एक्सेल में इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट का वर्णन करते हुए कार्य करने का वर्णन कीजिये।

इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट

एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम, आपके डेस्क टॉप पर, आपको सूचनाओं का संगठन, विश्लेषण तथा ग्राफ करने में समर्थ बनाता है। इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट पैकेज जैसे लोटस 1–2–3. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल तथा कोरल–क्वाट्रोपो, व्यापार विश्लेषण योजना एवं मॉडलिंग हेतु प्रयोग किये जाते हैं । ये आपको इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट के विकास में सहायता करते हैं जो कि कॉलम्स एवं रो की वर्कशीट होती है जिसे आपके पीसी अथवा नेटवर्क सर्वर पर स्टोर किया जा सकता है या एच.टी.एम.एल. स्वरूप में बदले जा सकते हैं तथा इन्हें वर्ल्ड वाइड वेब पर वेब पेज या वेब शीट के रूप में स्टोर कर सकते हैं। किसी स्प्रेडशीट का विकास उसके फार्मेट की रूपरेखा एवं उन संबंधों (फार्मूलाज) के विकास से जुड़ा होता है जो कि वर्कशीट में प्रयोग किया जायेगा। आपके इनपुट के उत्तर में, कंप्यूटर जरूरी गणनाओं को जो सूत्र पर आधारित होते हैं, पूरा करता है जो आपने स्प्रेडशीट में परिभाषित किये हैं तथा तुरंत परिणामों को प्रदर्शित करता है। उदा. के लिए आप व्यवसाय के लिए पहले तथा वर्तमान के विज्ञापन प्रदर्शनों को रिकार्ड एवं विश्लेषित करने हेतु स्प्रेडशीट विकसित कर सकते हैं।

एक्सेल में कार्य करना

वर्कशीट– वर्कशीट कभी–कभी जिसे स्प्रेडशीट भी कहा जाता है वह एक बड़े योजना फार्म से अलग नहीं होता है कॉलम्स और रो होती हैं। वर्कशीट एक किताब के पेजेस के समान होती है जो अंकों, ग्राफिक इत्यादि के रूप में आंकड़ों को संग्रहित कर सकता है । वर्कशीट के किसी भी खाने में कार्य करने हेतु उसे सक्रिय होना चाहिए। एक्सेल, वर्कबुक शैली प्रस्तुति को प्रयोग करता है जो कि विभिन्न वर्कशीट्स से मिलकर बना होता है जैसे कि कॉपी में पेज होते हैं। वर्कशीट के पहले स्क्रीन की पहली रो टाइटल/शीर्षक बार होती है। दूसरी रो सूचियों तथा उप–सूचियों हेतु होती है जिसे मेन्यू बार कहते हैं। तीसरी रो झुकी हुई टूल बार होती है जिसमें कई प्रतिरूप होते हैं। चौथी रो फार्मेट टूल बार होती है। पाँचवीं रो सूत्र बार होती है जिसमें एक्टिव खाने (सेल) की विवरण तथा सामग्री होती है। वर्कशीट,टेबलों का क्रम,रो का संयोजन तथा सेल्स के कॉलम होते हैं । एक्टिव सेल,वर्कशीट क्षेत्र में हेवी बार्डर जैसा दिखता है। माउस पाइंटर, वर्कशीट के क्षेत्र में एक त्रिआयामी धन के चिह्न के रूप में दिखाई देता है। अंतिम रो स्टेट्स बार होती है जो संदेशों को प्रदर्शित करती है।

कार्य पुस्तिका/वर्क बुक – वर्क बुक में 1 से 16 तक 16 वर्कशीट समाहित रहती हैं। वर्क बुक के नीचे की ओर, उस वर्कबुक के शीट नंबर होते हैं। वर्कबुक में वर्कशीट, चार्ज–शीट और मैक्रो शीट इत्यादि होती हैं। हर वर्कबुक में कई शीट हो सकती हैं। आप एक वर्कबुक में, अलग–अलग प्रकार की शीट भी प्राप्त कर सकते हैं । शीट के नाम, वर्कबुक विंडो के नीचे की तरफ टेब पर प्रकट होते हैं।

रो, कॉलम्स तथा सेल्स – इस बात पर ध्यान दें कि रो के नंबर प्रारंभ से अंत तक वर्कशीट के बायें किनारे पर होते हैं। पहली रो का नंबर 1, दूसरी का 2 तथा इसी तरह नंबर होते हैं। 65536 रो होती हैं तथा 256 कॉलम्स होते हैं। कॉलम बायें से दायें शब्दों के साथ होते हैं। पहला कॉलम ‘ए’, दूसरा ‘बी’ तथा इसी तरह से तब तक चलता रहता है जब तक कि जेड तक न पहुँच जाये । जेड के बादं AA से पुनः शुरुआत होती है। वर्कशीट का अंतिम कॉलम IV कॉलम अर्थात 256 वाँ । रो तथा कॉलम के संयोजन को Cell कहते हैं।

रेंज– दो या ज्यादा साथ जुड़े सेल्स को सेल्स की रेंज कहते हैं। रेंज रो के प्रथम अथवा अंतिम सेल को या कॉलम के.या वर्ग/आयात क्षेत्र के प्रथम तथा अंतिम सेल को निर्धारित करती है। यहाँ रेंज के दो उदा. हैं । ई 3: ई 2। कॉलम ई के सारे सेल्स, रो 3 से रो 12 तक । सी 3 : जी 20 उस आयताकार क्षेत्र के सभी सेल, जो कि ऊपरी बायें सी 3 से तथा निम्न दायें जी 20 तक के क्षेत्र को घेरे हुए हैं । लोटस 1–2–3 से भिन्न तथा अन्य सॉफ्टवेयर से भिन्न आप विभिन्न रो एवं कॉलम्स को विभिन्न रेंज को काम ले सकते हैं अथवा सीटीआरएल ‘की’ को नीचे की तरफ दबा कर या इच्छित खाने में माउस को ले जाकर भी हम ये कर सकते हैं। एक संपूर्ण रो/कॉलम को चुनने हेतु कॉलम/रो के हेडर पर जायें तथा संबंधित रो/कॉलम को क्लिक करें। संपूर्ण वर्कशीट को चुनने हेतु रो तथा कॉलम हेडर के बायें ऊपरी कटान को क्लिक करें।

मेन्यू और डॉयलॉग बॉक्स– वर्कशीट के एक सिरे से दूसरे सिरे तक ऊपर की तरफ मेन्यू बार को देखें । प्रत्येक सूची (मेन्यू) को माउस के द्वारा क्लिक करके अथवा आल्ट ‘की’ को दबाकर एवं उसके बाद अंडरस्कोर अक्षर को टाइप करके एक्सेस कर सकते हैं । यह संबंधित मेन्यू को नीचे खींच लाता है । उदा. के लिए फाइल मेन्यू को सक्रिय करने हेतु आल्ट तथा एफ ‘की’ को दबायें। अब आप अप तथा डाउन ‘की’ (इंटर’की’ के साथ) प्रयोग कर सकते हैं अथवा माउस क्लिकिंग के द्वारा चुन सकते हैं। अगर आपका विचार बदल जाता है तो Esc’ को दबायें । अब उपकरण सूची को क्लिक करें। इसमें कई उप मेन्यू होते हैं ।

डॉयलॉग बॉक्स– आगे आने वाले डॉयलॉग बॉक्स उदा. में कई ‘पेज’ होते हैं जो कि किसी भी फोल्डर जैसे ‘टेब्स के क्लिकिंग द्वारा एक्सेस होते हैं । ज्यादातर डॉयलॉग की एक स्क्रीन होती है। जबकि कुछ में अगला सिलेक्शन दर्शाने हेतु Next नामक एक बटन होता है । हर डॉयलॉग बॉक्स में आप विविध सेट अप, पिक लिस्ट, चेक बॉक्स तथा बटन के साथ काम करेंगे। जब एक बार आपने इच्छित सेट अप विकसित कर लिया तो ओके को क्लिक करें अथवा आपके परिवर्तनों को प्रभावी बनाने के लिए इंटर की’ को दबायें तथा उन परिवर्तनों को निरस्त करने हेतु क्लोज (बंद) को क्लिक करें अथवा कैंसल बटन को दबायें एवं Esc को दबायें।

शीट्स – एक्सेल, एक वर्कबुक के समान, कई पेजों के रूप में संगठित होता है जिसमें शीट 1 से शीट ‘एन’ तक होते हैं जहाँ ‘एन’ संख्या है। आपकी आवश्यकतानुसार शीट के नाम को बदला जा सकता है तथा वर्कशीट को कॉपी करके आगे बढ़ाया जा सकता है। प्रारंभ में 16 वकशीट उपलब्ध है। आतारक्त वकेशाट को जोडा जा सकता है. (255 तक) जसा जरूरत हो । इस बात का ध्यान रखा जाये कि शीट 1 से शीट 6 तक वर्कशीट टेब बार प्रदर्शित होती है। प्रत्येक वर्कशीट दूसरे से स्वतंत्र होती है। हालांकि विभिन्न शीटों में मानों को संयोजित किया जा सकता है जैसे कि अलग–अलग आर्थिक सूचनाओं को सप्ताह, माह अथवा वर्ष सभी को एक शीट में रखा जा सकता है।

वर्कशीट और वर्कबुक विनिर्देशन
विशेषता/रूप              अधिकतम सीमा

खुली वर्कबुक              उपलब्ध मेमोरी तथा सिस्टम संसाधन द्वारा सीमित ।

वर्कशीट आकार            65,536 रौ x 256 कॉलम ।

कॉलम चौड़ाई             255 अक्षर।

रो ऊंचाई                 409 बिन्दु

सेल सामग्री की लंबाई      32,767 अक्षर सिर्फ 1024 सेल में प्रदर्शित होते हैं।

सभी 32,767 फार्मूला बार में प्रदर्शित होते हैं।

वर्कबुक में शीट            उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित ।

वर्कबुक में रंग            56

वर्कबुक में सेल स्टाइल     4,000

वर्कबुक में नामित दृश्य     उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित

सीमा नंबर प्रारूप          उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित

वर्कबुक में नाम           उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित

वर्कबुक में विंडोज          सिस्टम संसाधनों द्वारा सीमित

विडो में पेन              4

लिंक्ड शीट               उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित

विंडो में पेन              उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित

दृश्य                     एक सारांश रिपोर्ट सिर्फ पहली 251 दृश्यों को बताता है

दृश्य में परिवर्तित सेल      32

सॉल्वर में समायोजित सेल    200

कस्टम (सीमा) कार्य        उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित

Zoom रेंज                10 प्रतिशत से 400 प्रतिशत तक

रिपोर्ट                   उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित

सॉर्ट (प्रकार) संबंध         जब श्रेणीबद्ध सॉर्ट का प्रयोग हो।

आंकड़ों के रूप में क्षेत्र      32

वर्कबुक में सीमा पार टूलबार उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित ।

टूल बार बटन (परंपरागत) उपलब्ध मेमोरी द्वारा सीमित ।

सीमापार

मूविंग अराउण्ड– हम कर्सर या माउस से वर्कशीट में कहीं भी जा सकते हैं । हम सीधे किसी विशेष सेल पर जाने के लिए F5, Goto आदि का प्रयोग कर सकते हैं या सेल कोआर्डिनेट टाइप कर सकते हैं। पूरा पेज मूव करने के लिए निम्न कीज हैं ।

Page up, Pagedn         Move one page up, one page down

Ctrl + Right/Left Arrow     Jump to right/left most cell

Ctrl + Up/Dn Arrow             Jump to top/bottom most cell

Home                  Jump to beginning of row

End + Right Arrow               Jump to end of row.

Ctrl + Home             Jump to A1

Ctrl + PgUp              Move to the previous sheet

Ctrl + PgDn              Move to the next sheet

FF5                    Go to a desired cell

सापेक्ष तथा यथार्थ निर्देशन का संबंध– सापेक्ष (रिलेटिव) तथा पूर्ण (एब्सोल्यूट) सेल निर्देशन के मध्य अंतर की स्पष्ट समझ रखना बहुत महत्वपूर्ण है। ज्यादातर फार्मूलाज सेल रिफरेंसेज को समाहित रखता है । जब तक आप प्रोग्राम को संकेत नहीं करते हैं सेल फार्मूलाज पूर्ण (एब्सोल्यूट) है तब तक उसे सापेक्ष (रिलेटिव) ही माना जाना चाहिए । एक एब्सोल्यूट रिफरेंस हमेशा समान कोर्डिनेट को निर्देशित करता है । यह आपको फार्मूले की रचना अथवा उसे कॉपी अथवा मूव करने में सहायक होता है । $ चिन्ह जो रो तथा कॉलम को–आर्डिनेट के सामने होता है। यह वर्कशीट को बताता है कि इसे एब्सोल्यूट रिफरेंस की तरह ट्रीट किया जाये। एक एब्सोल्यूट रिफरेंस को सेल को निर्देशित करते हुए प्रेस करते हैं, जो सेले को पूर्ण (एब्सोल्यूट) करता है, जैसे ($ ई $8)

वर्कबुक को खोलना व सेव करना– यह सेक्शन उन प्रक्रियाओं के बारे में बताता है जो वर्कबुक को खोलने तथा बचाने में उपयोग होती है एवं साथ ही साथ आपके वर्कबुक सेक्शन को हटाने के उचित तरीके भी बताता है । यह भाग आपको विभिन्न गतिविधियों से परिचित कराता है जिसमें सम्मिलित है खोलना, Save करना तथा वापस आने संबंधित ऑपरेशन्स । एक खाली वर्कबुक जिसका नाम बुक 1 होता है वह अपने आप खुल जाती है तथा आपके लिए वर्कबुक रचना के लिए तैयार हो जाती है । जब आप पहली बार एक्सेल शुरू करते हैं इस बात पर ध्यान दीजिए कि अंतिम चार फाइल नाम प्रयोग फाइल मेन्यू के नीचे की ओर, एक्जिट के ठीक ऊपर प्रदर्शित किये जाते हैं। आप इनमें से किसी भी एक नाम को लें तथा फाइल को खोलने के लिए। उनसे संबंधित 1 से 4 टाइप करें।

वर्कशीट खोलना और उस पर चलना– पहले से बने हुये वर्कशीट को खोलने हेतु निम्न चरणों का अनुसरण करें–

1. एमएस एक्सेल को आरम्भ करें।

2. मेन्यू बार में फाइल मेन्यू परमाउस से क्लिक करें।

एक ड्रॉप डाउन लिस्ट खुल जायेगी।

3. इस ड्रॉप डाउन लिस्ट में Open विकल्प को चुनकर उसे क्लिक करें।

Open डॉयलॉग बॉक्स खुल जायेगा।

4. इस डॉयलॉग बॉक्स में पहले से सुरक्षित वर्क बुक में से वांछित वर्क बुक का चुनाव कर ओपन बटन को क्लिक करें।