एम.एम. वर्ड में कार्य करने का वर्णन कीजिए।

एम.एम. वर्ड में कार्य करना

वर्ड में टैक्स्ट Entering नये डॉक्यूमेन्ट को बनाकर या पुराने डॉक्यूमेन्ट को खोलकर की जाती है।

नया डॉक्यूमेन्ट बनाना– वर्ड में नया डॉक्यूमेन्ट तीन तरीकों से बनाया जा सकता है–

(i) फाइल मेन्यू में New ऑप्शन को क्लिक करके ।

(ii) स्टैण्डर्ड टूल बार में New आइकन को क्लिक करके।

(iii) की–बोर्ड पर Ctrl + N बटन दबा कर ।

स्टैण्डर्ड टूल बार में New आइकन क्लिक करने पर नया डॉक्यूमेन्ट खुल जाता है तथा उसमें टाइप किया जा सकता है।

फाइल मेन्यू में New ऑप्शन को क्लिक करने पर एक विण्डो खुलती है, जिसमें एक टेम्प्लेट में कई प्रचलित फॉर्मेट (सामान्य, लैटर एण्ड फैक्स, मेमो, रिपोर्ट, पब्लिकेशन, वेब पेज आदि) सेट होते हैं, इनमें से जरूरत के अनुसार किसी का भी चयन किया जा सकता है तथा की के माध्यम से टाइप करके नया डॉक्यूमेन्ट तैयार किया जाता है । सामान्य डॉक्यूमेन्ट हेतु Black document’ का चयन किया जाता है।

पुराना डॉक्यूमेंन्ट खोलना – वर्ड में यदि किसी डॉक्यूमेन्ट को देखना हो अथवा उसमें कोई परिवर्तन करना हो तो उस पुराने डॉक्यूमेन्ट को खोला जाता है, जो निम्न तीन तरीकों से किया जा सकता है–

(i) फाइल मेन्यू में (Open ऑप्शन को क्लिक करके।

(ii) स्टैण्डर्ड टूल बार में Open आइकन को क्लिक करके ।

(iii) की–बोर्ड पर Ctrl + () बटन दबा कर।

फाइल मेन्यू में से (Open ऑप्शन को सिलैक्ट करने पर या स्टैण्डर्ड टूल बार में Open आइकन को क्लिक करने पर विण्डो स्क्रीन पर एक डायलॉग बॉक्स खुलता है, जिसमें सारी फाइलों की सूची होती है।

इसमें से वांछित फाइल या फोल्डर को सिलैक्ट करके Open क्लिक करके पुराने डॉक्यूमेंट को खोल जा सकता है और उसमें वांछित परिवर्तन किया जा सकता है।

डॉक्यूमेन्ट को सेव करना– नया डॉक्यूमेन्ट बनाने के बाद उसे पुनः उपयोग करने हेतु Save करना जरूरी है। पुराने डॉक्यूमेन्ट को खोलकर उसमें परिवर्तन करने के बाद उस परिवर्तन को दर्ज कराने हेतु भी उसे Save करना जरूरी होता है। इस कार्य को निम्न तरीकों से किया जा सकता है–

(i) माउस की मदद से फाइल मेन्यू में से Save ऑप्शन क्लिक करके।

(ii) स्टैण्डर्ड टूल बार में से Save आइकन क्लिक करके।

(iii) की–बोर्ड पर Ctrl+S बटन दबा कर।

किसी सेव किए गए डॉक्यूमेन्ट को नाम बदलकर भी सेव किया जा सकता है। इसे फाइल मेन्यू के Close ऑप्शन को सिलैक्ट करके किया जाता है, जिससे Save As डायलॉग बॉक्स खुलता है एवं उसमें नया फाइल नाम टाइप करके उसे सेव कर दिया जाता है।

टैक्स्ट प्रविष्ट करना– वर्ड में डॉक्यूमेन्ट में किसी भी तरह के टैक्स्ट को की–बोर्ड के द्वारा टाइप करके प्रविष्ट किया जाता है। टैक्स्ट एरिया में जहाँ टिमटिमाता हुआ कर्सर होता है. वहाँ से टैक्स्ट टाइप होना शुरू होता है । यह कर्सर टाइप करने पर आगे बढ़ता रहता है। एन्टर बटन दबाने पर कर्सर अगली लाइन में पहुँच जाता है । टैक्स्ट के मध्य जितनी लाइनें खाली छोड़ने की इच्छा हो उतनी ही बार Enter बटन दबाया जाता है।

टैक्स्ट में ऐडिटिंग करना– वर्ड में डॉक्यूमेंट तैयार करते समय कई गलतियाँ हो जाती है एवं कई बार डॉक्यूमेंट में परिवर्तन करना होता है। यह कार्य ऐडिटिंग के द्वारा किया जाता है। प्रायः ऐडिटिंग में किसी टैक्स्ट का स्थान बदला जाता है अथवा जरूरत के अनुसार उसे किसी अन्य स्थान पर कॉपी किया जाता है। अगर टाइप किए जा चुके किसी डॉक्यूमेन्ट में किसी स्थान पर कुछ और टैक्स्ट जोड़ना हो तो उस स्थान पर कर्सर ले जाकर टाइप किया जाता है, जिससे नया टैक्स्ट डॉक्यूमेन्ट में जुड़ जाता है। की–बोर्ड की चारों Arrow Keys (→, ←, ↑, ↓) द्वारा कर्सर को डॉक्यूमेन्ट में किसी भी भाग पर ले जाया जा सकता है । माउस पॉइन्टर को किसी भी स्थान पर ले जाकर क्लिक करने से भी कर्सर उस स्थान पर तक पहुँच जाता है। किसी शब्द अथवा अक्षर को मिटाने के लिए उस शब्द या अक्षर के बाद कर्सर रख कर की–बोर्ड में बेकस्पेस की (Key) दबाते हैं। अगर कर्सर के आगे वाले अक्षर को मिटाना है तो डिलीट की (Key) को दबाते हैं।

टैक्स्ट को सिलैक्ट करना– डॉक्यूमेन्ट के किसी भाग की ऐडिटिंग करने हेत सर्वप्रथम उसे सिलैक्ट किया जाता है। टैक्स्ट को सिलैक्ट करने हेतु उस टैक्स्ट के आरम्भ में कर्सर रख कर माउस का बायाँ बटन दबाते हए उस स्थान तक कर्सर ले जाएँ जहाँ तक टैक्स्ट को सिलैक्ट करना है। इस तरह टैक्स्ट का वह सिलैक्टेड हिस्सा हाईलाइट हो जाता है । इसे ही टैक्स्ट को सिलैक्ट करना कहते हैं। अगर पूरे डॉक्यूमेंट को एक साथ सिलैक्ट करना हो तो Ctrl + A की का उपयोग किया जाता है।

वर्ड में टैक्स्ट को बी–बोर्ड की शॉटकर्ट कीज की मदद से सिलैक्ट करने के निम्न विकल्प उपलब्ध होते हैं–

टैक्स्ट को मिटाना– डाक्यूमेंट में टाइप किये गये टैक्स्ट में से किसी भी हिस्से को हटाने हेतु हटाये जाने वाले हिस्से को सिलैक्ट करके की–बोर्ड की Delete की को दबाते हैं।

शॉटकर्ट कीज् का प्रयोग – जिस तरह वर्ड में माउस के प्रयोग द्वारा शीघ्रता से कार्य किया जाता है, ठीक उसी तरह की–बोर्ड की शॉर्टकट कीज् का प्रयोग करके भी तीव्रता से कार्य किया जा सकता है। कुछ शॉटकट कीज् निम्न तरह हैं–