माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फार्मेटिंग का वर्णन कीजिए।

कम्प्यूटर में सूचना स्टोरेज के अलावा इसे उपयुक्त समय तथा रूप में प्राप्त करने का भी महत्व होता है। एक्सेल में डाटा को आकर्षक एवं पढ़ने में सरल बनाने हेतु इसकी फार्मेटिंग की जाती है । एक्सेल में Font, Font Size, Font Style आदि की फार्मेटिंग संभव है । इसके अतिरिक्त नम्बर, दिनांक, समय, करेन्सी, बॉर्डर, पैटर्न आदि की फार्मेटिंग वर्कशीट के एक सैल या सैलों के समूह में उपस्थित डाटा को फॉर्मट करके की जाती है। एक्सेल में फार्मटिंगत निम्नलिखित विधियाँ होती हैं–

(i) फॉर्मेट मेन्यू, (ii) फॉर्मेटिंग टूलबार, (iii) ऑटोफॉर्मेट, (iv) कन्डिशनल फार्मेटिंग, (v) फॉर्मेट कॉपी।

फॉर्मेट मेन्यू

एक्सेल की वर्कशीट में उपस्थित डाटा के उपयुक्त फॉर्मेट का निर्धारण यूजर तथा अनुप्रयोग पर निर्भर करता है। फॉर्मेट मेन्यू सर्वाधिक विकल्पों से परिपूर्ण विधि प्रदान करता है । निम्न विधि का अनुसरण करते हुए Format मेन्यू की मदद से वर्कशीट में उपस्थित डाटा की फॉर्मेटिंग की जाती है।

1. सैल या सैल्स के समूह (रंज) को सिलेक्ट करते हैं।

2. अब Format मेन्यू के सैल की वैल्यू को क्रियान्वित कीजिये। इससे फॉर्मेट सैल्स का डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है । फॉर्मेट सैल्स डायलॉग बॉक्स में विभिन्न तरह की फॉर्मेटिंग के लिये 6 टैब प्रदर्शित होते हैं– Number, Alignment, Font, Border, Patterns, Protection |

3. प्रदर्शित फॉर्मेट सैल्स डायलॉग बॉक्स के इच्छित टैब पर क्लिक करके उसे प्रदर्शित करते हैं । उदाहरण के लिये माना रेंज के डाटा अगर संख्याओं में हैं तो नम्बर फोल्डर को खोलते है |

4. इसके बाद इस खुले हुए टैब में इच्छित विकल्प चुनते हैं । उदाहरणार्थ, संख्याओं के विभिन्न फॉर्मेट । चुने हुए फॉर्मेट के आधार पर डायलॉग बॉक्स के Sample बॉक्स में डाटा की फॉर्मेटिंग के बाद की स्थिति का नमूना दिखाई देता है।

5. डायलॉग बॉक्स के OK बटन पर क्लिक करते हैं।

डाटा की सभी तरह की फॉर्मेटिंग की व्यवस्था इस डायलॉग बॉक्स में होती है। इसमें चार टैब्स में विकल्पों को वर्गीकृत किया गया है । फॉर्मेट सैल्स डायलॉग बॉक्स के प्रदर्शित टैब तथा विकल्पों का विवरण अग्रलिखित है–

(i) नम्बर टैब– इस फोल्डर में अंकीय डाटा की फॉर्मेटिंग के लिए विभिन्न श्रेणियों के विकल्पों का एक Categories लिस्ट बॉक्स होता है । इस लिस्ट बॉक्स में निम्न श्रेणियाँ होती हैं–

General– यह अंकीय डाटा को वह फॉर्मेट देता है जिस फॉर्मेट में इनकी ऐन्ट्री की गई थी। जैसे 3500 संख्या को फॉर्मेट दिये जाते हैं– इन्टीजर के रूप में 3500, दशमलव भिन्न के रूप में 3500.00 साइंटिफिक नोटेशन में 35.00 E+2 आदि ।

Number– यह किसी संख्या को 1000 के अंतराल में कौमा से पृथक करते हए या न करते हुए फॉर्मेट करता है।

Currency– यह किसी संख्या को 1000 के अंतराल में कौमा से पृथक करते हए मुद्रा चिन्ह डॉलर को संख्या की बायीं दिशा में लगाकर फॉर्मेट करता है।

Date– यह सैल अथवा रेंज में उपस्थित दिनांक को विभिन्न प्रारूपों में फॉर्मेट करता है। जैसे–July 27,2007, 7/27/2007, अथवा 27 July–2007 आदि।

Time– यह सैल या अनेक सैल्स (रेंज) में उपस्थित टाइम को विभिन्न प्रारूपों में फॉर्मेट करता है। उदाहरण के लिए 11:35 PM या 23:35 (24 Hour फॉर्मेट में)।

(ii) Alignment– वर्कशीट में सिलैक्ट किये गये सैल या रेंज में उपस्थित डाटा को क्षैतिज अथवा ऊर्ध्वाधर रूप में व्यवस्थित करने हेतु डायलॉग बॉक्स के इस टैब में विकल्प होते हैं। किसी सैल में प्राय: Text सैल की बायीं तरफ तथा नम्बर तथा डेट दायीं तरफ से लिखे जाते हैं । परन्तु एक्सेल इस Alignment को बदलने की सुविधा प्रदान करता है । सैल में लिखी गई सामग्री का Alignment तय करने के लिए फॉर्मेटिंग टूलबार में उपस्थित Left Align, Center Align तथा Right Align बटन का प्रयोग कर सकते हैं। एक्सेल एक से अधिक सैल्स को मर्ज करने की सुविधा भी प्रदान करता है । इसके लिए मर्ज किये जाने वाले सैल का चयन करके फॉर्मेटिंग टूलबार में उपस्थित बटन पर क्लिक करें।

(iii) Fonts– यह चुनी हुई रेंज अथवा सैल में उपस्थित डाटा के फॉन्ट को फॉर्मेट करने करने हेतु फॉन्ट डायलॉग बॉक्स के समान विकल्प प्रदर्शित करता है ।

(iv) Borders– यह चुनी हुई रेंज या सैल हेतु विभिन्न बॉर्डर तथा शेडिंग के विकल्प प्रस्तुत करता है । इस फोल्डर में None विकल्प को चुनने से पूर्व में फॉर्मेट की गई बॉर्डर अथवा शेडिंग को निरस्त किया जाता है।

(v) Patterns– यह फोल्डर चुनी हुई रेंज अथवा सैल के पृष्ठ में विभिन्न रंगों की फॉर्मेटिंग के विकल्प प्रदर्शित करता है।

फॉर्मेटिंग टूलबार

शीघ्रता से डाटा को फॉमेंट करने हेतु फॉर्मेटिंग टूल बार में उपस्थित फॉर्मेटिंग बटन प्रयुक्त किये जाते हैं। यह विधि फॉर्मेटिंग के सभी विकल्पों को विस्तृत रूप से उपलब्ध नहीं करवाती है।

फॉर्मेटिंग टूलबार के बटनों से फॉर्मेटिंग करने हेतु निम्न विधि का प्रयोग करते हैं–

1. उस सैल या सैल्स के समूह रेंज को सिलैक्ट करते हैं जिसकी हम फॉर्मेटिंग करना चाहते हैं। कई सैल्स को सिलेक्ट करने के लिए माउस को प्रारंभिक सैल से अन्तिम सैल तक ड्रैग करते हैं।

2. इसके बाद फॉर्मेटिंग टूल बार के इच्छित फॉर्मेटिंग बटन पर क्लिक करते हैं।

उपर्युक्त विधि से बॉर्डर फॉर्मेटिंग हेतु पहले उस डाटा टेबल का चयन करें जिनकी सैल के चारों तरफ बॉर्डर चाहिए । फॉर्मेटिंग टूलबार में उपस्थित Borders बटन पर क्लिक करते हैं। बॉर्डर बटन पर क्लिक करने से विभिन्न प्रकार की बॉर्डर बनाने के लिए प्राप्त होते है | जैसे– Left Border, Right Border, Top Border, Bottom Border. Left–Right Border, Top–Bottom Border, Outside Border 7e Inside Border आदि। आवश्यकतानुसार किसी एक प्रकार की बॉर्डर का चयन करें।

वर्कशीट में सैल की बैकग्राउण्ड का रंग एवं सेल में उपस्थित टैक्स्ट का रंग भी बदलने की सुविधा प्रदान की गई है। पहले दर्कशीट की उन सैल्स को सिलैक्ट करें जिनका रंग बदलना है। अगर सेल में लिखे गये टैक्स्ट का रंग बदलना है तो फॉर्मेटिंग टूलबार के टैक्स्ट कलर बटन को इस्तेमाल करें। अगर सैल की बैकग्राउण्ड का रंग बदलना हो तो फॉर्मेटिंग टूलबार में उपस्थित बटन पर क्लिक करके रंगों की सूची प्राप्त करें। मन चाहे रंग पर क्लिक करके सैल के बैकग्राउण्ड का रंग बदलें । यदि कोई रंग पसंद नहीं आए तो रंगों की सूची के नीचे लिखी गई More Colour कमाण्ड का उपयोग करके एक बड़ी मात्रा में रंगों के मिश्रणों को प्राप्त करें एवं नया रंग तय करके सैल के बैकग्राउण्ड पर परिभाषित करें।

ऑटोफॉर्मेट

एम.एस. ऑफिस में उपस्थित सभी पैकेज आधुनिकतम सुविधाओं से परिपूर्ण हैं। ऑटोफॉर्मेट इन आधुनिक सुविधाओं में से एक है । एक्सेल में पूर्वनिर्धारित फॉर्मेटिंग से सुसज्जित इस फीचर का हम अच्छा उपयोग कर सकते हैं । व्यस्तता के समय जब हमें फॉर्मेटिंग शीघ्रता से करनी होती है तो Autoformat कमाण्ड बहुत उपयोगी साधन है । यह कमाण्ड सिलैक्टेड रेंज के सारणीनुमा डाटा को पूर्व निर्धारित फॉर्मेटिंग प्रदान कर देता है। यह कमाण्ड विभिन्न फॉर्मेटिंग युक्त सैम्पल पेश करता है । इस कमाण्ड की मदद से फॉर्मेटिंग करने हेतु निम्न विधि का प्रयोग करते हैं–

1. उस सैल या सैल्स के समूह को सिलैक्ट करते हैं जिसमें उपस्थित डाटा को हम फॉर्मेट करना चाहते हैं।

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2. इसके बाद फॉर्मेट मेन्यू में Autoformat कमाण्ड को क्रियान्वित करते हैं। यह ऑटोफॉर्मेट डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित करता है।

3. प्रदर्शित ऑटोफॉर्मेट डायलॉग बॉक्स में उपस्थित टेबल फॉर्मेट लिस्ट बॉक्स में से इच्छित फॉर्मेट को चुनते हैं। Sample बॉक्स में चुने हुए टेबल फॉर्मेट का नमूना प्रदर्शित होता है । (Option बटन से डायलॉग बॉक्स का शेष भाग प्रदर्शित हो जाता है। इसमें प्रदर्शित चैक बॉक्स किसी फॉर्मेटिंग को लागू करना है या नहीं, इसे निर्धारित करते हैं। अगर किसी फ़ॉर्मेटिंग को हम लागू नहीं करना चाहते हैं तो उसके चैक बॉक्स को ऑफ या अनमार्क करते हैं।

4. डायलॉग बॉक्स के OK बटन पर क्लिक करते हैं।

कन्डिशनल फॉर्मेटिंग

विभिन्न साँख्यिकीय कार्यों को सम्पन्न करने हेतु टेबल के डाटा पर निश्चित तथा विशेष शर्तों के साथ फॉर्मेट तय करने पड़ते हैं। उदाहरणार्थ एक्सेल में एक स्टूडेन्ट नि के अन्तर्गत उनके अलग–अलग टैक्स्ट के अंक टेबल में लिखे हुए हैं। लेकिन हम यह चाहते हैं कि टेबल में जिन छात्रों के अंक 40 से कम हैं, उन अंकों का रंग कुछ और एवं जिन छात्रों के अंक 75 से ज्यादा हैं उन सैल्स के बैकग्राउण्ड का रंग कुछ विशेष प्रकार का होना चाहिए तो इस कार्य को फॉर्मेट मेन्यू की Conditional Format कमाण्ड का उपयोग करके आसानी से कर सकते हैं।

इस कमाण्ड को क्रियान्वित करने से पहले उस टेबल को सिलैक्ट करना जरूरी है जिस पर यह कमाण्ड लागू करना है। इसके बाद इसके कमाण्ड बॉक्स में Conditional में प्रथम शर्त को लिखेंगे। जैसे–सैल्स के आँकड़े 40 से कम हैं तो इसके लिए Less Than के साथ 40 टाइप करें। जो भी सैल्स दी गई शर्त को पूरा करते हैं उनका फॉर्मेट कैसा होना चाहिए उसे निश्चित करने हेतु फॉर्मेट बटन को क्लिक करें। एक अन्य डायलॉग बॉक्स द्वारा सैल्स में लिखेंगे Contents की फॉन्ट स्टाइल बैकग्राउण्ड का रंग या बार्डर स्टाइल निश्चित की जाती है। इस डायलॉग बॉक्स में अपना फॉर्मेट तय करने के बाद OK करके Condition Format डायलॉग बॉक्स में बनाये गये फॉर्मेट का प्रीव्यू देखें । अगर शर्ते और भी हैं तो डायलॉग बॉक्स में बने Add बटन पर क्लिक करके अन्य शर्तों को भी पूरा करें।

इस तरह अधिकतम तीन शर्तों को इस्तेमाल में ले सकते हैं। सभी शर्तों तथा उनके साथ सैल्स के फॉर्मेट को निश्चित करने के बाद OK बटन पर क्लिक करें। आप देखेंगे कि विशेष तरह के आँकड़ों के लिए बनाई गई फॉर्मेट स्टाइल वहाँ बन चुकी है। डाटा टेबल के ऑकड़ों में परिवर्तन करने पर फॉर्मेट स्टाइल भी स्वतः ही बदल जाती है। अगर Conditional Formatting स्टाइल हटानी हो तो उन आँकड़ों का चयन करें जिन पर से इस फॉर्मेट स्टाइल का हटाना है। इसके बाद फॉर्मट मेन्यू की Conditional Format कमाण्ड पर क्लिक करें। प्राप्त होने वाले डायलॉग बॉक्स के Delete बटन पर क्लिक करें। एक अन्य डायलॉग बॉक्स द्वारा आपसे पूछा जाएगा कि आप चयनित आँकड़ों पर से किसी शर्त या शर्तों की Format Style हटाना चाहते हैं। इस डायलॉग बॉक्स में बने चैक बॉक्सेस में टिकमार्क लगाकर OK करें तथा Conditional Format के डायलॉग बॉक्स को OK करने के बाद बनाई गई विशेष फॉर्मेट स्टाइल हट जाएगी।

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वर्कशीट में उपस्थित संख्याओं अथवा मुद्रा के नये फॉर्मेट बनाने की पूर्ण सुविधा एक्सेल प्रदान करता है। उदाहरण के लिए आप संख्याओ के साथ मुद्रा फॉर्मेट को इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो एक्सेल पहले से तय किया हुआ मुद्रा का चिन्ह डॉलर ($) को काम में लेता है जबकि आप इसे बदलकर भारतीय मुद्रा Rs. में बदलना चाहते हैं। ऐसा करने हेतु फॉर्मेट मेन्यू की सैल कमाण्ड को संचालित करें तथा प्राप्त डायलॉग बॉक्स के Number टैब की श्रेणी सूची से Custom श्रेणी का चयन करके नई श्रेणी तैयार करें एवं उसे चयनित करके OK करें ताकि बनाए गये फॉर्मेट का उपयोग किया जा सके।

मुद्रा के फॉर्मेट को बदलने हेतु विण्डो के स्टार्ट मेन्यू की सैटिंग्स कमाण्ड के कन्ट्रोल पैनल प्रोग्राम को चलाकर उसमें उपस्थित Regional Sctting आइकन को डबल क्लिक करके चलाएं एवं Currency टैब से करेन्सी का चिन्ह Rs. टाइप करके OK करें।

फॉर्मेट कॉपी

एक्सेल की वर्कशीट में किसी डाटा टेबल में बनाये गये फॉर्मेट को अन्य सैल में लागू करने हेतु उस फॉर्मेट की कॉपी की जा सकती है। इसके लिए निम्न विधियों का प्रयोग किया जाता है–

फॉर्मेट पेन्टर– सर्वप्रथम उन सैल्स को सिलेक्ट करें जिनका फॉर्मेट कॉपी करना है। इसके बाद स्टैण्डर्ड टूलबार में उपस्थित फॉर्मेट पेन्टर बटन पर क्लिक करें। अब उस जगह का चयन करें जहा यह फॉर्मेट हमें चाहिए।

पेस्ट स्पेशल– वर्कशीट में उपस्थित उन सैल्स को सिलैक्ट करें जिनका फॉर्मेट कॉपी करना है। इसके बाद ऐडिट मेन्यू की कांपी कमाण्ड पर क्लिक करने के बाद उस सैल को सिलैक्ट करें जहाँ पर फॉर्मेट पेस्ट करना है। अब ऐडिट मेन्यू की पेस्ट स्पेशल कमाण्ड पर क्लिक करके प्राप्त डायलॉग बॉक्स में से पेस्ट भाग के फॉर्मेट ऑप्शन का चयन करके OK बटन पर क्लिक करें।