फॉरमेटिंग क्या होती है? आप एक डॉक्यूमेंट को कितने प्रकार से फॉरमेट कर सकते है |

फॉरमेटिंग का अर्थ है–डॉक्यूमेंट को प्रदर्शन योग्य बनाना । इसका प्रयोग डॉक्यूमेंट को उचित विन्यास, मार्जिन, फोन्ट बराबर इम्फेसिस के साथ, उचित हेडिंग तथा सब हेडिंग एवं फोंट साइज के साथ पेश करना है।

फॉरमेटिंग के विभिन्न तरीके

एम.एस. वर्ड में ये दो तरह से की जा सकती है एक तरीका एम.एस. वर्ड के ऑटो फार्मेट को प्रयोग करना है, जहाँ एम.एस. वर्ड खुद ही सिलेक्टेड टेक्स्ट पर विन्यास आरोपित कर देता है। दूसरे तरीके से आप खुद ही तय कर सकते हैं कि किस तरह फॉरमेटिंग करेंगे।

ऑटो फॉरमेट– एक डॉक्यूमेंट को टाइप करने के बाद फॉरमेट मेनु से ऑटो फॉरमेट का ऑप्शन ले सकते हैं। किसी टेक्स्ट को ऑटो फॉरमेट करने के लिए आप माउस की मदद से उसे सिलेक्ट वाले एवं फिर फॉर्मेट मेनू से ऑटोफॉरमेट का चयन करें।

कस्टमाइज्ड फॉरमेटिंग– इसका अर्थ है शब्द का फोंट, उसकी साइज,कलर तय करना । फोंट स्टाइल का प्रयोग करके शब्द का रूप बदला जा सकता है।

एक व्यक्ति फोंट बॉक्स से फोंट, साइज बॉक्स से साइज तथा कलर बॉक्स से कलर पसंद कर सकता है। इसके लिए फॉरमेटिंग टूलबार में उपलब्ध विभिन्न Icons को क्लिक करना पड़ता है।

बोल्ड– टैक्स्ट को सिलेक्ट करते हैं तथ Bold बटन को दबाया जाता है।

इटालिक्स– टैक्स्ट को सिलेक्ट करते हैं तथा इटालिक्स बटन को दबाया जाता है।

अंडरलाइन– टैक्स्ट को सिलेक्ट करते हैं तथा अंडरलाइन बटन को दबाया जाता है ।

सबस्क्रिप्ड एवं सपरस्क्रिप्ड– एक व्यक्ति टैक्स्ट में सबस्क्रिप्ट अथवा सुपरस्क्रिप्ट को जोडा जा सकता है जैसे C पहले वह टेक्स्ट जिसे सबस्क्रिप्ट या सुपर स्क्रिप्ट की तरह दिखाना है उसे सिलेक्ट करें तथा

क्लिक®फोंट®सबस्क्रिप्ट/सुपरस्क्रिप्ट ।

उदा:सुपरस्क्रिप्ट : Ist

सबस्क्रिप्ट : Ip

लाईन स्पेसिंग– आप अपनी आवश्यकतानुसार लाइनों के बीच की जगह निर्धारित कर सकते हैं। फॉरमेट पर क्लिक करें और मेनु में से पेरेग्राफ ऑप्शन सिलेक्ट करें एक डायलोग बॉक्स खलता है जिसमें से आप सिंगल या डबल लाइन स्पेसिंग अपनी आवश्यकतानुसार चुन सकते हैं।

अलाइनमेंट– एम.एस. वर्ड में चार तरह के अलाइनमेंट टेक्स्ट एवं चित्र के लिए उपलब्ध है। ये हैं-

1 लेफ्ट अलाइनमेंट, 2. राइट अलाइनमेंट, 3. सेंटर अलाइनमेंट,4. जस्टीफिकेशन ।

पहले तो एम.एस. वर्ड सभी टेक्स्ट को लेफ्ट अलाइड ही करता है। पेरेग्राफ को सिलेक्ट करें तथा फॉरमेट टूलबार पर चाही अलाइनमेंट स्टाइल पर क्लिक करें।

बॉर्डर– एमएसवर्ड डॉक्यूमेंट में किसी पेरेग्राफ को विशेष रूप से उभारने के लिए बॉर्डर का उपयोग कर सकते हैं, इसमें डॉक्यूमेंट में भी विशेष प्रभाव पैदा होता है। बॉर्डर कलर में भी बनाये जा सकते हैं।

केस चेंज– एमएसवर्ड पाँच तरह के टेक्स्ट केस को प्रदर्शित करता है जो उपयोगकर्ता अपनी सुविधानुसार उपयोग में ला सकता है। केस बदलने के लिए फॉरमेट को क्लिक करें, फिर चेंज केस को क्लिक करें तथा पेरेग्राफ को चुनें । पाँच केस हैं–

(1) सेंटेंस केस– सेंटेंस का पहला करेक्टर केपिटल हो जाता है तथा बाकी करेक्टर वैसे ही बने रहते हैं।

(2) लोअर केस– चुने गये करेक्टर्स लोअर केस बन जाते हैं।

(3) अपर केस– चुने गये सारे करेक्टर्स अपर केस बन जाते हैं।

(4) टाइटल केस– चुने गये वाक्य के हर शब्द का पहला अक्षर केपिटल हो जाता

(5) टोगल केस– चुने गये वाक्य का हर केपीटल अक्षर लोअर एवं हर लोअर अक्षर केपिटल बन जाता है।

एक बुलेट लिस्ट बनाना– कभी–कभी डॉक्यूमेंट के कुछ हिस्सों को एक लिस्ट के रूप में दिखाना जरूरी हो जाता है। वह हिस्से जहाँ आप को किसी का ध्यान आकर्षित करना हो ऐसे पाइंट्स को नंबर अथवा बुलेट लगाना जरूरी है। इससे डॉक्यूमेंट का विन्यास एवं प्रभाव बढ़ता है।

नंबर तथा बुलेट डालना– पेरेग्राफ को चुनें फॉरमेट मेनु को क्लिक करें तथा बुलेट एवं नंबरिंग को क्लिक करें। स्क्रीन पर एक डॉयलॉग बॉक्स आयेगा।

नंबर्ड स्टाइल लगाने के लिए नंबर टूल पर क्लिक करें। डिफाल्ट रूप में बुलेडेट लिस्ट दिखा नई बुलेट स्टाइल प्राप्त करने के लिए डॉयलाग बॉक्स में से बुलेट स्टाइल चन सकते हैं।