माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में कॉलम तथा रो की फॉर्मेटिंग का वर्णन कीजिए।

एक्सेल में तैयार डाटा पर सारणीबद्ध रूप से विभिन्न गणनाएँ की जा सकती हैं तथा डाटा पर आधारित विश्लेषण किया जा सकता है। किसी कम्पनी की वार्षिक आय का विवरण एक सारणी के रूप में प्रदर्शित करने के अतिरिक्त यह प्रोग्राम उसे ग्राफ रूप में भी प्रदर्शित कर सकता है। इस प्रोग्राम में वर्कशीट के कॉलम एवं रो के आकार में परिवर्तन करने के लिए विभिन्न ऑप्शन उपस्थित होते हैं।

कॉलम विड्थ में परिवर्तन करना

एक्सेल में कॉलम की चौड़ाई बाई डिफॉल्ट 8.43 करेक्टर की होती है। कभी–कभी टैक्स्ट ज्यादा बड़ा होने पर यह चौड़ाई कम पड़ जाती है या अधिक बड़ा टैक्स्ट नहीं होने पर यह चौड़ाई ज्यादा दिखाई पड़ती है। कॉलम की चौड़ाई को नियंत्रित करने हेतु माउस का पॉइन्टर कॉलम लेबल्स के मध्य बनी लम्बवत् रेखा पर लाएँ । जैसे ही माउस का पॉइन्टर दो दिशा वाला बन जाए तो माउस के बाएँ बटन को दबाकर कॉलम की चौड़ाई को आवश्यकतानुसार घटाएं अथवा बढ़ाएं । इस स्थान पर अगर माउस के द्वारा डबल क्लिक कर दिया जाए तो कॉलम की चौड़ाई स्तम्भ में लिखे गये अधिकतम टैक्स्ट लम्बाई के आधार पर स्वतः ही तय हो जाती है । कॉलम्स की चौड़ाई को नियंत्रित करने हेतु फॉर्मेट मेन्यू की क लम्स कमाण्ड का भी उपयोग कर सकते हैं। एक अन्य विधि के रूप में फॉर्मेट मेन्यू की कॉलम्स कमाण्ड में उपस्थित सब–मेन्यू की Column Width कमाण्ड पर क्लिक करने के पश्चात एक डायलॉग बॉक्स आता है जिसमें कॉलम की नई चौड़ाई लिखी जा सकती है। अगर वर्कशीट के सभी कॉलम्स की चौड़ाई एक साथ एक जैसी हो, तो फॉर्मेट मेन्यू के कॉलम्स ऑप्शन से प्राप्त सब–मेन्यू की Standard Width कमाण्ड पर क्लिक करके नई Colunmn Width टाइप करें। अगर टैक्स्ट के आधार पर कॉलम की चौड़ाई को कमाण्ड के द्वारा ही फिट करना हो, तो ऑटो फिट सिलैक्शन विकल्प का चयन करते हैं।

रो हाईट में परिवर्तन करना

एक्सेल में रो की ऊँचाई 12.75 पॉइन्ट्स बाई डिफॉल्ट रहती है। यह ऊँचाई फॉन्ट का आकार बढ़ाने अथवा घटाने पर अपने आप ही बढ़ती और घटती है पर फिर भी एक्सेल में Row की हाईट को नियंत्रित करने की कमाण्ड दी गई है। इसके लिए फॉर्मेट मेन्यू की Rows विकल्प से प्राप्त सब–मेन्यू की Row Height कमाण्ड का इस्तेमाल करते हैं । इस कमाण्ड पर क्लिक करने के पश्चात् डायलॉग बॉक्स में नई Row Height कमाण्ड को Points में टाइप करके बदला जा सकता है।

वर्कशीट की रो की ऊँचाई को माउस के द्वारा भी नियंत्रित एवं परिवर्तित किया जा सकता है । इसके लिए माउस के पॉइन्टर को पंक्तियों के नम्बर हैडिंग्स पर लाएं तथा जिस पंक्ति की हाईट नियंत्रित करनी है उसके नीचे बनी विभाजन लाइन पर माउस पॉइन्टर को केन्द्रित करें। जैसे ही माउस का पॉइन्टर दो मुंह का बने, माउस का बायाँ बटन दबाकर Row Height को आवश्यकतानुसार निश्चित करें एवं माउस के बटन को छोड़ देना चाहिए ।

रो तथा कॉलम प्रविष्ट करना

कभी–कभी टाइप की गई किसी सारणी में नयी पंक्ति एवं कॉलम जोड़नी होती है अथवा किसी पंक्ति अथवा कॉलम को हटाना होता है । ये कार्य हम एक्सेल की वर्कशीट में कर सकते हैं।

1. पंक्ति अथवा कॉलम को चुनिये जिसके स्थान पर नई पंक्ति या कॉलम इन्सर्ट करना है।

2. अब इन्सर्ट मेन्यू में Rows/Columns कमाण्ड क्रियान्वित कीजिए। इससे Insert डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है।

3. डायलॉग बॉक्स में इच्छित विकल्प चुनकर OK बटन पर क्लिक कीजिये।

रो तथा कॉलम डिलीट करना

1. रो या कॉलम को चुनिये जिसे डिलीट करना है।

2. Edit–Delete कमाण्ड को क्रियान्वित कीजिये।