपिछले टूलबार को खोलने के लिए
Shift + Ctrl + Tabपिछली वर्कबुक को खोलने के लिए
Shift + Enterपिछले सेल में जाने के लिए
Shift + F1ये क्या है जानने के लिए
Shift + F10शॉर्टकट मेन्यू दिखने के लिए
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