पॉवर पाइन्ट के प्रस्तुतिकरण एवं मूलाधारो का वर्णन कीजिये।

प्रस्तुतिकरण

प्रस्तुतिकरण वह ग्राफिक प्रोग्राम है जिसका प्रयोग आप स्लाइड्स की रचना या ऊपरी पारदर्शी चित्रों हैंड–आउट्स अथवा स्पीकर नोट्स की रचना हेतु करते हैं । प्रस्तुतिकरण ग्राफिक पैकेज सांख्यिकीय डाटा को ग्राफिक्स डिस्प्ले में बदलने में आपकी सहायता करता है जैसे लाइन, चार्ट ग्राफ, पाई चार्ट तथा कई अन्य तरह के ग्राफिक । प्रस्तुति ग्राफिक सॉफ्टवेयर पैकेज जैसे माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पाइंट, लोटस फ्रिलोन्स अथवा कोरल प्रस्तुति, आपको इन सुविधाओं तथा समर्थताओं के प्रयोग हेतु कई सुविधायें प्रदान करता है जो कि ग्राफिक प्रस्तुति को व उसके उपयोग को बढ़ावा देती है। उदा. के लिए ज्यादातर पैकेज आपकी स्लाइड शो के प्रबंध तथा योजना बनाने में सहायता करते हैं, जो कि बहुत से संगठित ग्राफिक एवं मल्टीमीडिया प्रदर्शन के लिए होता है। या आप व्यापार प्रस्तुति के विविध प्रस्तुति टेम्पलेट में से चुन सकते हैं, आप बाहरी रूपरेखा को तैयार व एडिट कर सकते हैं तथा प्रस्तुति हेतु नोट्स तैयार कर सकते हैं एवं मल्टी मीडिया फाइल्स के उपयोग को व्यवस्थित कर सकते हैं।

सर्वोच्च चार सॉफ्टवेयर सेट के आधारभूत प्रोग्राम घटक निम्न हैं। दूसरे प्रोग्राम भी सेट संस्करण चयन के आधार पर जोड़े जा सकते हैं।

पॉवर पाइंट के मूलाधार

पॉवर पाइंट स्लाइड आधारित व्यावसायिक व्यू प्रस्तुतियों की सामग्री को तेजी से बनाने, अपडेट तथा छांटने में आपकी सहायता करता है । यह मल्टीमीडिया विकास प्रोग्राम्स हेतु विकल्प नहीं है एवं संभवतः यह ऐसा टूल अथवा उपकरण नहीं है जिसे पत्र या प्रस्ताव पुस्तिका की रचना हेतु आप चुनें क्योंकि इसमें शब्दों की पेज प्रस्तुति क्षमता नहीं होती है । वरन् कुछ–कुछ पॉवर पाइंट एक प्रोग्राम है जो आपकी तेजी से मदद करता है निम्न की रचनाओं में

ब्लैक एण्ड वाइट ओवरहेड ट्रांसपेरेंसी

कलर ओवरहेड ट्रांसपरेंसी।

35 mm स्लाइड।

कंप्यूटर स्क्रीन तथा वीडियो स्लाइड शो जो कि विशेष प्रभाव से पूर्ण हो

प्रस्तुति फाइल जो आप अपने सहकर्मियों को उनके पुनरावलोकन हेतु भेजते हैं

हालांकि उनके स्वयं के पॉवर पॉइंट न हों। छपे हुए मीटिंग हैण्डआउट ।

विस्तारित स्पीकर नोट्स

छपे हुए तथा स्क्रीन पर सीधे प्रस्तुति की बाहरी रूपरेखा

प्रस्तुति सामग्री को बनाने तथा सुधार के दौरान उन तकनीकों का प्रयोग करेंगे जो कि अभी तक प्रचलित होना चाहिए क्योंकि पॉवर पाइंट बहुत हद तक वर्ड तथा एक्सेल की तरह है। आप कट तथा पेस्ट प्रयोग करते हैं अथवा.ओ.एल.ई. का प्रयोग वर्ड एवं एक्सेल सूचनाओं को सम्मिलित करने में करते हैं, जैसे कि वर्कशीट, चार्ट अथवा आपकी प्रस्तुति में प्रयोग किये जाने वाले वाक्य विन्यास इत्यादि । पॉवर पाइंट अभ्यास उपकरण (रिहर्सल टूल) प्रदान करता है जो कि आपके प्रस्तुतिकरण को आपके डेस्क पर लाने में समर्थ बनाकर अभ्यास करवाता है। यह आपको प्रस्तुतिकरण मटेरियल को तेजी से व्यवस्थित करने में समर्थ बनाता है जब आप इन्हें माउस के द्वारा आपकी स्क्रीन पर लाते हैं। यह आपको ‘डिल डाउन’ विकल्प भी प्रदान करता है जो कि आपको सहयोगी दस्तावेजों को खोलने में समर्थ बनाता है। उदा.के लिए अगर आप बजट संक्षेप में पेश कर रहे हैं तब पॉवर पाइंट सहयोगी डिटेल नंबरों को वर्कशीट अथवा दूसरे स्रोतों से खींचने में समर्थ बनाता है । यह ऐसा प्रतीत होता है कि निश्चित ही आपके पास कंप्यूटर है तथा इस पर आवश्यक डाटा भी संग्रहित हैं।

शब्दावली– जो आप पॉवर पाइंट के बारे में जानना चाहते हैं यहाँ वह सब कुछ है ।

स्लाइड– आप स्लाइड बनाते हैं। यह स्लाइड्स प्रस्तुति में काम आती है।

स्पीकर नोट्स– जब आप पेश करते हैं, तब स्पीकर नोट्स का प्रयोग करें। ये प्रायः पेपर पर प्रिंट किये जाते हैं तथा या तो यह भाषण का ठीक वही रूप होता है, रिमाइंडर नोट, बाद की सूचना अथवा इन सभी का संयुक्त रूप भी हो सकता है ।

हैंडआउट्स– हैंडआउट, या तो सभी या कुछ स्लाइड्स की पेपर कॉपी होती है जो कि दर्शकों को दी जाती है या तो ये पूरे पृष्ठ में होते हैं या छोटा कर दिया जाता है ताकि पेपर की शीट पर तीन या छ: फिट हो सकें। आप अपने स्लाइड को हैंडआउट के रूप में इस प्रकार प्रिंट कर सकते हैं कि तीन, चार, छ: या नौ स्लाइड एक पेज पर आ जायें ताकि आपके दर्शक भविष्य हेतु इनका प्रयोग कर सकें। हैंडआउट्स सिर्फ स्लाइड्स को दिखाता है इनके साथ में और कोई संबद्ध नोट नहीं होता है ।

प्रस्तुति फाइल – किसी विशेष प्रोजेक्ट हेतु पॉवर पाइंट की सभी स्लाइडें, एक सिंगल फाइल के रूप में रखी जाती हैं, जिन्हें प्रस्तुति फाइल कहते हैं। ये प्रस्तुति फाइल में सिर्फ कुछ फाइल्स या अधिक भी हो सकती हैं। अगर आपने अपनी प्रस्तुति के भाग के रूप में ध्वनि को रिकार्ड किया है या वक्ता के नोट्स को जोड़ा है तब वे प्रस्तुति एलिमेंट भी, प्रस्तुति फाइल में संग्रहित होंगे। दूसरे शब्दों में, हर प्रस्तुति की एक फाइल होती है तथा जो इसे कॉपी करने में ज्यादा आसान बनाता है।

मास्टर्स– स्लाइड मास्टर, रूप तथा शीर्षक के प्रारूप एवं स्थिति को नियंत्रित करता है जो आप स्लाइड्स पर टाइप करते हैं । उस दौरान जब टाइटल मास्टर,टाइटल स्लाइड के प्रारूप को नियंत्रित करता है तथा दूसरी स्लाइड को जब आप टाइटल/शीर्षक के रूप में निर्धारित करते हैं जैसे कि विभाग ओपनर (सेक्शन ओपनर) मास्टर बैकग्राउंड आइटम को भी संभालता है । जिस तरह के ग्राफिक आप प्रत्येक/सभी स्लाइडों पर प्रकट करना चाहते हैं। अगर आप स्लाइड मास्टर में कोई भी परिवर्तन करते हैं तो वह प्रत्येक स्लाइड पर झलकता है । अगर आप किसी एक स्लाइड को मास्टर स्लाइड को अलग दिखाना चाहते हैं तब आप बगैर मास्टर स्लाइड को बदले, उसमें परिवर्तन कर सकते हैं।

पॉवर पाइंट एक विशेष तरह की स्लाइड के साथ आता है, जिसे स्लाइड मास्टर कहते हैं। आप मास्टर (जिसे आप मास्टर स्लाइड भी कहते हैं) की रचना, सूचनाओं को संभालने में कर सकते हैं जो कि आपकी प्रस्तुति में विभिन्न स्लाइड्स में प्रकट होती हैं। उदा. के लिए अगर आप अपना नाम, कंपनी लोगो (निशान) अथवा कुछ अन्य सजावट प्रत्येक स्लाइड पर रखना चाहते हैं तो आपको प्रस्तुति हेतु इसे मास्टर पर जोड़ा गया है। आप प्रत्येक प्रस्तुति में हैंडआउट्स तथा स्पीकर नोट्स हेतु अलग मास्टर की रचना कर सकते हैं । पॉवर पाइंट, प्री–प्रोग्राम्ड मास्टर्स की विविधता के साथ आता है ताकि आप प्रारंभ कर सकें। आप इनका प्रयोग इन्हें सुधार करने के लिए कर सकते हैं या स्वयं का भी मास्टर बना सकते हैं।

स्लाइड मास्टर कुछ निश्चित विषय विशेषताओं को भी नियंत्रित करता है जैसे कि फॉन्ट प्रकार. साइज तथा कलर जिसे ‘मास्टर टेक्स्ट’ भी कहते हैं एवं साथ ही साथ बैकग्राउण्ड कलर या कुछ विशेष प्रभाव जैसे कि रोडोइंग तथा बुलेट शैली । स्लाइड मास्टर. टेक्स्ट प्लेस. होल्डर तथा फटर के लिए प्लेस होल्डर को संभाले रहता है जैसे तारीख, समय अथवा स्लाइड नंबर। जब आप वैश्विक परिवर्तन, अपने स्लाइड के रूप के साथ करना चाहते हैं तब प्रत्येक स्लाइड को अलग से परिवर्तित करने की जरूरत नहीं है। सिर्फ एक बार स्लाइड मास्टर पर परिवर्तन करें तथा पॉवर पाइंट स्वतः विद्यमान स्लाइड्स को अपडेट कर देता है एवं प्रत्येक नयी जड़ने वाली स्लाइड में भी परिवर्तन कर देता है । वाक्यों के प्रारूप को परिवर्तित करने हेतु प्लेस होल्डर में वाक्य को चुनें एवं जो भी परिवर्तन आप करना चाहते हैं करें। उदा. के लिए अगर आप प्लेस होल्डर के टेक्स्ट के रंग को नीले में बदलना चाहते हैं, तो विद्यमान तथा आने वाली नई स्लाइड्स भी नीले में स्वतः बदल जायेगी।

रंग योजना– पॉवर पाइंट रंग प्रयोग के नियमों को परिभाषित करता है अथवा प्रस्तुति के विभिन्न कंपोनेंट्स के प्रति शेड को परिभाषित करता है । उदा.के लिए आप बैकग्राउंड स्लाइड कलर को निर्धारित कर सकते हैं । पॉवर पाइंट कई पूर्व निर्धारित रंगों की योजना के साथ आता है. जिन्हें आप ज्यों का त्यों ले सकते हैं अथवा इच्छानुसार परिवर्तित कर सकते हैं।

रंग योजना आठ संतुलित रंगों का सेट होता है। स्लाइड प्रस्तुति हेतु ये मुख्य रंगों के रूप में उपयोग के लिए ये तैयार किये जाते हैं जैसे कि वाक्य विन्यास, बैकग्राउण्ड रंग, फिल, विशिष्टता इत्यादि । योजना का प्रत्येक रंग, स्लाइड के विभिन्न एलिमेंट्स के लिए स्वतः प्रयोग होता है। आप एक स्लाइड के लिए अथवा संपूर्ण प्रस्तुति हेतु रंग योजना चुन सकते हैं । जब आप प्रस्तुति हेतु डिजाइन टेम्पलेट को लागू करते हैं। आप पूर्व निर्धारित रंग स्कीम से उस डिजाइन टेम्पलेट के साथ जाने के लिए रंग चुन सकते हैं। यह स्लाइड के लिए रंग योजना को परिवर्तित करना और आसान बनाता है एवं इस बात को जानने में समर्थ बनाता है कि नई रंग योजना, आपकी प्रस्तुति में बची हुई स्लाइड के साथ संगत होगी।

पॉवर पाइंट टेम्पलेट– पॉवर पाइंट टेम्पलेट मास्टर तथा कलर योजना से बना होता है। अगर आपने आपकी प्रस्तुति को स्वयं कस्टम मास्टर तथा रंग योजना से तैयार किया है तब आप इन्हें टेम्पलेट्स के रूप में प्रयोग कर सकते हैं। एक डिजाइन टेम्पलेट रंग योजना, स्लाइड, कस्टम प्रारूपण के साथ मास्टर तथा स्टाइल युक्त फॉन्ट को लिए होता है, ये सभी एक विशेष छवि की रचना हेत तैयार होती है। जब आप आपकी प्रस्तति पर डिजाइन टेम्पलेट लाग करते हैं, तब स्लाइड मास्टर टाइटल मास्टर तथा कलर योजना (सभी नये सांचे के) वास्तविक प्रस्तुति के स्लाइड मास्टर, टाइटल मास्टर एवं रंग योजना को हटा देता है। जब आप डिजाइन टेम्पलेट को डिजाइन करते हैं तब हर स्लाइड जो आप जोड़ते हैं समान कस्टम रूप लिए होगा। पॉवर पाइंट विस्तृत विविधता के साथ व्यावसायिक डिवाइड टेम्पलेट्स के साथ आता है तथा साथ ही साथ आप अपने टेम्पलेट्स भी तैयार कर सकते हैं। आपकी प्रस्तुतियों के लिए अगर आप विशेष रूप की रचना करना चाहते हैं तो आप इसे टेम्पलेट्स के रूप में बचा के रख सकते हैं।

व्यू– अन्य माइक्रोसॉफ्ट कार्यालय उत्पादों की तरह, पॉवर पाइंट आपकी सूचनाओं के प्रवेश एडिटिंग तथा पुनरावलोकन हेतु कई सुविधायें उपलब्ध कराता है । उदा. के लिए पॉवर पाइंट दृष्टि, वाक्यों के प्रवेश के लिए बहुत सुविधाजनक है तथा दी गई स्लाइड में वाक्यों के पुनर्व्यवस्था के लिए भी आसान है परंतु अगर आपने टाइपिंग का कार्य पूरा कर दिया है तब आप पॉवर पाइंट के अन्य व्यू को स्विच करना चाहेंगे। माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पाइंट आपकी सहायता हेतु विभिन्न व्यू के साथ आता है जो आपकी सहायता के लिए होता है उस दौरान जब आप किसी प्रस्तुति की रचना करते हैं। दो मुख्य व्यू जिनका आप पॉवर पाइंट में प्रयोग करते हैं वे हैं सामान्य व्यू तथा स्लाइड सार्टर व्यू । व्यू के बीच आसानी से स्विच करने के लिए, पॉवर पाइंट विंडो के नीचे बायीं ओर बटन्स को क्लिक करें। इनमें सम्मिलित हैं–

सामान्य व्यू

स्लाइड छांटने वाला व्यू

स्लाइड दिखाने वाला व्यू

नोट्स पेजेस व्यू

व्यू स्विचिंग– व्यू सूची का प्रयोग करके या पॉवर पाइंट विंडो के नीचे बायीं तरफ के व्यू बटन्स को दबाकर, आप व्यू को प्राप्त कर सकते हैं। बटनों के नाम (बायें से दायें) सामान्य व्यू, बाहरी रेखा व्यू, स्लाइड व्यू, स्लाइड सार्टर व्यू तथा स्लाइड शो व्यू।।

सामान्य (व्यू सूची) – सामान्य व्यूज को स्विच करता है जहाँ एक समय में सिर्फ आप एक स्लाइड पर कार्य कर सकते हैं अथवा आपकी प्रस्तुति की सभी स्लाइडों की संरचना को संगठित कर सकते हैं।

स्लाइड सॉर्टर– प्रस्तुति में सभी स्लाइड्स के लघु रूपांतरणों को प्रदर्शित करता है जो कि वाक्य तथा ग्राफिक के साथ होती हैं । सॉर्टर व्यू में आप स्लाइड्स को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं। परिवर्तनशील तथा एनिमेशन प्रभाव को जोड़ सकते हैं एवं इलेक्ट्रिक स्लाइड शो के लिए समय सेट कर सकते हैं।

स्लाइड शो (व्यू सूची) अथवा व्यू शो (स्लाइड शो सूची) – आपके स्लाइड शो को चलाता है। अगर आप स्लाइड व्यू या चुनिंदा स्लाइड्स में होते हैं या यदि आप स्लाइड सॉर्टर व्यू में हो तब ये करंट स्लाइड से शुरू करता है। स्लाइड व्यू का प्रयोग करें, जो आपकी रिहर्सल में मदद करता है अथवा तैयार व्यू की वास्तविक वीडियो प्रस्तुति में सहायता करता है। जब आप स्लाइड शो व्यू को स्विच करते हैं, तब आप उस स्लाइड को देखेंगे जिसमें पहले के व्यू में आप काम कर रहे थे। स्लाइड शो व्यू को हटाने हेतु Esc दबायें । तब आपके द्वारा प्रयुक्त आपके पहले के व्यू को स्विच किया जायेगा।

नोट्स पेज, Notes Page (View Menu)– चुनी हुई स्लाइड्स हेतु नोट्स पेज दिखाता है जहाँ आप स्लाइड्स हेतु स्पीकर नोट्स तैयार कर सकते हैं । नोट्स पेज व्यू का प्रयोग, प्रस्तुतकर्ता के प्रति नोट्स की रचना और देखने हेतु करें। यह स्लाइड इमेज का लघु रूप दिखाता है तथा प्रस्तुतकर्ता नोट्स हेतु वाक्य क्षेत्र प्रदान करता है।

बाहरी रेखा व्यू– बाहरी रूप को स्विच करता है। जहाँ आप आउट लाइन रूप में आपकी फाइल की संरचना के साथ कार्य कर सकते हैं। आउटलाइन व्यू में तब काम करें जब आप आपकी फाइल की संरचना को संगठित करना चाहते हैं। एकल लाइन आइटम को पुनव्यवस्थित करना सरल होता है। उस दौरान आप आउटलाइन व्यू में हों तथा आप इस व्यू में आइटम गिरा सकते हैं ताकि आप सिर्फ प्रत्येक स्लाइड के नाम तथा शीर्षक देख सकें । आपकी प्रस्तुति में आगे बढ़ाना भी सरल होता है। आउटलाइन बटन्स के साथ जिस तरह से आप ‘वर्डस’ आउटलाइन व्यू में काम करते हैं।

स्लाइड व्यू– स्लाइड व्यू को स्विच करता है जहाँ आप एक समय में सिर्फ एक ही स्लाइड पर कार्य कर सकते हैं। स्लाइड व्यू आपको दिखाता है कि आपकी पूर्ण स्लाइड कैसी दिखाई देगी। आप बैकग्राउण्ड कलर अथवा शेड या अन्य सभी को देख सकेंगे। इस बात का ध्यान रखें कि पॉवर पाइंट wrapped लंबी रेखाओं को रखता है जब कभी आवश्यकता हो, आप पेज अप तथा पेज–डाउन की या स्क्राल बॉक्स के साथ, एक स्लाइड से दूसरे स्लाइड पर जा सकते हैं । आप अन्य स्लाइड एलिमेंट्स एवं वाक्यों को एडिट कर सकते हैं उस दौरान तब आप स्लाइड व्यू में हों।