माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में चार्टी के उपयोग का वर्णन कीजिए।

चार्टी के प्रकार

चार्ट के प्रकटन के आधार पर चार्ट दो तरह के होते हैं–इम्बेडेड चार्ट और शीट चार्ट । इम्बेडेड चार्ट उसी शीट पर होता है जिसमें डाटा होता है तथा शीट चार्ट एक अलग शीट होता है जिसमें सिर्फ चार्ट होते हैं।

द्रुत चार्ट शीट बनाना

द्रुत चार्ट शीट तैयार करने हेतु यह करें–

डाटा का चयन करें। F11 फंक्शन की दबाएं।

उपरोक्त पदों के द्वारा चार्ट शीट तैयार होगा जो कि उस शीट से सामान्यतः पहले रहता है जिसमें चार्ट से संबंधित डाटा उपलब्ध है।

चार्ट के भाग

किसी चार्ट में प्राय: यह हिस्से उपलब्ध होते हैं–चार्ट एरिया, प्लॉट एरिया, लिजेंड, लिजेंड एंट्री, लिजेंड की, वैल्यू एक्सिस, कैटेगरी एक्सिस, चार्ट टाइटल, वैल्यू एक्सिस टाइटल, डाटा सीरिज लैबल, डाटा पॉइंट्स तथा डाटा तालिका ।

चार्ट के प्रकार

एम.एस. एक्सेल हमें चार्ट के विभिन्न प्रकारों को उपलब्ध कराता है जिनमें से प्रत्येक का कम से कम एक उप प्रकार होता है। हम अपने चार्ट को अधिक स्पष्ट तथा प्रभावी बनाने के लिए उसे बदल कर दूसरे प्रकार का भी कर सकते हैं।

एरिया चार्ट– यह चार्ट परिवर्तन के विस्तार को देखता है। यह एक स्टैक की लाइन का चार्ट होता है यहाँ लाइनों के बीच का क्षेत्र रंग तथा शेडिंग से भरा होता है। सब सीरीज एक के ऊपर एक बनी हुई होती है।

बार चार्ट– बार चार्ट विशिष्ट आइटमों के मध्य तुलना को दर्शाता है। मानों को तुलनात्मक रूप में प्रस्तुत करने के लिए समूह समूह उदग्र रूप में संगठित होते हैं जबकि मान क्षैतिज रूप में किये जाते हैं। यह चार्ट समय पर कम बल देता है।

कॉलम चार्ट– यह चार्ट उदग्र या लंबवत् कॉलमों की श्रृंखला से बना होता है, जो दो या दो से ज्यादा संबंधित वस्तुओं की तुलना को प्रस्तुत करता है।

लाइन चार्ट– इसमें प्रत्येक डाटा सीरीज विभिन्न तरह के रंगों और शेडिंग की लाइन की तरह होती है।

पाई चार्ट– यह चार्ट डाटा सीरीज के जोड़ के प्रतिशत की तुलना के लिए सबसे अच्छे हैं। यह चार्ट सिर्फ एक डाटा सीरीज को दिखाता है।

डॉयनट चार्ट– यह बिल्कुल एक पाई चार्ट की तरह होता ही होता है लेकिन यह एक से अधिक डाटा सीरीज को दिखाता है।

रडार चार्ट– यह चार्ट केन्द्र बिन्दु एवं प्रत्येक बिन्दु के संबंध में डाटा के मानों को दिखाता है। समस्त डाटा सीरीज डाटा लाइनों के द्वारा जुड़ी हुई होती है ।

XY–स्कैटर चार्ट– डाटा सीरीज का मान X–एक्सिस तथा Y–एक्सिस के प्रतिच्छेद की तरह घिरता है।

बबल चार्ट– यह चार्ट डाटा सीरीज का मान बुलबुला की तरह प्रदर्शित करता है।

बेलन चार्ट– यह चार्ट डाटा सीरिंज का मान बेलन की तरह देता है।

शंकु चार्ट– यह चार्ट डाटा सीरीज का मान शंकु की तरह देता है ।

शुंडाकार चार्ट– यह डाटा सीरीज का मान शुंडाकार आकृति बनाकर प्रस्तुत करता है ।

विजार्ड का प्रयोग कर चार्ट बनाना

चार्ट बनाने के लिए निम्न पदों का प्रयोग करें–

डाटा रेंज का चयन करें। जैसे–A2 : D6

Insert मैन्यू से Chart को क्लिक करें या स्टैण्डर्ड टूलबार से Chart को चुनें।

चार्ट विजार्ड का पद 1 से 4 डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा इनके निम्न चार पदों को इस तरह प्रयोग में लायें।

पद 1 – चार्ट का प्रकार

पद 1 में आपको चार्ट के विभिन्न प्रकार एवं उनके उप–प्रकार मिलेंगे जैसे कलस्टर्ड कॉलम । इस पद को इस तरह प्रयोग में लायें–

Chart type बॉक्स से इच्छानुसार चार्ट के प्रकार को चुनें।

Chart sub–type से चार्ट के उप–प्रकार को चुनें।

Chart के नमूना को देखने हेतु Press and Hold to View Sample को क्लिक करें।

Next को क्लिक करें।

पद 2 – चार्ट के डाटा स्रोत

पद 2 में आपको चार्ट में दिये जाने वाले डाटा के रेंज को निर्धारित करना पड़ता है एवं चार्ट कॉलमों पर आधारित होगा अथवा पंक्तियों पर इसका भी निर्णय पद 2 में लेते हैं । इस पद को इस प्रकार प्रयोग में लाएं–

डाटा रेंज का चयन आप उसके टैक्स्ट बॉक्स में टाइप करें या डाटा रेंज बॉक्स पर क्लिक करें।

वर्कशीट से रेंज को निर्धारित करें।

इस पद में Series टैब में प्रत्येक डाटा सीरीज को निर्धारित करते हैं जिसमें सीरीज का नाम सीरीज को जोड़ना तथा मिटाना एवं X–axis के लेबल को भी स्पष्ट करना होता है।

इन चीजों के स्पष्टीकरण के बाद Next पर क्लिक करें।

पद 3 – चार्ट के विकल्प

पद 3 में कई टैब मैन्यू हैं जिसका विवरण निम्नलिखित है–

टाइल्स– यहाँ पर आप अपने चार्ट शीर्षक, श्रेणी (एक्स) एक्सिस एवं द्वितीय मान (वाई) एक्सिस को नाम दे सकते हैं।

एक्सिस– Axes में हम यह स्पष्ट करते हैं कि चार्ट में एक्स–एक्सिस तथा वाइ–एक्सिस प्रदर्शित होगा या कि नहीं।

ग्रीडलाइन्स– चार्ट में उपयोग किये गये दो सीरीज के मध्य के रेखा को प्रीडलाइन्स कहा जाता है। इस टैब मैन्यू में आप यह स्पष्ट कर सकते हैं कि चार्ट में प्रीडलाइन्स रहेगा अथवा नहीं।

लिजेंड– Legend टैब मैन्यू से आप लिजेंड को चार्ट के साथ प्रदर्शित करना है अथवा नहीं, स्पष्ट करना होता है। लिजेंड को प्रदर्शित करने की स्थिति में लिजेंड से संबंधित कार्यों जैसे सभी सीरीज का रंग Legend का चार्ट में स्थान (ऊपर, नीचे, दायें, बायें) को निर्धारित करना होता है। लिजेंड अर्थात् सीरीज को निरूपित करने वाले शब्द चार्ट में स्वतः दायीं तरफ होता है।

ESC की’ दबाएं अथवा माउस को टैक्स्ट बॉक्स के बाहर क्लिक करें।

चार्ट प्रकार को बदलना–

एम.एस. एक्सेल में कई तरह के चार्ट तथा प्रत्येक चार्ट के अंदर चार्ट के कई उप–प्रकार होते हैं । चार्ट एक बार बनाने के बाद भी उस चार्ट के प्रकार को बदला जा सकता है ।

चार्ट के प्रकार को बदलने हेतु–

चार्ट शीट अथवा इम्बेडेड चार्ट का चुनाव करें।

Chart मैन्यू से Chart Type पर क्लिक करें या उस चार्ट पर दायाँ क्लिक करें तथा शार्ट कट मैन्यू से Chart Type पर क्लिक करें।

Chart type लिस्ट से चार्ट के प्रकार का चुनाव करें।

Chart sub–type गैलरी से उप–चार्ट को चुनें। चार्ट का व्यू देखने के लिए Press and Hold to View Sample पर क्लिक करें।

OK पर क्लिक करें।

चार्ट को मिटाना–

चार्ट मिटाने के लिए इस तरह करें

इम्बेडेड चार्ट पर क्लिक करें और Del दबाएं।

चार्ट शीट को चुनें।

Edit मैन्यू से Delete Sheet का चयन करें।

पद 4 – अंतिम पद

इस पद में आप चार्ट के स्थान को निर्धारित करते हैं। चार्ट को एक नये शीट में या फिर पहले से बने हुए शीट में रखा जा सकता है।

पद 4 का इस प्रकार प्रयोग करें–

शीट चार्ट बनाने हेतु As new sheet के रेडियो बटन को क्लिक करें।

इंबेडेड चार्ट बनाने हेतु As object in के रेडियो बटन को क्लिक करें।

Finish बटन को क्लिक करें।

चार्ट के विभिन्न हिस्सों को रंगना–

चार्ट के किसी विशेष एरिया को रंगने हेतु यह करें–

चार्ट के उस एरिया पर माउस प्वाइंटर ले जायें तथा दाहिना क्लिक करें।

शॉर्ट कट मैन्यू बॉक्स से Format Plot Area को क्लिक करें। फलस्वरूप Format Plot Area डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा।

Color के ड्रॉप डाउन बॉक्स से इच्छित रंग को चुनें।

इसी तरह आप चार्ट के दूसरे भाग को भी रंगीन बना सकते हैं।

चार्ट के टैक्स्ट बॉक्स जोड़ना–

कभी–कभी चार्ट में अतिरिक्त टैक्स्ट लिखने की जरूरत होती है जो विजार्ड के माध्यम : से नहीं हो पाता है, उदाहरणार्थ कोई महत्वपूर्ण नोट । इस कार्य को हम इसमें टैक्स्ट बॉक्स को जोड़कर कर सकते हैं।

चार्ट में टैक्स्ट बॉक्स को जोड़ने हेतु यह करें–

उस चार्ट को क्लिक करें जिसके साथ टैक्स्ट बॉक्स जोड़ना है।

ड्राइंग टूलबार से Text Box को क्लिक करें।

उस स्थान पर क्लिक करें जहाँ से टैक्स्ट बॉक्स शुरू करना चाहते हैं एवं ड्रैग कर इसे वांछित स्थान तक इच्छित आकार के अनुसार ले जायें।

टैक्स्ट बॉक्स में इच्छानुसार टैक्स्ट टाइप करें।

वर्ड टैक्स्ट विंडो को एक्सेल वर्कशीट में डालने हेतु यह करें–

Insert मैन्यू से Object का चयन करें।

Object type से Microsoft Word Document को क्लिक करें। OK को क्लिक करें।

सैल को लिंक करना

सैल को लिंक करने हेतु –

उस वर्कबुक को खोलें जिसको लिंक करना चाहते हैं।

इसके बाद स्रोत वर्कबुक को खोलें जिससे लिंक करना है।

डाटा के रेंज को चुने जिसे लिंक करना है।

Edit मैन्यू से Copy को क्लिक करें। अब उस वर्कबुक को क्लिक करें तथा , सैल पर क्लिक करें जहाँ लिंक किये गये डाटा को लाना है।

Edit मेन्यू से Paste Special को क्लिक करें। Paste के All विकल्प तथा Operation के None विकल्प को चुनें।

Paste Link को क्लिक करने के पश्चात् OK को क्लिक करें।

फॉर्मला को लिंक करना

फॉर्मूला को लिंक करने हेतु :

उस वर्कबुक को खोलें जिसमें फॉर्मूला कॉपी करना है।

सैल को चुनें तथा बराबर का चिन्ह ( = ) टाइप करें।

उस वर्कशीट अथवा दूसरे वर्कबुक को खोलें जहाँ वह फॉर्मूला उपलब्ध है।

इसके बाद उस फॉर्मूला वाले सेल को चुनें।

एटर का दबाये।

हाइपरलिंक –

हाइपरलिंक रंगीन तथा रेखांकित टैक्स्ट होता है या फिर कोई ग्राफिक्स होता है जिसको क्लिक कर हम किसी विशेष फाइल, फाइल के किसी विशेष स्थान, वर्ल्ड वाइड वेब के किसी पृष्ठ या फिर इंट्रानेट के किसी एच.टी.एम.एल. पृष्ठ पर जा सकते हैं। हायपरलिंक आप डॉक्यूमेंट को किसी न्यूजग्रुप, गोफर, टेलनेट या एफ.टी.पी. साइट से भी जोड़ता है।

हायपरलिंक डालने हेतु :

Insert मैन्यू से Hyperlink पर क्लिक करें या स्टैण्डर्ड टूलबार से Hyperlink बटन क्लिक करें अथवा Ctrl + K की–बोर्ड से दबायें।

चित्र–1 की भाँति Insert Hyperlink डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा।

इसके पश्चात् निम्न में इच्छित विकल्प का चयन करें

Text to display टैक्स्ट बॉक्स में वह शब्द अथवा वाक्यांश टाइप करें जिसे हाइपर लिंक बनाना है।

किसी फाइल या वेब पेज जो पहले से बना हुआ हो, को लिंक करने के लिए Link to Existing File or Web Page को क्लिक करें या Browse for: से File या Web Page को क्लिक करके फाइल या वेब पेज को क्रमशः चुने |

वैसे फाइलों को लिंक करने हेतु जो अभी नहीं बना है, Link to से Create New Document को क्लिक करें एवं Name of new document: में फाइल का पूर्ण पाथ टाइप करें।

चार्ट का प्रिव्यू देखना

आप जब चार्ट को पूर्ण कर लेते हैं तो इसको कागज पर छापने से पहले अथवा फिर किसी और माध्यम से इसे प्रदर्शित करने से पहले आप इसका प्रिव्यू देखना चाहते हैं। प्रिव्यू आपको, चार्ट को एक दृष्टि में देखने में आपकी मदद करता है । इम्बेडेड चार्ट का प्रिव्यू देखने के लिए–

चार्ट का चयन करें।

File मैन्यू से Print Preview का चयन करते हैं। या स्टैंडर्ड टूलबार से Print Preview बटन को क्लिक करते हैं। वर्कशीट का चार्ट के साथ पूरा प्रिव्यू प्रदर्शित होगा।

चार्ट शीट का प्रिव्यू देखने हेतु उस शीट का चयन करें एवं उपरोक्त प्रक्रिया को दोहराएं।

चार्ट को छापना–

आप चार्ट को प्रिव्यू देखने के बाद छाप सकते हैं अथवा बगैर इसको प्रिव्यू अवस्था में रखे हुए भी छाप सकते हैं।

प्रिव्यू की अवस्था से चार्ट को प्रिंट करने हेतु यह करें –

चार्ट जब प्रिव्यू अवस्था में हो तब प्रिव्यू दूलबार से Print बटन पर क्लिक करें।

तत्पश्चात् Print डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा। आप देखेंगे कि Print what में Selected Chart रेडियो बटन चयनित है।

OK क्लिक करें।

चार्ट को सामान्य अवस्था में प्रिंट करने के लिए यह करें–

इंबेडेड चार्ट या चार्ट शीट का चयन करें।

File से Print का चयन करें।

तदुपरांत, Print डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा।

यहाँ आप देखेंगे कि Print what में इंबेडेड चार्ट की स्थिति में Selected Chart तथा चार्ट शीट की स्थिति में Active sheet(s) चयनित है।

OK क्लिक करें।