एम.एम. वर्ड में मेल मर्ज के प्रयोग का वर्णन कीजिए।

मेल मर्ज

आप मेल मर्ज का प्रयोग कर अपनी मेलिंग लिस्ट पर उपलब्ध हर व्यक्ति के नाम पर एक व्यक्तिगत पत्र बना सकते हैं। जब आपको एक ही घोषणा पत्र अथवा विज्ञापन कई लोगों को भेजना हो तो इस फीचर का प्रयोग बहुत उपयोगी रहता है।

आप मेल मर्ज टास्क पेन की मदद से मेल मर्ज का हर स्टेप आसानी से चला सकते हैं–यानी बिना अपने डॉक्यूमेंट छेड़े भी, आपके द्वारा चुने विकल्पों पर डायलॉग बॉक्स कभी भी आ सकता है। पर इसके प्रयोग से आप अंतिम डॉक्यूमेन्ट पर ज्यादा केन्द्रित रह सकते हैं, बजाय इसकी प्रक्रिया के । उदाहरण हेतु डॉक्यूमेन्ट में बदलाव लाने के लिए आपको डायलॉग बॉक्स को बंद करने की जरूरत नहीं पड़ेगी। इस तरह मेल मर्ज के द्वारा आप अपनी मनमानी गति से आगे बढ़ सकते हैं–

1. New बटन पर क्लिक कर एक नया डॉक्यूमेन्ट बनाएँ।

2. उस लैटर को टाइप कर लें जो आप हर व्यक्ति को भेजना चाहते हैं। इसमें वह सूचना सम्मिलित न करें जो हर लैटर में परिवर्तित होगी–जैसे व्यक्ति का नाम तथा पता।

3. स्टैण्डर्ड टूलबार के सेव बटन पर क्लिक करें उस लैटर को सेव करने के लिए। लैटर हेतु आप कोई पहले से बना हुआ डॉक्यूमेन्ट भी प्रयोग कर सकते हैं।

4. Tools मेन्यू पर क्लिक करें। टूल्स मेन्यू उपस्थित हो जाएगा।

5. Letters and Mailing पर क्लिक करें। लैटर तथा मेलिंग लिस्ट की सब–मेन्यू पर उभर आएगी।

6. लैटर तथा मेलिंग लिस्ट की सब–मेन्यू से Mail Merge सिलैक्ट करें। Mail Merge टास्क पेन उभर आएगा।

7. हर व्यक्ति के लिए, जो आपके मेलिंग लिस्ट पर हों–लैटर बनाने हेतु लैटर्स के रेडियो–बटन पर क्लिक करें।

8. Next–Starting Document पर क्लिक कर काम जारी रखें।

9. Use the Current Document के रेडियो–बटन पर क्लिक कर प्रदर्शित डॉक्यूमेन्ट का प्रयोग लैटर की तरह करें, जो आप अपनी मेलिंग लिस्ट पर उपलब्ध कर व्यक्ति को भेजेंगे।

10. Next : Select recipients पर क्लिक कर काम जारी रखें। आप किसी समय भी Previous पर क्लिक कर आपने ठीक पहले के स्टेप पर लौट सकते हैं तथा अपने सिलैक्शन में बदलाव ला सकते हैं।

अब आप अपनी मेलिंग लिस्ट पर उपलब्ध हर व्यक्ति का पता डाल सकते हैं।

11. Type a New List के रेडियो–बटन पर क्लिक कर आप अपनी नई मेम्बर्स लिस्ट बना सकते हैं।

12. Create पर क्लिक कर अपनी मेलिंग लिस्ट पर उपलब्ध लोगों के नाम एवं पते डाल सकते हैं।

New Address List डायलॉग बॉक्स उभर कर आएगा, जो यह एरिया दिखाएगा. जहाँ आप सूचना डाल सकते हैं।

13. यह ऐरिया पर क्लिक करें एवं हर व्यक्ति हेतु उपयुक्त सूचना टाइप करें। आपको हर एन्ट्री भरने की जरूरत नहीं है।

14. किसी नए व्यक्ति के बारे में सूचना भरने हेतु New Entry पर क्लिक करें।

15. अपने मेलिंग लिस्ट पर उपलब्ध हर व्यक्ति के लिए step 13वाँ एवं 14वाँ दुहराएँ । यह ऐरिया दिखाता है कि कितने नए लोग आपने जोड़े हैं। यह ऐरिया वर्तमान में दिखने वाली एन्ट्री का नम्बर दिखाता है। सारी ऐन्ट्रीज को देखने हेतु किसी एक बटन पर क्लिक कर पहली, पिछली, आगली अथवा आखिरी एन्ट्री प्रदर्शित करें।

16. जब आपका मेलिंग लिस्ट बनाने का काम खत्म हो जाए तो Close पर क्लिक करें। Save Address List डायलॉग बॉक्स प्रकट होगा।

17. इस फाइल हेतु एक नया नाम टाइप करें जिसके द्वारा आपकी मेलिंग लिस्ट स्टोर रहेगी।

18. फाइल सेव करने हेतु Save बटन पर क्लिक करें। Mail Merge Recipients डायलॉग बॉक्स प्रकट होगा। यह ऐरिया आपके मेलिंग लिस्ट पर उपलब्ध सारे लोगों की सूची देता है। इस लिस्ट को छाँटने हेतु, उस कॉलम की हैडिंग पर क्लिक करें जिस पर आप इस लिस्ट को सॉर्ट करने के लिए प्रयोग करना चाहते हैं।

19. आदमी के नाम के निकट उभरा चैक मार्क दिखाता है, कि वर्ड उस व्यक्ति हेतु व्यक्तिगत लैटर बना देगा। चैक मार्क को जोड़ने एवं हटाने हेतु व्यक्ति के नाम के पीछे वाले बॉक्स पर क्लिक करें।

20. OK पर क्लिक करें।

यह एरिया दिखाता है उस फाइल का नाम, जो आपकी मेलिंग लिस्ट स्टोर करती हैं।

21. Next पर क्लिक करें। Write your Letter पर क्लिक कर काम जारी रखें।

22. लैटर पर एड्रेस दिखाने के लिए लैटर में उस जगह पर क्लिक करें जहाँ आप चाहते हैं कि एड्रेस दिखाई पड़े।

23. Address block पर क्लिक करें। Insert Address Block डायलॉग बॉक्स उभर आएगा।

24. जिस तरह आप हर व्यक्ति का नाम पत्र पर चाहते हैं, उस स्टाइल पर क्लिक करें। प्रीव्यू ऐरिया यह दिखाता है कि किस तरह लोगों के एड्रैस एवं नाम लैटर पर दिखाई पड़ेंगे।

25. चयनित पुष्टि के लिए OK पर क्लिक करें।

एक मर्ज फील्ड एड्रैस हेतु लैटर पर उभरता है। वर्ड बाद में मर्ज फील्ड को आपकी मेलिंग लिस्ट से एक एड्रैस लेकर उसे प्रतिस्थापित कर देगा।

26. अगर लैटर पर कोई ग्रीटिंग आप जोड़ना चाहते हैं। (जैसे–Happy New Year इत्यादि)। लैटर में उस जगह पर क्लिक करें जहाँ आप ग्रीटिंग प्रदर्शित करना चाहते हैं। यदि आप कोई ग्रीटिंग इत्यादि भेजना चाहते हैं। यदि आप कोई ग्रीटिंग लैटर में जोड़ना नहीं चाहते तो सीधे Step 29 पर क्लिक करें।

27. Greeting Line पर क्लिक करें।

Greetine Line डायलॉग बॉक्स उभर कर आएगा। ये ऐरिया ग्रीटिंग हेत उपलब्ध फॉर्मेट दिखाते हैं। आप इस एरिया के डाउन ऐरो पर क्लिक कर कोई अलग फॉर्मेट भी चन सकते हैं। यह ऐरिया उस ग्रीटिंग का प्रीव्यू दिखाता है, जैसा यह पत्र पर दिखेगा।

28. OK पर क्लिक कर ग्रीटिंग को लैटर पर जोड़ें।

ग्रीटिंग के लिए एक मर्ज फील्ड पत्र पर उभर कर आएगी। वर्ड बाद में मर्ज फील्ड को हर लैटर के लिए उसे ग्रीटिंग मैसेज से बदल देगा।

29. सेव बटन पर क्लिक कर वह परिवर्तन सुरक्षित कर दें जो आपने लेटर पर किए है |

30. Next : Previos your letters button आगे जारी रखने के लिए पर क्लिक करें।

अब वर्ड एक लैटर का प्रीव्यू दिखाएगा जो आपने Merged किया है। वर्ड अब मर्ज की हुई फील्ड एक व्यक्ति हेतु जो कि आपके मेलिंग लिस्ट पर है की सूचना से बदल देगा।

किसी अन्य लैटर को प्रीव्यू करने हेतु बैक अथवा नेक्स्ट पर क्लिक कर पिछला या अगला पत्र प्रदर्शित करें।

31. जब लैटर्स को देखने का काम खत्म हो जाए, तो Next : Complete the merge पर क्लिक कर काम जारी रखें। अब वर्ड बनाए गए लैटर को प्रदर्शित करने के लिए तैयार है।

32. Edit individual letters पर क्लिक कर लैटर को आपकी मेलिंग लिस्ट पर बनाई गई सूचना से जोड़ दें। Merge to New Document डायलॉग बॉक्स उभर आएगा।

33. यह सुनिश्चित करने को कि मेलिंग लिस्ट पर उपलब्ध किन–किन व्यक्तियों हेतु आप लैटर बनाना चाहते हैं, आप इच्छानुसार किसी भी रेडियो–बटन पर क्लिक करें।

All– आपकी मेलिंग लिस्ट पर उपलब्ध सब व्यक्तियों के लिए।

Current Record– सिर्फ वह जो प्रदर्शित हो रहा है।

From– आप जिनको Specify करें उन व्यक्तियों के लिए।

अगर आपने From सिलैक्ट किया है, तो पहले टैक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करके उस पहले आदमी का नम्बर टाइप करें जिसके लिए आप लैटर बनाना चाहते हैं। फिर Tab Key दबाएँ एवं दूसरे टैक्सट बॉक्स में उस आखिरी व्यक्ति का नम्बर टाइप करें जिसके लिए आप लैटर बनाना चाहते हैं।

34. OK बटन पर क्लिक कर लैटर्स बनाएँ।

वर्ड एक नया डॉक्यूमेंट खोल कर उस डॉक्यूमेन्ट में प्रत्येक उस व्यक्ति के नाम व जानकारी का एक व्यक्तिगत लैटर बना देता है जिसे आपने मेलिंग लिस्ट में चुना हुआ है । अब . आप इस डॉक्यूमेन्ट को ऐडिट तथा प्रिंट कर सकते हैं। जिस तरह एक लैटर को ऐडिट करते हैं वैसे ही इन लैटर्स में अतिरिक्त सूचना डालने की सहूलियत रहेगी। आप उसे मनचाहे रूप से ऐडिट तथा प्रिंट कर सकते है।