एम.एस. ऑफिस पैकेज में एम.एस. वर्ड का एक वर्ड प्रोसेसर के रूप में महत्व समझाइए।

वर्ड प्रोसेसर

वर्ड प्रोसेसर शब्दों के संसाधन का प्रोग्राम है, जो हमें अपने आलेख लिखने संपादित करने तथा मुद्रित करने का एक सुंदर तरीका प्रदान करता है । वर्ड प्रोसेसर में हम टेक्स्ट टाइप कर सकते हैं, उसे बाद में बार–बार रीकॉल करने हेतु किसी नाम से सेव कर सकते हैं। एरर्स ढूँढ़ने हेतु स्पेलिंग की जाँच कर सकते हैं, इसे विभिन्न रंगों, विभिन्न ग्राफिक्स वाले विविध फॉन्ट केसों, एनिमेशन के भागों तथा अन्य फीचर्स से फॉर्मेट कर सकते हैं। पूरा करने के बाद हम इसे कागज पर मुद्रित कर सकते हैं अथवा इसे ईमेल के द्वारा या किसी स्टोरेज डिवाइस पर स्टोर करके किसी स्थान पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेज सकते हैं।

आजकल सभी को पत्र व्यवहार करना पड़ता है । पत्र लिखने की कला सभी नौकरियों एवं व्यापार की पूर्व आवश्यकता बन गई है । माइक्रोसॉफ्ट द्वारा पेश एम.एस. वर्ड में पत्र लिखने के सभी तत्व मौजूद हैं। यह स्पेलिंग एवं ग्रामर संबंधी अशुद्धियों को दूर कर सकता है, पत्र को एडिट कर सकता है, उसके विन्यास को बदल सकता है तथा यह सब कुछ एक ही छत अर्थात् एम.एस. वर्ड के तले हो जाता है।

वर्ड प्रोसेसिंग हेतु बाजार में कई सॉफ्टवेयर उपलब्ध हैं, जैसे–डॉस हेतु वर्डस्टार तथा वर्डपरफेक्ट । विंडोज के लिए एम.एस. वर्ड तथा लोटस नोट्स इत्यादि । एम.एस. वर्ड इन सबसे अलग है, क्योंकि यह उपयोग में आसान है, तेजी से कार्य करता है तथा विश्वासप्रद है ।

एम.एस. वर्ड की प्रमुख विशेषतायें हैं–

1. आप दूसरे सॉफ्टवेयर से डॉक्यूमेंट्स को कॉपी कर सकते हैं।

2. आप फाइल में एडिट आपरेट्स जैसे कि कट, कॉपी, पेस्ट कर सकते हैं।

3. आप एम.एस. वर्ड का प्रयोग ई–मेल लेखन में कर सकते हैं।

4. आप एक डॉक्यूमेंट का विन्यास निर्धारित कर सकते हैं।

5. इसमें स्पेलिंग एवं व्याकरण को चेक करने की सुविधा उपलब्ध है।

6. आप इसके द्वारा किताब या समाचार पत्र के कॉलम स्टाइल में लिख सकते हैं।

7. आप आपके कार्य में कोई चित्र भी लगा सकते हैं।

8. इसमें उपलब्ध मेल मर्ज सुविधा द्वारा आप अपना एक ही पत्र विभिन्न व्यक्तियों को भेज सकते हैं।

9. आप इसके मेक्रो फीचर का उपयोग करके बार–बार लिखे जाने वाले शब्द अथवा वाक्य को मात्र दो या तीन ‘की’ के काम्बिनेशन से लिख सकते हैं।

10. आप के पास आन लाईन हैल्प का फीचर भी मौजूद है जो किसी भी समय आपकी सहायता करेगा।

वर्ड प्रोसेसिंग के लाभ

1. हम त्रुटिमुक्त दस्तावेज तैयार कर सकते हैं।

2. हम अपने टेक्स्ट को किसी भी अलाइनमेंट में सेट कर सकते हैं जैसे बायाँ, दायाँ अथवा सेंटर।

3. हम लाइन स्पेसिंग को अपनी इच्छानुसार सेट कर सकते हैं।

4. हम जरूरत होने पर कर्सर को एक शब्द से दूसरे शब्द पर एवं एक पैराग्राफ से दूसरे पैराग्राफ पर ले जा सकते हैं।

5. हम अपनी इच्छानुसार पेज नम्बर्स सेट कर सकते हैं।

6. हम किसी स्थान पर पेज ब्रेक कर सकते हैं।

7. प्रत्येक वर्ड प्रोसेसर एक इन–बिल्ट शब्दकोश के साथ आता है। हम अपने टेक्स्ट में स्पेलिंग की जाँच कर सकते हैं।

8. हम कोई विशेष शब्द खोज सकते हैं तथा उसे अन्य किसी शब्द से बदल सकते

9. हम दस्तावेज को सेव कर सकते हैं एवं इसे किसी भी समय स्टोरेज डिवाइस से पुनः प्राप्त कर सकते हैं।

वर्ड प्रोसेसिंग की मूल पारिभाषिक शब्दावली

1. टेक्स्ट– टेक्स्ट का तात्पर्य उस सामग्री से है जिसे हम टाइप करते हैं।

2. दस्तावेज– दस्तावेज का आशय उस सम्पूर्ण टेक्स्ट प्रणाली से है जिसे हम बनाते हैं जैसे कोई पत्र ।

3. कर्सर– यह एक ब्लिकिग पॉइंट है जो हमें बताता है कि कहाँ से टाइप शुरू करना

4. स्पेसबार– दो शब्दों के बीच का स्थान इसके द्वारा दिया जाता है।

5. टेब्स– इसका उपयोग टेक्स्ट को टेब्युलर रूप में सेट करने में किया जाता है।

6. फॉन्ट्स– फान्ट्स टेक्स्ट को लिखने की विभिन्न शैलियाँ होती हैं।

7. टूल बार्स– वह बार जिसमें किसी विशेष कार्य को करने वाले विभिन्न टूल्स सम्मिलित होते हैं।

8. रुलर– रूलर का उपयोग करके, हम यह देख सकते है कि टाइप करके हम कितनी पंक्तियाँ लिख चुके हैं।

9. मेन्यू– मेन्यू में विभिन्न कमांड्स होते हैं, जिन्हें क्लिक करके हम उन तक पहुँच सकते हैं।

MS–Word 2000 के फीचर्स

1. ऑटो करेक्ट– वर्ड में एक बिल्टइन शब्दकोश साथ आता है। हम इसके आटो करेक्ट फीचर का उपयोग करके गलत टाइप किए गए शब्द गलत स्पेलिंग वाले शब्द,व्याकरणगत त्रुटियाँ तथा गलत कैपिटलाइजेशन का पता लगा सकते हैं एवं उन्हें ठीक कर सकते हैं।

2. ऑटो फार्मेट– वर्ड टेक्स्ट को हमारे टाइप किए अनुसार स्वतः फार्मेट कर सकता है |

3. ऑटो कम्प्लीट– हमारे द्वारा लिखे जा रहे शब्द या वाक्यांश के लिए वर्ड स्वतः शेष भाग हेतु सुझाव दे सकता है, जिसमें दिनांक तथा ऑटो टेक्स्ट एंट्रीज भी आती हैं।

4. ऑटो समराइज – हम दस्तावेज के मुख्य बिन्दुओं को सारांश रूप में पेश करने हेतु ऑटो समराइज फीचर का उपयोग कर सकते हैं । वर्ड हमारे दस्तावेज के अतिमहत्वपूर्ण वाक्यों को पता करने हेतु सांख्यिकीय व भाषाई विश्लेषण करता है तथा इस विश्लेषण के आधार पर कस्टम सारांश पेश करता है ।

5. लेटर विजार्ड – वर्ड 2000 में लेटर विजार्ड हमें नया पत्र तुरंत तथा आसानी से लिखने में मदद कर सकता है या यह हमारी मौजूदा पत्र में घटकों को बदलने एवं जोड़ने में सहायता कर सकता है।

6. क्लिक एण्ड टाइप– दस्तावेज के खाली क्षेत्र में टेक्स्ट, ग्राफिक्स, टेबल्स अथवा अन्य आइटम्स को शीघ्रता से इंसर्ट करने हेतु क्लिक एण्ड टाइप का उपयोग करें। क्लिक एण्ड टाइप हमारे द्वारा डबल क्लिक किए गए स्थान पर आइटम को रखने हेतु जरूरी फार्मेटिंग स्वतः लागू करता है।

7. स्पेलिंग तथा व्याकरण जाँच – वर्ड 2000 परिष्कृत स्पेलिंग एवं ग्रामर चेकर प्रदान करता है। उदाहरण के लिए अब स्पेलिंग चेकर अधिक व्यक्तियों, संगठनों तथा कंपनियों, शहरों और देशों, इंटरनेट और फाइल एड्रेसों तथा बहुत कुछ को पहचान कर सकता है। ग्रामर चेकर अब गलतियाँ बताते हुए ज्यादा प्रभावी, यूजर फ्रेंडली ग्रामर एवं पुनः लेखन हेतु सुझाव प्रदान करता है।

8. शब्द के सभी रूपों को खोजना तथा बदलना – वर्ड में हम किसी भी शब्द के सभी व्याकरण सम्मत रूप खोज और बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए अगर हम परे दस्तावेज में शब्द “saw” को “hammer” से बदलना चाहते हैं, तो वर्ड न सिर्फ “sawing” को बुद्धिमानीपूर्वक “hammering” से बदलेगा, वरन् यह “sawed” को “hammered” से भी बदल देगा।

9. थिसॉरस (शब्दकोश) – यह हमें शब्द के अर्थों एवं उसी तरह की समस्या में मदद करता है । इसमें यह अनेक पर्यायवाची एवं अन्य संबंधित शब्दों तथा विपरीत अर्थ वाले शब्दों को भी देख सकते हैं।

10. हाइफेनेशन– हाइफेनेशन कई भाषाओं में लिखे दस्तावेजों के साथ कार्य करता है । जब किसी भिन्न भाषा का पता चलता है, तो उस भाषा हेतु सही तरीके के हाइफेनेशन किया जाता है।

11. टेबल बनाने तथा हटाने वाले उपकरण – हुम ड्राइंग टूल का उपयोग टेबल को बनाने तथा कस्टमाइज करने हेतु उसी तरह से कर सकते हैं जैसे हम पेन का उपयोग करते हैं । टेबल की बाउण्ड्रीज तथा सेल पार्टीशन बनाने हेतु सिर्फ क्लिक एवं ड्रेग करें,ऊँचाई तथा चौड़ाई चाहे जो भी हो। इरेजर टूल का उपयोग करके हम किसी सेल, पंक्ति या स्तंभ पार्टीशन या पार्टीशन के खंड को हटा सकते हैं, ताकि वे मिल जाएँ।

12. टेक्स्ट बार्डर्स– हम उपलब्ध किसी बॉर्डर शैली को लगाकर टेक्स्ट के भागों को शाब्दिक रूप से ब्लॉक आउट कर सकते हैं।

13. ऑफिस आर्ट– हम 100 समायोजन योग्य ऑटो शेप्स, 4 तरह के फिल प्रभावोंमल्टीकलर्ड ग्रेडिएंट, टेक्सचर्ड, ट्रांसपेरेंट एवं पिक्चर राइट शेडो प्रभाव और 3–डी प्रभावों का उपयोग करके सरलता से अपने टेक्स्ट एवं ग्राफिक्स को सुसज्जित कर सकते हैं । हम चित्रों को ड्रेग करके उन्हें अपने दस्तावेज में टेक्स्ट के साथ इनलाइन करने सहित कहीं भी रख सकते हैं।

14. टेक्स्ट बॉक्सेज– टेक्स्ट फ्रेम्स हेतु स्थानापन्न के रूप में टेक्स्ट बॉक्सेज ऑफिस आर्ट क्षमताओं का पूरा सेट पेश करते हैं, जैसे कि 3–डी प्रभाव, फिल्म, बैकग्राउण्ड्स, रोटेशन, साइजिंग तथा कॉपिंग।

15. अनियमित ऑब्जेक्ट्स के आसपास रैपिंग करना– हम किसी भी आकृति तथा आकार के ऑब्जेक्ट्स के आसपास टेक्स्ट्स को ठीक उस अनियमित ऑब्जेक्टस के किनारे तक रैप कर सकते हैं।

16. पिक्चर बुलेट्स– हम दस्तावेज में किसी ग्राफिकल इमेज अथवा चित्र को बुलेट के रूप में प्रयुक्त कर सकते हैं।

17. हाइपरलिंक्स– हम किसी भी आंतरिक अथवा बाहरी वेबसाइट पर या अन्य किसी फाइल सर्वर पर रखी ऑफिस फाइल, वेब पेज या अन्य फाइल को लिंक करने हेतु क्लिक कर सकते हैं।

18. दस्तावेज को ई–मेल करना– जिस तरह से हम किसी संदेश को ई–मेल करते हैं, उसी तरह से हम एमएस वर्ड से दस्तावेज की कॉपी को सीधे ई–मेल कर सकते हैं । यह ई–मेल द्वारा दस्तोवज पर सामंजस्य करना सरल बनता है, क्योंकि हम अटैचमेंट को खोले या सेव किए बगैर दस्तोवज को सीधे एडिट कर सकते हैं। वर्ड से संदेश HTML फॉर्मेट में होते हैं।