एम.एस. वर्ड में फार्मेटिंग का वर्णन कीजिए।

फॉर्मेटिंग

डॉक्यूमेंट तैयार करने में फॉर्मेटिंग एक महत्वपूर्ण कार्य है एवं इसे फॉर्मेट मेन्यू अथवा फॉर्मेटिंग टूलबार द्वारा किया जा सकता है । इसमें Page Setting, Character Formatting, Paragraph Formatting, Bullets and Numbering, Borders and Shading आदि को सम्मिलित किया जाता है।

पेज सैटिंग– फॉर्मेटिंग में सर्वप्रथम पेज को सैट किया जाता है। इसे फाइल मेन्यू के Page Setup ऑप्शन को क्लिक करके किया जाता है । इससे स्क्रीन पर पेज सैटअप डायलॉग बॉक्स खुलता है, जिसमें चार टेंब्स Margins, Paper size, Paper Source व Layout होते हैं, जिनसे पेपर साइज, मार्जिन, ले आउट आदि को सैट किया जाता है।

सबसे पहले मार्जिन टैब के द्वारा मार्जिन सैट किया जाता है। इससे Top, Bottom, Left एवं Right मार्जिन सैट किया जाता है । इसी टैब में हैडर व फुटर का साइज सैट किया जाता है और Gutter के माध्यम से बाइंडिंग हेतु भी जगह छोड़ दी जाती है।

मार्जिन सैट करने के बाद पेपर साइज को सैट किया जाता है । इसके लिए Paper size टैब को क्लिक करके जिस भी साइज के पेपर पर प्रिन्ट करना हो उसे सिलैक्ट कर लेते हैं। अगर कागज का साइज सामान्य से भिन्न हो तो इसी टैब में उसकी हाईट एवं विड्थ दे दी जाती हैं। इसी टैब में प्रिन्ट का ओरिऐन्टेशन भी बताना पड़ता है। यह Portrait या Landscape हो सकता है।

इसके बाद Paper Source टैब के माध्यम से यह सिलैक्ट किया जाता है कि प्रिंटर को किस पेपर ट्रे से पेपर प्राप्त होगा।

पेज सैटअप के लेआउट टैब से यह सिलैक्ट किया जाता है हमें Vertical Alignment एवं Header व Footer अलग–अलग पेज में अलग चाहिए या नहीं। इससे Line Nubering को भी सिलैक्ट किया जाता है।

कैरेक्टर फॉर्मेटिंग– कैरेक्टर फॉर्मेटिंग में लिखे गये टैक्स्ट का फॉन्ट बदला जा सकता है। फॉन्ट वह टाइप स्टाइल है जिससे एक ही अक्षर को भिन्न–भिन्न स्टाइल में टाइप कर सकते हैं। कैरेक्टर फॉर्मेटिंग से टैक्स्ट के फॉन्ट का आकार, स्टाइल एवं कलर बदला जा सकता है, साथ ही उसे कई इफैक्ट्स भी दिए जा सकते हैं।

फॉन्ट की मदद से हम किसी भी भाषा में कार्य कर सकते हैं, लेकिन इसके लिए कम्प्यूटर में उस भाषा का फॉन्ट इंस्टॉल करना पड़ेगा। कैरेक्टर फॉर्मेटिंग में फॉन्ट में परिवर्तन करने हेतु निम्न प्रक्रिया अपनाई जाती है–

1. Format मेन्यू को क्लिक करें।

2. उपलब्ध विकल्पों में से फॉन्ट विकल्प को क्लिक करें। इससे फॉन्ट डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर प्रदर्शित होगा।

इस डायलॉग बॉक्स में फॉन्ट टैब को सिलैक्ट करके फॉन्ट की निम्न तरह से फॉर्मेटिंग की जा सकती है

फॉन्ट– Font डायलॉग बॉक्स में फॉन्ट के नीचे दिये गये विकल्पों में से इच्छानुसार फॉन्ट का चुनाव किया जा सकता है । जैसे–Times New Roman, Arial आदि । इसे सीधे ही टूलबार में फॉन्ट की ड्रॉप डाउन लिस्ट में से भी चुना जा सकता है।

फॉन्ट स्टाइल– Font डायलॉग बॉक्स में फॉन्ट स्टाइल के नीचे उपलब्ध चार विकल्पों Regular, Italic, Bold, Bold Italic में से पसन्द के अनुसार Font Style का चयन किया जा सकता है। जब कोई Style नहीं होता है, तो उसे Regular कहते हैं ।

उपरोक्त Font Style का चयन सीधे ही टूलबार में दिये बटनों B I U को दबा कर भी दिया जा सकता है।

फॉन्ट साइज– इससे यह निर्धारित किया जाता है कि अक्षर का आकार क्या होगा। Font Size को पॉइन्ट्स में व्यक्त किया जाता है । 1 Point = 1 ek 72 Inch

फॉन्ट डायलॉग बॉक्स में उपलब्ध विभिन्न फॉन्ट साइज में से उचित फॉन्ट साइज को चुना जाता है। वर्ड में 8 से 72 पॉइन्ट तक की फॉन्ट साइज उपलब्ध रहती है। उपरोक्त फॉन्ट साइज को सीधे ही टूलबार में उपलब्ध फॉन्ट साइज की ड्रॉप डाउन लिस्ट से भी चुना जा सकता है |

फॉन्ट कलर– फॉन्ट डायलॉग बॉक्स में फॉन्ट कलर की ड्राप डाउन लिस्ट में से कलर चन कर टैक्स्ट के कलर को बदला जा सकता है । फॉन्ट कलर को सीधे ही टलबार में उपलब्ध फॉन्ट कलर आइकन की ड्राप डाउन लिस्ट से भी चुना जा सकता है।

अन्डरलाइन– फॉन्ट डायलॉग बॉक्स में Underline Style की डॉप लिस्ट में पल विकल्पों द्वारा टैक्स्ट को विभिन्न तरह से अन्डरलाइन किया जा सकता है। इसे सीधे ही टूल बार में अन्डरलाइन आइकन को क्लिक करके भी किया जा सकता है।

स्पेशल इफैक्ट्स– फॉर्मेट मेन्यू में फॉन्ट ऑप्शन से Effects का चयन किया जा सकता है। इसमें Strike through, Double strike through, Super script, Sub script, Shadow, Emboss, Engrave, Small caps, All caps a Hidden के आप्शन्स उपलब्ध रहते हैं।

पैराग्राफ फॉर्मेटिंग– वर्ड में डॉक्यूमेन्ट आकर्षक दिखे इसके लिये पैराग्राफ फॉर्मेटिंग की जाती है। पैराग्राफ फॉर्मेटिंग में प्रमुखत: निम्न बातें सम्मिलित होती हैं–

1. टैक्स्ट अलाइनमेंट

2. इन्डेन्टस

3. लाइन स्पेसिंग

4. पैराग्राफ के मध्य स्पेसिंग

पैराग्राफ फॉर्मेटिंग हेतु फॉर्मेटिंग टूल बार के बटनों का उपयोग कर सकते हैं अथवा पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स के विकल्पों का प्रयोग कर सकते हैं । पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए निम्न प्रक्रिया अपनाई जाती है–

1. फॉर्मेट मेन्यू पर क्लिक करें।

2. प्राप्त विकल्पों में से Paragraph पर क्लिक करें। इससे Paragraph डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर नजर आता है।

टैक्स्ट अलाइनमेंट– वर्ड में पैराग्राफ में टैक्स्ट की अलाइनमेंट हम चार तरह से कर सकते हैं–Align Left, Centre, Right व Justify | शीघ्रता से टैक्स्ट का अलाइनमेंट करने के लिए टूल बार में उपलब्ध अलाइनमेंट बटनों का उपयोग किया जाता है । टूलबार में अलाइनमेंट के चार बटन होते हैं–

(i) Left Alignment बटन पर क्लिक करने पर पैराग्राफ की सभी लाइनें बायीं तरफ से Align हो जाती हैं, लेकिन दायीं तरफ से अलाइन नहीं होती हैं।

(ii) Right Alignment करने पर पैराग्राफ की सभी लाइनें दायीं तरफ से एक सीध में सैट हो जाती हैं, लेकिन बायीं ओर से एक सीध में नहीं होती।

(iii) Centre अलाइनमेंट करने पर पैराग्राफ की प्रत्येक लाइन बीच में सैट हो जाती है एवं दायीं तथा बायीं तरफ समान स्थान छोड़ती है।

(iv) Justified अलाइनमेंट द्वारा पैराग्राफ की प्रत्येक लाइन दायीं एवं बायीं दोनों ओर से एक सीध में व्यवस्थित हो जाती है।

इन्डेन्ट्स– इन्डेन्ट्शन का अर्थ है पैराग्राफ कहाँ से प्रारंभ होगा। अगर पैराग्राफ Zero लाइन से प्रारंभ होता है, तो इसका इन्डेन्ट्शन Zero होगा। अगर हमें Zero लाइन के दायीं ओर से कुछ दूरी से पैराग्राफ को शुरू करना है तो पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स के Indentation बॉक्स में उतनी दूरी पर सैट करनी पड़ेगी।

लाइन स्पेसिंग– पैराग्राफ में लाइनों के मध्य की दूरी को सैट करने हेतु पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स में Line Spacing बॉक्स में स्पेसिंग सैट की जाती है। पैराग्राफ में लाइन स्पेसिंग को Single, 1.5 line या Double Spacing के रूप में सैट किया जा सकता है।

पैराग्राफ के मध्य स्पेसिंग – Paragraph डायलाग बॉक्स में Spacing के नीचे बॉक्स में दो पैराग्राफों के बीच की दूरी सैट की जा सकती है। इससे डॉक्यूमेन्ट में टैक्स्ट टाइप करते समय इस पूर्व निर्धारित दूरी के बाद ही दूसरा पैराग्राफ आरम्भ होगा।

ड्रॉप केप– अगर किसी डॉक्यूमेन्ट के प्रारम्भ में पहले शब्द का प्रथम अक्षर विशेष तरह जैसे बड़ा बना कर लिखना चाहते हैं, जो नीचे की लाइनों तक पहुँचता है, तो इसे Drop Cap बॉक्स की मदद से किया जाता है । ड्रॉप केप को सैट करने की निम्न प्रक्रिया है–

1. डॉक्यूमेन्ट में टैक्स्ट टाइप करें।

2. मेन्यू बार में फॉर्मेट पर क्लिक करें।

3. प्राप्त लिस्ट में Drop Cap विकल्प पर क्लिक करें।

4. इससे Drop Cap बॉक्स स्क्रीन पर आयेगा।

5. उपरोक्त बॉक्स में ड्रॉप केप की पॉजीशन, Lines to drop, Distance from Text आदि को सैट कर OK पर क्लिक करें।