माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का परिचय देते हुए उसकी क्षमताओं तथा वर्क एरिया का वर्णन कीजिए।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का परिचय

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक आधुनिक वर्कशीट प्रोग्राम है जिसे माइक्रोसॉफ्ट कॉरपोरेशन, अमेरिका ने विकसित किया है। सारणीबद्ध सचनाओं को तकनीकी भाषा में Worksheet कहते हैं। जहाँ सभी सूचनायें Row एवं Columns में व्यवस्थित होती हैं। एक्सेल एक ऐसा सॉफ्टवेयर है जो टेबल बनाने, उन्हें विभिन्न तरह से व्यवस्थित करने, प्रिन्ट करने एवं उनकी सूचनाओं पर आधारित ग्राफ बनाने के काम आता है। एक्सेल की मदद से इतनी बड़ी टेबल बनाई जा सकती है जिसमें करीब 65,536 लाइनें एवं 256 कॉलम होते हैं। इसलिए इस सॉफ्टवेयर को इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट भी कहते हैं।

कम्प्यूटर में तकनीकी गणनाओं, सांख्यिकीय गणनाओं एवं डाटा के विश्लेषण हेतु स्प्रेडशीट प्रोग्राम विकसित किये जाते हैं । उदाहरण के लिए– एम.एस. ऑफिस का एम.एस. एक्सेल एक ऐसा ही स्प्रेडशीट ऐप्लिकेशन प्रोग्राम है। यह प्रोग्राम डाटा को सारणीबद्ध रूप में तैयार करने के अलावा डाटा को चार्ट अथवा ग्राफ के रूप में भी प्रदर्शित करने की क्षमता रखता है । ऐसे प्रोग्राम्स (जैसे–MS–Excel, Lotus Suit) का उपयोग निम्न क्षेत्रों में इलेक्ट्रॉनिक डाटा प्रक्रिया हेतु किया जाता है–

1. विभिन्न प्रॉडक्ट्स के उत्पादन के विवरण को स्टोर कर गणनाएँ करने में ।

2. किसी कम्पनी अथवा संगठन में कार्यरत कर्मचारियों से संबंधित डाटा एवं सूचनाओं को स्टोर कर कार्यालय प्रबंधन में । जैसे–कर्मचारियों के नाम, पते, उम्र, पदस्थापन विधि, अनुभव, वेतन, लोन, कटौती आदि की जानकारी से परिपूर्ण डाटाबेस तैयार करना।

3. विज्ञापन तथा मार्केटिंग में ।

4. एकाउन्टिग तथा ऑडिटिंग कार्य में, उदाहरणार्थ–खाता बही, बैलेन्स शीट, इनवेन्ट्री आदि तैयार करना।

एक्सेल की क्षमताएँ

ग्राफिकल यूजर इंटरफेस– एक्सेल एक GUI सिद्धान्त पर आधारित सॉफ्टवेयर है अर्थात् प्रयोक्ता एवं सॉफ्टवेयर के बीच डाटा, सूचनाओं या निर्देशों का आदान–प्रदान चित्रों के माध्यम से ही होता है। वे सभी निर्देश,जो प्रयोक्ता को एक्सेल को समय–समय पर देने होते हैं, मेन्यू के आकार में हमेशा स्क्रीन पर उपस्थित रहते हैं। प्रयोक्ता को उन्हें देने हेतु ये निर्देश की–बोर्ड की सहायता से टाइप नहीं करने पड़ते हैं । यह सॉफ्टवेयर, विण्डो पर आधारित सॉफ्टवेयर है। इसलिए इस पर कार्य करने में माउस का सर्वाधिक प्रयोग होता है।

पुनर्गणना– यह एक्सेल का सबसे बेहतरीन गुण है । जब एक्सेल की मदद से बनाई टेबल के किसी सूत्र की संख्या में कोई परिवर्तन किया जाता है तो एक्सेल पुर्नगणना पर उस सँख्या से प्रभावित सूत्र के परिणाम को अपडेट कर देता है।

फंक्शन– एक्सेल में मेन्यू एवं उसके कमाण्ड के अतिरिक्त बहुत से विविध तरह के फंक्शन होते हैं, जिन्हें प्रयोक्ता अपने टेबल की आवश्यकतानुसार इस्तेमाल कर सकता है । एक्सेल में पाये जाने वाले इन Functions को @ Function (at the rate function) कहा जाता है एवं इनमें गणितीय सांख्यिकीय वित्तीय डाटाबेस फंक्शन आदि प्रमख हैं।

कॉपी एवं मूव– Copy तथा Move एक्सेल के कुछ महत्वपूर्ण कमाण्ड्स में से हैं। जिनकी मदद से टेबल के कुछ सैल की रेंज को एक जगह से दूसरी जगह पर कॉपी या मूव किया जा सकता है।

विण्डो– एक्सेल के इस आकर्षक गुण की मदद से हम अपनी वर्कशीट के हैडिंग को स्क्रीन पर स्थिर कर सकते हैं, जिससे हम अपनी वर्कशीट में कितना भी नीचे जायें (आखिरी देखने तक) वर्क हैडिंग या Title स्क्रीन पर ही रहेंगे।

सम्पादन– सम्पादन से हमारा अभिप्राय बनी हुई वर्कशीट में कुछ परिवर्तन करना है। चाहे हमें कुछ पंक्तियाँ जोड़नी हों अथवा हटानी हों, तो कुछ कॉलम जोड़ने हों अथवा हटाने हों सभी तरह के सम्पादन के कार्य करने के लिए यहाँ कमाण्ड उपस्थित हैं।

संचय एवं खोलना– एक्सेल में बनाई सभी वर्कशीट फाइल को कम्प्यूटर की सहायक मेमोरी में स्टोर किया जा सकता है एवं बाद में आवश्यकता पड़ने पर पुनः प्राप्त किया जा सकता है |

डाटाबेस– वैसे तो डाटाबेस प्रबन्धन के कई विशेषज्ञ सॉफ्टवेयर आते हैं। इसलिए डाटाबेस संबंधी सभी विशेष कार्य उन्हीं के द्वारा सम्पन्न कराये जाने चाहिये लेकिन एक स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर होने के बावजूद एक्सेल में से ऐसे कई कमाण्ड हैं जिनकी मदद से डाटा को व्यवस्थित करके उनसे रिपोर्ट्स निकाली जा सकती हैं । डाटा विश्लेषण के भी काफी कमाण्ड यहाँ उपस्थित हैं।

ग्राफ– बहुत सी सारणीबद्ध सूचनाओं को ज्यादा अच्छी तरह से प्रदर्शित करने हेतु ताकि उसका विश्लेषण करके कुछ व्याख्या की जा सके, उन्हें ग्राफ के रूप में दर्शाया जाता है। बस x–अक्ष एवं x–अक्ष की वैल्यू व किस तरह का ग्राफ बनाना है यही बनाने की जरूरत है, बाकी ग्राफ का सारा काम एक्सेल के द्वारा स्वतः किया जाता है। ग्राफ को बनाने के पश्चात् स्क्रीन पर देखा जा सकता है, स्टोर करके रखा जा सकता है एवं प्रिंट भी कराया जा सकता है।

एक्सेल का वर्क ऐरिया।

जैसे हम विण्डोज में Microsoft Excel के आइकन पर माउस के बाँयें बटन को क्लिक करेंगे, एक रिक्त फाइल के साथ एक्सेल मेमोरी में लोड हो जायेगा एवं स्क्रीन पर आ जाएगा।

इस रिक्त फाइल को वर्कबुक कहा जाता है। इसका नाम “Book1″ हो जाता है जो एक्सेल स्वतः ही निर्धारित करता है । इस वर्कबुक में कई वर्कशीट मिलती हैं जहाँ प्रत्येक वर्कशीट में 65536 पंक्तियाँ एवं 256 कॉलम होते हैं।

विण्डो के सबसे ऊपर गहरे रंग की एक पट्टी होती है जिस पर Microsoft Excel लिखा हआ होता है। इसे टाइटल बार कहते हैं। इसके बॉयी तरफ बटन होता है उसे कन्ट्रोल मेन्यू कहते हैं एवं दायीं तरफ दो बटन होते हैं जिन्हें क्रमश: Minimize और Maximize बटन कहा जाता है।

स्टैण्डर्ड टूलबार– स्टैण्डर्ड टूलबार मेन्यू बार के ठीक नीचे की ओर स्थित होता है। इसमें कई बटन होते हैं जिन्हें बहुत से मेन्यू कमाण्ड के शॉर्टकट के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है । इनमें Cut, Copy, Saye, Open, Spelling Check आदि मुख्य हैं।

फॉर्मेटिंग टूलबार– स्टैण्डर्ड टूलबार के नीचे फॉर्मेटिंग टूलबार है जिसमें वे बटन होते हैं जिनसे टेबल एवं उसके अवयव को फॉर्मेट किया जाता है जैसे Font, Font Size, Bold आदि।

फॉर्मूला बार– सभी टूल बार के नीचे फॉर्मूला बार होती है जो दो हिस्सों में बँटी हुई होती है बाँयीं ओर जिस सैल में पॉइन्टर होता है उसका ऐड़ेस आता है एवं दायीं तरफ का हिस्सा टेबल में सूचनाएँ टाइप करने या उनको ऐडिट करने में उपयोग किया जाता है।

स्टेटस बार– विण्डो में सबसे नीचे की ओर यह स्थित होती है जहाँ एक्सेल समय–समय पर विभिन्न संदेश प्रदर्शित करता रहता है । इसके दाँयीं तरफ की इन्डिकैटर्स होते हैं जो विभिन्न तरह की कॅजियों की स्थिति का ज्ञान कराते हैं जैसे Num Lock, Scroll Lock आदि ।

कॉलम बार– टाइटल बार के नीचे की तरफ एक पट्टी होती है जिस पर Alphabets A से IV तक होते हैं। इसे कॉलम बार कहते हैं। इस पर A से IV तक 256 कैरेक्टर बने होते हैं जैसे A, B, C, Z, AA, AB….AZ, BA, BB,……BZ……IV आदि ।

पंक्ति/रो बार– डॉक्यूमेन्ट विण्डो के बायीं तरफ एक वर्टिकल पट्टी पर नम्बर लिखे होते हैं इसे रो बार कहते हैं। इस रो बार में 1 से 65536 तक रो होती हैं।

वर्कशीट टैब– डॉक्यूमेन्ट विण्डो के निचले भाग में उपस्थित Sheet1, Sheet2,…..आदि वर्कशीट टैब कहलाते हैं। शीट टैब पर क्लिक करके आप एक वर्कशीट से दूसरी में जा सकते हैं।

वर्कशीट टैब स्क्रॉल बटन– वर्कशीट टैब्स के बाँयीं तरफ चार बॉक्स होते हैं, इन्हें वर्कशीट टैब स्क्रॉल बटन कहते हैं। इनके उपयोग से वर्कशीट टैब आगे–पीछे खिसकाये जा सकते हैं।