माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में कार्य करने का वर्णन कीजिए।

MS–Excel में कार्य करना

MS–Excel में कार्य करने हेतु सर्वप्रथम आपको वर्कशीट खोलनी होगी।

वर्कबुक बनाना–

एक नयी वर्कबुक बनाने हेतु File Menu में New विकल्प पर क्लिक करें। तत्पश्चात् वर्क बुक स्वतः ही बुक 1 के नाम से खुल जायेगी। इसके लिये आप Shortcut Key Cirl+N का उपयोग भी कर सकते हैं।

वर्कबुक खोलना–

अगर आप पहले से बनी हुई किसी वर्कबुक को खोलकर कार्य करना चाहते हैं तो File Menu में Open पर क्लिक करें, जिससे आपके मॉनीटर स्क्रीन पर Open Window प्रदर्शित होगी। इस विण्डो में फाइल को नाम देकर Open पर क्लिक करें।

वर्कबुक खोजना–

आपके द्वारा पहले से बनी हुई वर्कबुक को खोजने हेतु File Menu के Open विकल्प पर क्लिक करें। इसके बाद प्रदर्शित विण्डो में Tools Option में Find विकल्प पर क्लिक करें। इससे आपके मॉनीटर स्क्रीन पर एक Find Window प्रदर्शित होगी। इस विण्डो में उपस्थित विभिन्न विकल्पों के प्रयोग से आप File को खोज सकते हैं।

वर्कशीट Insert करना– एक वर्कबुक में Default 3 वर्कशीट होती है। अगर आप 3 से ज्यादा कोई नई वर्कशीट Insert करना चाहते हैं, तो Insert Menu में Worksheet ऑप्शन पर क्लिक करें–

Insert → Worksheet

वर्कशीट Delete करना– अगर आप किसी वर्कशीट को Delete करना चाहते हैं, तो Edit Menu में Delete Option का चयन करें–

Edit >Delete

या शीट टैब पर माउस से Right Click करें जिससे Shortcut मेन्यू खुल जायेगा। अब इस मेन्यू में से Delete विकल्प का चयन करें।

वर्कशीट Move करना– वर्कबुक में किसी भी वर्कशीट के क्रम को बदलने हेतु शीट टैब पर माउस से क्लिक करके इच्छित क्रम पर लाकर छोड़ दें।

सैल का चयन करना– इच्छित Cells को चुनने के लिये माउस से क्लिक करके Drag कीजिये । या Keyboard से Select करने के लिये Shift Key को दबाते हुये Arrow Key से Select कीजिये।

सम्पूर्ण कॉलम अथवा पंक्ति को Select करने हेतु कॉलम हैडिंग या Row हैडिंग पर माउस प्वॉइंटर से क्लिक कीजिये।

एक साधारण वर्कशीट तैयार करना

हम एक उदाहरण के द्वारा एक साधारण वर्कशीट बनाना सीखेंगे–

हम वर्कशीट में अपना बजट बना सकते हैं । सर्वप्रथम हम अपनी वर्कशीट में लेबल बनाते हैं जो कि डाटा तथा गणनाओं को दर्शाते हैं।

सर्वप्रथम हम B2 Cell में क्लिक करते हैं एवं Keyboard की मदद से Jan टाइप करेंगे।

इसके बाद C2 Cell में जाने के लिये Tab Key दबाते हैं एवं इस Cell में Feb लिखेंगे। फिर इसी तरह से D2 Cell में March लिखेंगे।

इसी तरह से A3 Cell से लेकर A9 Cell तक हम विभिन्न डाटा डालेंगे।

इसके बाद B3 में क्लिक करके Pocket Money 300 लिखेंगे।

इसी तरह से विभिन्न Cells में संख्यात्मक डाटा प्रविष्ट करेंगे।

फंक्शन तथा सूत्रों का प्रयोग–

अब अपनी वर्कशीट में Savings निकालने हेतु हम Sum फंक्शन का उपयोग करेंगे। Excel में कई तरह के फंक्शन होते हैं–

Financial Function

Mathematical Function

Scientific Function

Statistical Function

Excel में सभी फार्मूले (=) चिह्न से शुरू होते हैं, जिसे हम Assignment Operator कहते हैं । Excel में कई तरह के Operator होते हैं; जैसे–

Addition (+)

Subtraction (–)

Multiplication (*)

Division (/)

B9 Cell में क्लिक करके हम = Sum (B3:B8) टाइप करेंगे।

(:) चिह्न का प्रयोग Excel में Range देने हेतु किया जाता है।

आपके द्वारा B9 Cell में टाइप किया हुआ Formula, Formula Bar में भी प्रदर्शित होगा।

इसके बाद File Menu में Save विकल्प कर क्लिक करके आप अपनी फाइल को “My Budget” के नाम से Save कर लें।

वर्कशीट को एडिट करना–

अपनी वर्कशीट को एडिट करने हेतु आप Edit Menu में स्थित विभिन्न ऑप्शन्स का उपयोग कर सकते हैं; जैसे–एक Cell के डाटा को दूसरे Cell में Copy करना, Cell के अवयवों को मूव करना, पंक्ति अथवा कॉलम जोड़ना आदि ।

एक Cell के डाटा को दूसरे Cell में कॉपी करना–

सर्वप्रथम उस Cell को चुनिये जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं।

इसके बाद Edit Menu में Copy विकल्प पर क्लिक कीजिये या Ctrl + C Short Key का चयन कीजिए। इससे डाटा क्लिपबोर्ड पर संग्रहीत हो जाता है |

अब उस Cell पर क्लिक कीजिए जहां डाटा कॉपी करना है।

इसके पश्चात् Edit Menu से Paste विकल्पर पर क्लिक कीजिए या Ctrl + V Key Press कीजिये।

एक Cell के डाटा को दूसरी जगह Move करना–

सर्वप्रथम उस Cell या Range को चुनिये जिसे आप Move करना चाहते है |

इसके बाद Edit Menu में Cut विकल्प का चयन कीजिए या Ctrl+x Key का उपयोग कीजिए।

अब उस Cell या Range को Select कीजिए जहां डाटा Move करना है।

इसके बाद Edit Menu में से Paste विकल्प का चयन कीजिए या Ctrl+V Key Press कीजिए।

प्रश्न 29 एम.एस. एक्सेल के विभिन्न भागों का वर्णन कीजिए।

उत्तर– एम.एस. एक्सेल और उसके विभिन्न भाग।

जब एम.एस. एक्सेल प्रारंभ करते हैं तो विण्डो चित्र–1 की तरह दिखाई पड़ता है।

एम.एस. एक्सेल की स्क्रीन पर दो विंडो प्रदर्शित होती है – एप्लीकेशन विंडो तथा डाक्यूमेंट विंडो या वर्कशीट विंडो।

एप्लीकेशन विंडो

यह बाहरी विंडो होती है जिसमें एम.एस. वर्ड के समान ही मैन्यू बार, स्टैंडर्ड टूलबार प्रदर्शित होते हैं। इसके अलावा एम.एस. वर्ड से भिन्न, इसमें फॉर्मूला बार प्रदर्शित होता है। इसके निम्न अवयव हैं–

(1) फॉर्मूला बार– कोई भी टैक्स्ट, डाटा अथवा फॉर्मूला जो हम लिखते हैं. इसमें दिखाई देता है।

(2) स्टेटस बार– यह एप्लीकेशन विडो.की निचली पट्टिका होती है जिससे विभिन्न (वर्तमान सचनाओं से संबंधित) सूचनाओं के संदेश प्रदर्शित होती हैं । जैसे यह अगर Ready प्रदर्शित करती है तो इसका अर्थ है कि एक्सेल में डाटा स्वीकार करने के लिए तैयार है और अगर यहाँ Edit शब्द का संदेश है तो इसका अर्थ है कि एक्सेल चयनित सेल में संशोधन की अवस्था में है। इस तरह अनेक संदेश स्टेटस बार समय–समय पर प्रदर्शित करता है।

(3) मैन्यू बार– यह हमें निर्देश को कार्यान्वित करने हेतु विभिन्न विकल्प दिखाता है।

मैन्यू बार में एम.एस. एक्सेल के सभी कमांड्स नौ मुख्य मैन्यूज के रूप में दिए गए हैं। हर मुख्य मैन्यू के अंदर सब–मैन्यूज होते हैं जिनका अपना अलग–अलग कार्य है।

विभिन्न मुख्य मैन्यूज के कार्य इस तरह हैं–

File– यह मैन्यू फाइल प्रबंधन से संबंधित है। इसको Alt + F दबाकर की–बोर्ड से भी सक्रिय करते हैं।

Edit– यह मैन्यू डॉक्यूमेंट के भीतर किए जाने वाले संपादकीय कार्यों को संचालित करता है। इसका शॉर्ट कट Alt + E है।

View– इस मैन्यू में उपलब्ध सब–मैन्यूज हमें डॉक्यूमेंट को विभिन्न ले–आउट में देखने की सुविधा देते हैं। Alt + V से इसको सक्रिय कर सकते हैं।

Insert– इस मैन्यू के भीतर वैसे कमाण्ड्स हैं जिससे हम डॉक्यूमेंट के अंदर विभिन्न तत्व हैं। Alt + I इसका शॉर्ट कट है।

Format– डॉक्यूमेंट की फॉरमेटिंग से संबंधित सभी कमांण्ड्स इसमें उपलब्ध होते हैं। Alt + O इसका शॉर्ट कट है।

Tools– यह मैन्यू हमें स्पेलिंग चैक,व्याकरण तथा दूसरे शक्तिशाली टूल्स हैं । इसको Alt + T दबाकर खोल सकते हैं।

Data– डाटा का सुनियोजित करने से सबंधित सारे कमाण्ड्स इस मैन्यू के भीतर उपलब्ध होते हैं । इसका शॉर्ट कट Alt + D है।

Window– विण्डो के संचालन तथा नियंत्रण संबंधित कमाण्ड्स Window मैन्यू में हैं। इसको Alt +w दबाकर खोल सकते हैं।

Help– यह वर्ड का सहायता केन्द्र है जिसे Alt + H या F1 से खोल सकते हैं।

(4) स्टैण्डर्ड टूलबार – यह स्क्रीन पर स्वतः ही प्रदर्शित होता है एवं प्रायः प्रयुक्त होने वाली कमाण्डों के लिए शॉर्टकट प्रदान करता है।

टूल्स/शॉर्ट–कट के नाम	प्रभाव
New	नयी फाइल बनाता है।
Open	पुरानी फाइल खोलता है
Saves	फाइल को संगृहीत करता है।

डॉक्यूमेंट विंडो

यह वर्तमान में खुली हुई वर्कशीट को प्रदर्शित करती है । इसके निम्नलिखित अवयव होते हैं–

(i) टाइटल बार – यह विंडो की सबसे ऊपरी पट्टिका होती है जो वर्कबुक का नाम प्रदर्शित करती है। एक्सेल में फाइल को वर्कबुक कहते हैं तथा इसका विस्तारक XLS होता है।

(ii) शीट टैब– डॉक्यूमेंट विंडो के निचले भाग में उपस्थित Sheet1, Sheet2, ….. आदि शीट टैब कहलाते हैं। शीट टैब पर क्लिक करके आप एक वर्कशीट से दूसरे वर्कशीट में जा सकते हैं।

(iii) स्क्रॉल बार– स्क्राल बार दो तरह के होते हैं– उदग्र एवं क्षैतिज । उदग्र स्क्रॉल बार तथा क्षैतिज स्क्रॉल बार विण्डो के दायीं ओर एवं नीचे क्रमश: दो शेडेड पट्टिकाएं होती हैं। फाइल के दूसरे भाग को देखने हेतु पट्टिका को ड्रैग किया जाता है अथवा स्क्रॉल बार के बटन्स को क्लिक करते हैं। इसका प्रयोग वर्कशीट में छिपे हुए विषय–वस्तु को देखने हेतु होता है।

(iv) कॉलम हैडिंग्स– वर्कशीट में प्रत्येक कॉलम के शीर्षक, कॉलम हैडिंग्स होते हैं जो A से IV तक होते हैं। इसकी कुल संख्या 256 होती हैं।

(v) रो हैडिंग्स– वर्कशीट की प्रत्येक पंक्ति का शीर्षक जो बायीं तरफ होता है, रो हैडिंग कहलाता है। ये 1 से 65536 तक प्रदर्शित होता है।

(vi) एक्टिव सैल– पंक्ति और कॉलम के प्रतिच्छेद से जो आकृति बनती है, उसे सैल कहते हैं। जिस सैल पर आपका कर्सर होता है वह एक्टिव सैल कहलाता है।

(vii) नेम बॉक्स– नेम बॉक्स वर्तमान सैल का एड्रेस दिखाता है।