माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सैल एव रेंज पर क्रियाओं का वर्णन कीजिए।

वर्कशीट के सैल्स में डाटा टाइप करके ऐन्टर दबाया जाता है एवं सारणियाँ तैयार की जाती हैं। अगर टाइप किये गये डाटा की अन्यत्र पुनः आवश्यकता होती है तो इसे हम कॉपी करके उन सैल्स में स्थित कर सकते हैं। इसके अलावा टाइप किये गये डाटा को वर्कशीट में अन्यत्र स्थानान्तरित करने की भी जरूरत पड़ जाती है। वर्कशीट डाटा को अन्य वर्कबुक में भी कॉपी या मूव किया जा सकता है । एक्सेल में भी वर्ड के समान कॉपी तथा मूव करने की विधियों का समावेश किया गया है।

कॉपी

वर्कशीट में उपस्थित किसी सैल की रेंज के डाटा को हम एक सैल अथवा सैल के एक समूह से दूसरे सैल या सैल के समूह पर कॉपी कर सकते हैं । इसके लिये निम्न विधि का प्रयोग करते हैं–

1. वर्कशीट में उपस्थित सैल या सैल्स के समूह रेंज) को चुनिये जिसे कॉपी करना है |

2. Edit–Copy कमाण्ड क्रियान्वित कीजिये या स्टैण्डर्ड टूलबार के Copy बटन पर क्लिक कीजिये। इससे डाटा क्लिपबोर्ड में स्टोर हो जाता है।

3. सैल पॉइन्टर को इच्छित सैल पर ले जाइये जहाँ कॉपी करनी है।

4. Edit–Paste कमाण्ड क्रियान्वित कीजिये या स्टैण्डर्ड टूल बार से Paste बटन कर क्लिक कीजिये।

वर्कशीट में उपस्थित किसी सैल या रेंज के डाटा को हम एक सैल अथवा सैल के एक समूह से दूसरे सैल या सैल के समूह पर स्थानान्तरित अथवा मूव कर सकते हैं इस क्रिया में सिलैक्टेड सैल या सैल्स को कट किया जाता है तथा बाद में उसे पेस्ट किया जाता है । इसके लिये निम्न विधि का प्रयोग करते हैं–

1. सैल या रेंज को चुनिये।

2. Edit–Cut कमाण्ड क्रियान्वित कीजिये या स्टैण्डर्ड टूल बार के Cut बटन पर क्लिक कीजिये।

3. सैल पॉइन्टर उस सैल पर ले जाइये जहाँ मूव करना है।

4. अब ऐन्टर दबाते हैं या Edit–Paste कमाण्ड क्रियान्वित कीजिये या स्टैण्डर्ड टूल बार के Paste बटन पर क्लिक कीजिये।

रेंज का नामकरण

एक्सेल में किसी सैल या रेंज का नाम दिया जा सकता है । वर्कशीट में अलग–अलग रेंज का एक टैक्स्ट नाम रखने से फॉर्मूला को तैयार करने में तो मदद मिलती ही है साथ ही उस रेंज पर तुरन्त पहुँचा जा सकता है । इसके अतिरिक्त रेंज का नाम फंक्शन एवं चार्ट में भी प्रयुक्त किया जा सकता है । एक्सेल में रेंज का नाम निर्धारित करने हेतु निम्न नियम होते हैं–

1. किसी रेंज का नाम अधिकतम 255 अक्षरों तक लिखा जा सकता है ।

2. रेंज के नाम की शुरूआत में प्रथम अक्षर एल्फाबेट होना चाहिए ।

3. दिये जाने वाले रेंज के नाम में अंग्रेजी वर्णमाला के अक्षर A–Z, 0–9 तथा रिक्त स्थान उपयोग में लिए जा सकते हैं लेकिन ऐसा कोई नाम नहीं लिखें जिससे वर्कशीट के किसी सैल को पहचाना जाता है जैसे– A5, B100, K2 आदि ।

विधि– एक्सेल में सैल के समूह को रेंज कहा जाता है । जैसे– B2:D9 एक रेंज है। जबकि रेंज नेम किसी रेंज का बनाया गया कोई टैक्स्ट नाम है जिसका उपयोग ज्यादातर फॉर्मूला या फंक्शन में करते हैं । रेंज नेम बनाने हेतु निम्न विधियाँ हैं–

1. NameBox का उपयोग करते हुए अथवा

2. Name डायलॉग बॉक्स से परिभाषित करना ।

रेंज के नाम को बनाने का अतिशीघ्रतम तथा आसान तरीका है, NameBox जो कि फॉर्मूला बार में बाँयीं तरफ जाता है । NameBox से रेंज के नाम को तैयार करने के लिए पहले रेंज को सिलैक्ट कर लें, इसके बाद में NameBox पर क्लिक करें । (NameBox के Drop Down Arrow पर क्लिक नहीं करें) अब रेंज का नाम लिखकर ऐन्टर कुँजी को दबाएँ।

रेंज नेम को परिभाषित करने हेतु इन्सर्ट मेन्यू की नेम कमाण्ड का उपयोग भी किया जा सकता है। इसके लिए पहले उस सैल का चयन करें जिनका रेंज नेम परिभाषित करना है।

इसके बाद इन्सर्ट मेन्यू की उपस्थित Name कमाण्ड पर क्लिक करके सब मेन्यू खोलें जिनमें से Define कमाण्ड का संचालन करें। Define डायलॉग बॉक्स में रेंज का कोई भी वैध नाम लिखकर डायलॉग बॉक्स को बंद करने से पहले Add बटन पर क्लिक जरूर करें।

एक्सेल आपसे अनुरोध करता है कि जिन रेंज के ऊपर कोई Text लिखा हुआ है ऐसी रेंज के नाम परिभाषित करने की जरूरत नहीं है । उस टैक्स्ट को रेंज नेम के रूप में फॉर्मूलों में काम में लिया जा सकता है।

डिफॉल्ट रेंज नेम

जब किसी वर्कशीट में बनाई गई डाटा टेबल में हैडिंग्स लिखे हुए हों । एक ही कमाण्ड से कई सैलों से जुड़े हैडिंग्स को रेंज के नाम से परिभाषित किया जा सकता है। इसके लिए पडले सम्पर्ण डाटा टेबल का चयन कर लें तथा Insert मेन्यू की Name कमाण्ड से Create पर क्लिक करें तथा प्राप्त डालयॉग बॉक्स से Left Column एवं Top Row का चयन करक OK करें। रेंज नेम सेव करके किया जा सकता है। हर फाइल की वर्कशीट में बनाये गय Range Name को सेव करने हेतु फाइल मेन्यू की सेव कमाण्ड को ही काम में लेते हैं। फाइल के सेव होने के साथ ही वर्कशीट में बनाये गये रेंज नेम सेव हो जाते हैं |

रेंज नेम में संशोधन

जब किसी रेंज को परिभाषित करने के पश्चात् उसकी रेंज में कोई संशोधन करना जरूरी हो तो उसके लिए निम्न विधि का प्रयोग करते हैं–

1. Insert मेन्यू की Name कमाण्ड पर क्लिक करें। इससे एक सब मेन्यू प्रदर्शित होता है।

2. इस सब–मेन्यू से Define कमाण्ड का चयन करें।

3. अब Define Range Name डायलॉग बॉक्स से उस रेंज के नाम से चयन करें जिसकी रेंज में परिवर्तन करना है।

4. यहां रेंज का नाम सिलैक्ट करते ही उसकी रेंज डायलॉग बॉक्स में बने Range बॉक्स में लिखी हुई दिखाई देती है । उस TextBox में कर्सर छोड़कर पुरानी रेंज को हटाकर नई रेंज को टाइप करें एवं OK बटन को क्लिक कर दें।

रेंज नेम से मूव करना

पूर्व में परिभाषित की गई किसी भी रेंज नेम पर पहुँचने हेतु मुख्य रूप से दो विधियाँ प्रयुक्त की जा सकती हैं–

नेम बॉक्स– पहले से परिभाषित की गई रेंज को सिलैक्ट करने हेतु NamcBox के Drop Down बटन पर क्लिक करें । जिस Range का चयन करना हो इसके लिए बनाए गए नाम को सूची में से सिलेक्ट करें।

F5 की– ऐडिट मेन्यू की Goto कमाण्ड अथवा F5 key को दबाकर प्राप्त डायलॉग बॉक्स में उस रेंज का नाम लिखें जिसका चयन करना है एवं OK बटन को क्लिक करें।

रेंज नेम का प्रयोग–

फाइल में तैयार किये गये रेंज नेम का सबसे अधिक उपयोग फॉर्मूला एवं फंक्शन में किया जाता है। जैसे–A2:A9 का नाम Salary रखा गया है तथा मान लीजिए हमें इस रेंज के सेल्स में उपस्थित संख्याओं का योग करना है, तो हम इसे अब दो तरह से प्रयुक्त कर सकते हैं–

1. = SUM (A2:A9)

2. = SUM (Salary)

माना किसी रेंज के सैल्स में उपस्थित सँख्याओं में से सबसे छोटी अथवा सबसे बडी संख्या का पता लगाना है, तो इसके लिए MIN() एवं MAX() फंक्शन का प्रयोग करें तथा फक्शन के मध्य में आर्यमेन्ट के रूप में रेंज का नाम टाइप करे अथवा पेस्ट करवा सकते हैं। रेंज का नाम पेस्ट करवाने हेतु इन्सर्ट मेन्यू के नेम ऑप्शन की पेस्ट कमाण्ड का उपयोग किया जाता है।