PRESENTATION PACKAGE

Introduction :-

Power Point Office XP में दिया गया एक ऐसा महत्त्वपूर्ण Program हैं, जिसकी सहायता से हम अपने Presentation को योजना बनाकर Presentation के रूप में Design कर सकते हैं। इसे Program की सहायता से हम अपने विचार, रंगों, ध्वनि एवं Animation से सुसज्जित करके Present कर सकते हैं। विशेष प्रभाव, रंग, ध्वनि, त्रि-आयामी आकृतियों आदि को प्रयोग करके इस Program की सहायता से हम अपनी Presentation अत्यंत प्रभावशाली रूप से तैयार कर सकते हैं। आजकल व्यापार एवं शिक्षा में Presentation का अपना विशेष महत्त्व हैं। Company Manager, विपणन अधिकारी, शिक्षक, प्रबन्धक आदि व्यावसायिक व्यक्तियों के लिए Presentation अत्यन्त उपयोगी हैं। इस Program की सहायता से किसी Presentation के लिए Slides, Handouts, Speaker’s Notes तैयार किए जा सकते हैं, साथ ही Presentation की Outline को भी तैयार किया जा सकता हैं।

Slides :- Slides हमारे Presentation के अलग-अलग Pages हैं। Slides में Titles, Text, Graphs, Drawn Objects, Clip Art आदि भी सम्मिलित हो सकती हैं। Slide का Black & White Print भी निकाला जा सकता हैं, इसकी Transparencies आदि भी बनाई जा सकती हैं।

Handouts :- Handouts हमारे Presentation को Support प्रदान करते हैं। हम अपने Presentation से पूर्व अपनी Audience में ये Handout वितरित कर सकते हैं। Handouts में हमारी Slide के ही छोटे-छोटे Print, एक Page पर  2, 3 या 6 करा सकते हैं। यदि हम चाहें तो कुछ अन्य जानकारी भी इस Handout पर Print कर सकते हैं जैसे – हमारी Company का Name एवं प्रत्येक Page पर No. Date इत्यादि।

Speaker’s Notes :- इस Program में Speaker (बोलने वाला) के लिए Speaker Notes भी तैयार किए जा सकते हैं। Speaker’s Notes के प्रत्येक Page पर एक Slide एवं इसके नीचे speaker’s के लिए कुछ भी Notes Type किया जा सकते हैं। Speaker जब Presentation के समय Slide Show होते समय कुछ बोलता हैं तो ये Notes उसे बोलने के लिए तथ्य प्रस्तुत करने में सहायता प्रदान करते हैं।

Outlines :- जब हम किसी Presentation को तैयार कर रहे होते हैं तब हमारे पास एक Option Outline के रूप में कार्य करने का होता हैं। इस रूप में Title एवं Main Text

प्रदर्शित होता हैं परन्तु Art एवं Text Tool की सहायता से। Type किया गया Text प्रदर्शित नहीं होता। हम इस Outline का Print भी प्राप्त कर सकते हैं।

5.1 Creating, Opening and Saving presentations

Creating Presentation :- Office XP Installed होने पर Start Menu मैं Programs उप-Menu में Power Point का Option दिया होता हैं। इस Option पर आकर Click करने पर Monitor Screen पर Power Point चित्रानुसार Display होता हैं –

Power Point XP के Load होने पर Monitor Screen पर Power Point की Window the Right Side में एक Task Pane भी Display होता हैं। इस Task Pane में नया Power Point Presentation बनाने से सम्बन्धित विभिन्न Options दिए होते है, इन Options का प्रयोग Power Point में नये Presentation बनाने के लिए किया जाता है। Task Pane में Power Point presentation create करने के लिए मुख्यतयः 3 Options महत्त्वपूर्ण होते हैं जो निम्न प्रकार है :-

Blank Presentation :- Blank Presentation में आपको स्वयं Background, Place holder और Design तैयार करना पड़ता हैं। इसमें केवल आपको Slides के Layout के कई Options दिये जाते हैं।

From Design Templates :- जो आपको पहले से Design की हुई Background की सुविधा प्रदान करता हैं।

From Auto Content Wizard :- जो आपको प्रस्तुति बनाते समय चरणों में निर्देश देता हैं प्रत्येक चरणों में निर्देश देता हैं। प्रत्येक चरण में Options को चुन कर आप प्रस्तुति बना सकते हैं।

Opening Presentation :- Presentation किसी भी File को Open करने के लिए File Menu में उपस्थित Open Command पर Click करके अथवा Standard menu में open Icon पर click करके या New

Presentation Task Pane (कार्य फलकों में ) Open Presentation के अन्तर्गत More Presentation पर Click करके इसे Open कर सकते हैं। तब हमें एक Open का Dialog Box दिखाई देता हैं, जिसमें से Look In List पर Click करके उपस्थित Drive में से अथवा folder में से एवम् Select की गई Location में से File को Open कर सकते हैं किसी भी Folder में उपस्थित File पर Double Click करके भी उसे Open कर सकते हैं।

Saving Presentation :- किसी भी बनी हुई presentation को Save करने के लिए File Menu में उपस्थित Save Command या Standard Tool Bar में दिये हुए Icon पर Click करके Open हुई File को Save कर सकते हैं। ज्योहिं हम Save पर click करते हैं एक Dialog Box appear हो जाता हैं। इस Dialog Box में Save in Drop Down सूची पर click करने से Drive का नाम तथा Folder का नाम प्रदर्शित होता हैं जिस किसी में भी हम File को Save करना चाहते हैं उसे Select कर File नाम दे दिया जाता हैं। यदि हम File को किसी अन्य Folder में Save करना चाहते हैं तो Save in के सामने ही Create new folder button पर Click करके एक नया folder बना सकते हैं तथा उसमें भी file को Save किया जा सकता हैं। इसी Dialog Box में नीचे की तरफ दो List Box display होते हैं जिसमें एक Box में तो File का नाम दिया जाता हैं तथा दूसरे Box में File का प्रकार दिया जाता हैं हम File को अलग Format में भी Save कर सकते हैं। नाम तथा format निर्धारित करने के बाद Save Button पर Click कर दिया जाता हैं। By default File का नाम presentationl.1, preseation.2 इत्यादि होता हैं। इसमें बनी Files का Extention .ppt होता हैं।

5.2 Creating The Look Of Presentation :-

Power Point Presentation को बनाने का मुख्य कारण आकर्षक तरीके से दूसरों के सामने प्रस्तुत करना होता हैं, इसके लिए निम्न बातों को ध्यान रखा जाना चाहिये।

1.अपने स्वयं की Theme select या Create करना

2.अपने Message को आसानी से दूसरों तक पहुँचाने के लिए audio तथा video का प्रयोग करना।

3.मुख्य points को highlight करने के लिए graphics सुविधाओं का प्रयोग करना।

4.आवश्यकतानुसार animations तथा transitions का प्रयोग करना।

5.On-Screen तथा Print presentations को अलग-अलग प्रकार से consider करना।

6.प्रस्तुतीकरण करते समय notes pages तथा handouts का प्रयोग करना।

7.File की size को manageable रखना।

8.प्रस्तुतीकरण देते समय यह ध्यान रखना की viewers को क्या दिखाया जा रहा हैं।

5.3 Working In Different Views, Working With Slides

Working In Different Views :- Power Point हमें Slides के सम्पादन को सरल बनाने के लिए  कई प्रकार के views प्रदान करता हैं। Presentation की Slides को विभिन्न प्रकार से Monitor Screen पर देखने के लिए इसकी Horizontal Scrollbar पर Left Side दिए गए Icons का अथवा इसके View Menu एवं Slides Show Menu में दिए गए Options का प्रयोग किया जाता हैं। एक समय में हम केवल एक view का ही प्रयोग कर पाते हैं। Presentation बनाते समय सामान्यतयः Normal View का प्रयोग किया जाता हैं। Power Point के ये विभिन्न views निम्न प्रकार हैं :-

Normal View :- Power Point की Window में Horizontal Scrollbar पर Left Side 5 Tool Icons display होते हैं। इनमें से पहला Tool Icon Normal View होता हैं। इस Tool Icon पर Click करने पर Presentation की Slides का Display Monitor Screen पर निम्न चित्रानुसार होता हैं।

Slides का इस प्रकार का Display Power Point के View Menu के Option Nomal View का प्रयोग करके भी निर्धारित किया जा सकता हैं। इस प्रकार के display में Left Side Presentation की सभी Slides पर दी गई Information Display होती हैं और इस भाग में Select की गई Slides का Display इस Window में Right Side होता हैं। Presentation के इस प्रकार के Display में हम Slides को सम्पादित कर सकते हैं साथ ही Speakers Notes भी तैयार कर सकते हैं।

Slide Sorter View :- Power Point के Window में Horizontal Scrollbar पर Left Side दिए गए Tool Icons में से चौथा Tool Icon Slide Sorter View होता हैं। इस Tool Icon पर Click करने पर Presentation Slides का Display Power Point के View Menu

दिए गए Option Slide Sorter का प्रयोग करके भी निर्धारित किया जा सकता हैं। इस प्रकार के Display में इस Presentation की सभी Slides का Display Monitor Screen पर होता हैं। Slide Sorter View में एक बार में Monitor Screen पर अधिकतम 12 Slides का Display हो सकता हैं। इस प्रकार के Display में Slides के क्रम का निर्धारण किया जा सकता हैं।

Slide Show View :- Power Point की Window Horizontal Scrollbar पर Left Side दिए गए Tool Icons में से पाँचवां और अन्तिम Tool Icon Slide Show होता हैं। इस Tool Icon पर Click करने पर Presentation की Slide Show प्रारम्भ हो जाती हैं और Monitor की पूरी Screen पर एक-एक करके Slide निर्धारित किए गए क्रम में display होती हैं। यदि Presentation में एक Slide से दूसरी Side के Display के मध्य कोई Time निर्धारित किया गया हैं तो उस समय के अनुरूप स्वतः ही अगली Slide Monitor Screen पर Display होती है और यदि समय का निर्धारण नहीं किया हैं, तो Keyboard पर Page down Key को दबाने से अगली Slide Monitor Screen पर display होता हैं। यदि Slide में Animation प्रभावों का प्रयोग किया गया हैं तो वे प्रभाव निर्धारित किए गए समय के अनुरूप display होते हैं अथवा Page Dn Key का प्रयोग करने पर Presentation के इस प्रकार का Display Power Point 2000 के View Menu अथवा Slide Show Menu में दिए गए Option Slide Show का प्रयोग करके भी किया जा सकता हैं।

Note Page View :- View Menu में Slide Sorter के नीचे दिए गए Option Note Page का प्रयोग Presentation की प्रत्येक Slide के लिए Speaker’s Note बनाने के लिए किया जाता हैं। इस View में ऊपर की ओर Slide Display होती हैं और इसके नीचे एक Text Box. इस Text Box में उपरोक्त Slide से सम्बन्धित Notes Type कर दिए जाते हैं। अब इन Notes का Print निकाल दिया जाता हैं और वक्ता को दे दिया जाता हैं। वक्ता अपना वक्तव्य देते समय इन Notes की सहायता लेता रहता हैं।

5.4 Adding And Formatting Text, Formatting Paragraphs

Addting And Formatting Text :- किसी भी Slide में text को add करने के लिए दो तरीको का प्रयोग किया जा सकता हैं।

1. किसी text slide को select करके।

2. Text Box का प्रयोग करके। Text Slide को Add करने के लिए Format Menu में Slide Layout Option का प्रयोग किया जाता हैं जिससे एक task pane में विभिन्न प्रकार के slide layouts display होते हैं। उनमें से text slide को select करने पर वह मुख्य Screen पर display हो जाती हैं तथा हम उसमें कोई भी Text add कर सकते हैं।

Formating Text :- Text Formatting के अंतर्गत Text के Font का आकार, Style, color इत्यादि बदला जा

सकता हैं तथा साथ ही उसे कई प्रकार के Effects भी दिये जा सकते हैं। Text formatting में Font को परिवर्तित करने के लिए Format menu के Font Option का प्रयोग किया जाता हैं। Font पर Click करने से निम्न Dialog Box Display होता हैं।

इस Dialog box में Font के नीचे दिये गये Options में से इच्छानुसार Font का चयन किया जा सकता हैं, जैसे – Times New Roman, Arial इत्यादि। Font Style के अंतर्गत उपलब्ध चार Options – Regular, Bold, Italic & Bold Italic में से पसन्द के अनुसार किसी एक का चयन किया जा सकता हैं। Default Style Regular होती हैं।

Size Option में Font की विभिन्न Size Points में दी गयी होती हैं। Font Size 8 से 72 Point तक की Font Size उपलब्ध रहती हैं। Font Dialog Box में Color Drop Down list में से Color चुन कर Text के Color को बदला जा सकता हैं। Font Dialog Box में Effects Option के अन्तर्गत Underline, Shadow, Emboss, Superscript & subscript इत्यादि सुविधाएं उपलब्ध रहती हैं। जिनके द्वारा Text को विभिन्न Effects दिये जा सकते हैं। ये सभी Options Formatting Toolbar के अंतर्गत भी उपलब्ध रहते हैं जहाँ से सीधे ही उनको Select कर text पर apply किया जा सकता हैं।

Formatting Paragraphs :- किसी भी Type किये गये Text Paragraphs को आकर्षित बनाने के लिए Paragraph Formatting भी की जाती हैं। इसके अंतर्गत Text Alignment, Line Spacing, Indents इत्यादि शामिल होते हैं। Powert Point में किसी Paragraph को चार तरह से Align किया जा सकता हैं: –

(1) Left Align :- इसमें सम्पूर्ण Paragraph Left Side से सामानान्तर होता हैं।

(2) Right Align :- इसमें सम्पूर्ण Paragraph Right Side से सामानान्तर होता हैं।

(3) Centre Align :- सम्पूर्ण Paragraph मध्य से फैलाव बनाता हैं।

(4) Justify Align :- बायीं और दायीं ओर तरफ से Paragraph समानान्तर होता हैं।

Power Point में Paragraphs की Lines के बीच की Specing को भी बढ़ाया या घटाया जा सकता हैं। इसके लिए Format Menu में Line Spacing को Select किया जाता हैं जिससे निम्न dialog box प्रदर्शित होता हैं।

इस dialog box में तीन parts होते हैं :- Line Spacing, Before Paragraph & After Paragraph

Line Spacing :- Line Spacing द्वारा Paragraph की विभिन्न Lines के बीच की दूरी को घटाया या बढ़ाया जा सकता हैं।

Before Paragraph :- Before Paragraph के द्वारा किसी Paragraph से पहले का space निर्धारित किया जा सकता हैं।

After Paragraph :- After Paragraph के द्वारा किसी Paragraph से बाद का space निर्धारित किया जा सकता हैं। Indentation Adjust करने का कार्य Ruler Bar की सहायता से किया जा सकता हैं, जिसमें किसी Paragraph या Line की left margin या right margin से दूरी निर्धारित कि जाती हैं।

5.5 Checking Spelling And Correcting Typing Mistakes

Spelling :- यह Tool Menu का Option हैं। इस Option की सहायता से हम Document में Text की Spelling को Check कर सकते हैं तथा गलत Spelling को उसमें दर्शाई गई सही Spelling द्वारा Replace कर सकते हैं।

Power Point में text type करते समय Text में यदि किसी शब्द के नीचे एक लाल रंग की लहरदार रेखा Display होती हैं, तो इसका तात्पर्य यह होता हैं कि type

किए गए शब्द की Spelling गलत हैं। Typist इस Error को उसी समय अपने विवेक एवं ज्ञान भी ठीक कर सकता हैं और Power Point की सहायता से भी। इस समय Power Point से सहायता प्राप्त करने के लिए Typist को उस शब्द पर Mouse Pointer लाकर Mouse का Right Button दबाना होगा। अब Monitor Screen पर एक Shortcut Menu Display होता हैं। इस Shortcut Menu में ऊपर की ओर इस Error को दूर करने के लिए अन्य Option दिए होते हैं। इनमें से उचित Option को चुनकर इस Error को दूर किया जा सकता हैं।

Tools Menu में Spelling Option को Select करने पर Monitor Screen पर निम्न चित्रानुसार Spelling dialog box display होता हैं।

इस Dialog Box में ऊपर की ओर Error से सम्बन्धित जानकारी display होती हैं और इसके नीचे Error के साथ कुछ अन्य शब्द भी प्रदर्शित होते हैं।

इस List में प्रथम शब्द को word इस Error के निवारण के सर्वोपर्युक्त मानता हैं यदि आपके अनुसार इस शब्द के अतिरिक्त इस List में दिया गया कोई अन्य शब्द उचित है तो उस शब्द को चुनकर Push Button Change पर Click करने से गलत शब्द चुने गए शब्द से बदल जाता हैं।

यदि हम Push Button Change All पर Click कर देते हैं तो यह गलत शब्द Slide में जिस-जिस स्थान पर प्रयोग किया गया होगा, वहाँ पर यह सही हो जाता हैं।

इस Dialog Box में दिए गए Push Button Ignore का प्रयोग उस समय किया जाता हैं जब हमें यह विश्वास होता हैं। कि हमारे द्वारा type किए गए शब्द की spelling सही हैं।

यदि हम Psuh Button Ignore All का प्रयोग करते हैं तो Slide में जिस स्थान पर भी इस शब्द का प्रयोग हुआ होगा, अब Spelling की जाँच के दौरान उस शब्द को गलत शब्द के रूप में display नहीं किया जाएगा। Push Button Add पर Click करके हम Highlight शब्द को, जिसे कि Powerpoint त्रुटिपूर्ण दर्शा रहा है और हम उसे ठीक समझते हैं, Powerpoint की Dictionary में जोड़ सकते हैं।

5.6 Making Notes Pages And Handouts

Notes Pages :- प्रस्तुतकर्त्ता द्वारा अपनी बात को प्रभावशाली ढंग से प्रस्तुत करने के लिए Notes Pages का प्रयोग किया जाता हैं। Notes Pages के अंतर्गत प्रस्तुतकर्ता Slide के नीचे अपने लिए Tips लिखता हैं जिनमें उस Slide से सम्बन्धित जानकारी लिखी जाती हैं। इनका प्रयोग प्रस्तुतकर्ता द्वारा Presentation के समय समझाने में help के लिए किया जाता हैं। Notes Pages बनाने के लिए Power Point में view menu में से notes pages पर click किया जाता हैं। जिससे notes page view प्रदर्शित होता हैं तथा slide के नीचे notes लिखने के लिए एक Text Box प्रदर्शित किया जाता हैं उस text box में विभिन्न Tips लिखे जा सकते हैं। इनका प्रयोग Slide show के समय प्रस्तुतकर्त्ता द्वारा किया जा सकता हैं।

Handouts :- Handouts बनाये गये Presentation का Printed स्वरूप होता हैं। इनका प्रयोग प्रस्तुतकर्त्ता द्वारा Presentation से पहले या बाद में व्यक्तियों को बाँटने के लिए किया जाता हैं। एक Page पर 2, 3, 4, 6 या 9 Slides को रखा जा सकता हैं। Handouts व्यक्तियों में बाँटने से उनके लिए उसे समझ पाना आसान हो जाता हैं। Handouts को Print करने के लिए Print Dialog Box में Print What Option में Handouts को Select किया जाता हैं इसी Dialog Box में एक Page पर कितनी Slides Printing करनी हैं, से सम्बन्धित Options को भी Choose किया जा सकता हैं।

5.7 Drawing And Working With Objects

Drawing :- Power Point में हम विभिन्न प्रकार कि आकृतियां बना सकते हैं तथा पूर्वनिर्मित आकृतियों को परिवर्तित भी कर सकते हैं। इसके लिए View Menu से

Toolbars Option द्वारा Drawing Toolbar को Select कर देने पर Power Point की Screen के नीचे की तरफ Drawing Tool Bar display हो जाता हैं जिसमें निम्न मुख्य Graphic tools उपलब्ध रहते हैं।

Line :- रेखा खींचने के लिए Line बटन का प्रयोग होता हैं। इसके लिए Line Button पर Click करें एवं वाँछित स्थान पर Click करें और इच्छानुसार Drag करें।

· Arrow :- तीर बनाने के लिए Arrow Button पर Click करके इच्छानुसार वाँछित स्थान पर Click करें Drag करें।

· Rectangle :- आयत खींचने के लिए Rectangle Button का प्रयोग करें। इस बटन को Shift के साथ प्रयोग करने पर वर्ग की आकृति बनाई जा सकती हैं।

· Oval :- अण्डाकार आकृति के लिए Oval Button का प्रयोग करें। वृत बनाने के लिए इस बटन का प्रयोग करते समय Shift दबाये रहें।

· Word Art :- इसके द्वारा हम किसी भी Text को विभिन्न प्रकार की Styles में Show कर सकते हैं इसके लिए इसके Dialog Box में विभिन्न Text Styles उपलब्ध कराई गई हैं।

· Organization Chart :- इसका प्रयोग करके हम किसी संस्था में कर्मचारियों की स्थिति Diagram के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं।

· Clip Art :- इसके अंतर्गत, हमें Dialog Box में पूर्वनिर्मित Pictures उपलब्ध रहती हैं जिन्हें वाँछित जगह पर Insert किया जा सकता हैं।

· Insert Picture :- इस Option पर Click करने से एक Dialog Box Open होता हैं जिसमें से हम पहले से बनी हुई Pictures Files को Select कर वाँछित जगह पर Insert कर सकते हैं।

Object :- इस Option का प्रयोग किसी अन्य Application Program से कोई Object Insert करने के लिए किया जाता हैं। इस Option का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर Insert Object Dialog Box Display होता हैं। इस Dialog Box में Object type के नीचे वाले भाग में विभिन्न प्रकार के Application Programs की List Display होती हैं। इस List में से हम उस Program को चुन सकते हैं, जिस Application Program के Object को हम अपनी Presentation में Insert करना चाहते हैं। अब इस Dialog Box में दिए गए 2 Option Create New एवं Create from File में से Create New Option को Select कर उस Program में जाकर वांछित Object को तैयार करके Alt+F4 को दबाकर बनाए गए Object को Slide पर Insert कर सकते हैं एवं Create from File Option को Select करने पर हम किसी File में स्थित Object को वर्तमान Slide में Insert कर सकते हैं।

इस Option द्वारा हम Windows की OLE (Object Linking & Embeding) की सुविधा का प्रयोग भी कर सकते हैं जिसके अंतर्गत किसी एक Windows application को दूसरी application में Call किया जा

सकता हैं तथा उसकी सुविधाओं का प्रयोग किया जा सकता हैं।

5.8  Adding Clip Art And Other Pictures

Picture :- Power Point के Insert Menu में Picture Option का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर इसका एक उप-Menu Display होता हैं। इस उप-Menu में दिए गए पहले Option Clip Art का प्रयोग वर्तमान प्रस्तुति में Microsoft Clipart Gallary से किसी Clipart को Insert करने के लिए किया जाता हैं। From File Option का प्रयोग वर्तमान Presentation में Picture Format की किसी File को Insert करने के लिए किया जाता हैं। इस Option का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर Insert Picture Dialog Box Display होता हैं। इस Dialog Box में से वाँछित Picture File को Select कर Push Button OK पर Click करने पर वर्तमान Presentation की उस Slide जो कि इस समय Monitor Screen पर Display हो रही हैं, में Insert हो जाती हैं। Picture Option में Word Art का प्रयोग कर हम किसी भी Text को विभिन्न प्रकार की Styles में Show कर सकते हैं इसके लिए इसके Dialog Box में विभिन्न Text Styles उपलब्ध कराई गई हैं। इसी प्रकार Auto Shapes का प्रयोग कर Line, Circle, Oval तथा विभिन्न प्रकार के अन्य Shapes भी बना सकते हैं।

5.9 Designing Slide Shows

Slide Show को design करने के लिए निम्न steps को follow किया जा सकता हैं –

1. Creating New File :- PowerPoint Presentation तैयार करने के लिए यह सबसे पहला चरण होता हैं। इसके अंतर्गत सबसे पहले एक नई presentatoin file open की जाती हैं जिसमें हम presentations slide तैयार करना चाहते हैं।

2. Selecting Layouts :- नयी presentation file open करते ही एक blank slide screen पर display होती हैं। साथ ही Right side के Task Pane में Slide Layouts भी display होते हैं जिनमें से आवश्यकतानुसार slide layout select कर लिया जाता हैं कौनसा slide layout select किया जायेगा यह इस बात पर निर्भर करता हैं कि slide पर किस प्रकार की सूचना insert करनी हैं।

3. Prepairing Slide :- जो Layout हमने select किया उसके अनुसार खाली slide screen पर दिखाई देती हैं। उस slide पर दिये गये निर्देशों के अनुसार विभिन्न प्रकार की सूचनाएं insert की जा सकती हैं, जैसे – Click to add title, click to add clip art etc.

4. Inserting Slide :- एक Slide पर कार्य पूरा हो जाने के पश्चात् नई Slide insert की जा सकती हैं। इसके लिए insert menu के slide option या toolbar पर New slide icon पर click किया जा सकता हैं।

5. Use of Animation :- Slides पर सूचनाओं को insert कर देने के पश्चात् उनके प्रस्तुतीकरण को प्रभावी बनाने के लिए animations का प्रयोग किया जा सकता हैं। Animation में विभिन्न effects एवम् उनके अनुरूप ही sound set किये जा सकते हैं। ये effects mouse click या automatically after के साथ set किये जा सकते हैं।

6.Slide Show :- पूरे Presentation की सभी slides को animated करने के पश्चात् उन सभी slides को show करके देख सकते हैं। इसके लिए view menu में से slide show पर click किया जायेगा।

5.10 Running And Controlling A Slide Show

Running Slide Show :- PowerPoint presentation तैयार हो जाने के पश्चात् इन Presentations को विभिन्न तरह से run करवाया जा सकता हैं, इन्हें Run करने के लिए निम्न options उपलब्ध होते हैं जो इस प्रकार हैं –

4. View menu के slide show option को click करके।

5. Fuctions key F5 का उपयोग करके।

6. Slide show के पहले option view show पर click करके।

7. Left Pane के नीचे Icon पर Click करके।

Controlling Slide Show :-

On Mouse Click :- यदि Slide Transition Set करते समय इस option को भी select किया गया हैं तो presentation के run होते समय mouse click करने पर next slide appear होती हैं।

Automatically After :- यदि Slide Transition Set करते समय इस option को भी select किया गया हैं तो presentation के run होते समय set किये गये समय के अनुसार automatically next slide appear होती रहती हैं।

Reharsal Timing :- इस Option का प्रयोग Slide पर विभिन्न Objects के Display का समयान्तराल एवं Slide के बदलने का समयान्तराल निर्धारित करने के लिए किया जाता

हैं। इस Option का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर Slide show view display होता हैं। इस View में चित्रानुसार Dialog Box Display होता हैं। इस Dialog Box में Left Side ओर दिए गए Push Button पर click करने पर Slide के Objects का display एक-एक करके होता हैं। जितने समय बाद हम Click करते हैं वह समयान्तराल इसके लिए निर्धारित हो जाता हैं।

Record Narration :- इस Option का प्रयोग Slide Show के दौरान slide से सम्बन्धित Narration को Record करने के लिए किया जाता हैं। इस Narration को Record करने के लिए Computer में sound card एवं एक Microphone आवश्यक हैं। Narration को Record करने के उपरान्त जब हम Slide Show करते हैं तो Monitor Screen पर Left Side नीचे एक Sound Icon display होता हैं।

Set Up Show :- इस Option का प्रयोग Slide Show करने से सम्बन्धित निर्धारण करने के लिए किया जाता हैं। इस Option को चुनने पर Monitor Screen पर चित्रानुसार Set Up Show Dialog Box Display होता हैं –

इस Dialog Box के 4 भाग होते हैं। पहले भाग Show Type में दिए गए Options का प्रयोग show का Monitor screen पर Display के दौरान कितनी Slides Display की जानी हें यह निर्धारित किया जाता हैं। Advance Slides वाले भाग में Show के दौरान एक Slide के Display के उपरान्त दूसरे Slide किस प्रकार आएगी, यह निर्धारित किया जाता हैं और Pen Color के नीचे दिए गए Box के Right Side दिए गए down slide पर कुछ लिखने के लिए Pen के रंग का निर्धारण किया जाता हैं।

Action Buttons तथा Action Setting :- इन Options का प्रयोग वर्तमान Presentation को Hyperlink File के रूप में प्रयोग करने के लिए विभिन्न Actions के लिए Buttons एवं Action का निर्धारण करने के लिए किया जाता हैं। Action Buttons Option पर click करने पर इसका उप-Menu Monitor Screen पर display होता हैं। इस उप-Menu में 12 प्रकार के विभिन्न Action Buttons दिए होते हैं। इन Buttons में से वांछित Button को Select कर Slide में वांछित स्थान पर Click करके इस button को लाया जा सकता हैं। Action Settings Option click करते ही Monitor Screen पर Action Setting Dialog Box Display होता हैं। इस dialog box में Presentation में Select किए गए Action Icon के लिए विभिन्न निर्धारण किए जाते हैं।

Hide Slide :- इस Option का प्रयोग वर्तमान slide को slide show के दौरान Display न करने के लिए किया जाता है।

Custom Show :- इस Option का प्रयोग वर्तमान Slide को Slide show में अपनी इच्छा एवं आवश्यकतानुसार display करने के लिए किया जाता हैं। इस Option का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर चित्रानुसार Custom Show Dialog Box Display होता हैं। इस Dialog Box में यदि हमने पहले भी किसी Custom Show का निर्धारण किया हैं तो उसका नाम Custom Shows के नीचे दिए गए Box में diplay होता हैं। चूँकि हमने अभी किसी भी Custom Show का निर्धारण नहीं किया हैं, अतः यह box रिक्त display हो रहा हैं। इस Dialog Box में दिए गए Push Button New पर Click करने पर Define Custom Show Dialog Box में वर्तमान Presentation में स्थित Slides के नाम Left Side के box में Display होते हैं। इनमें से जिस-जिस Slide का display हम Custom Show में चाहते हैं उसे Select कर Push Button Add पर click करके Slide in Custom Show के नीचे दिए गए box में ले आते हैं। इस Box के Right Side ओर दिए गए ऐसे Push Buttons द्वारा इन Slides का Presentation के Custom Show के दौरान Display होने से क्रम का निर्धारण किया जाता हैं। इस Custom Show का नाम Slide Show name के सामने दिए गए Text Box में Type करके निर्धारित किया जाता हैं।

5.11 Printing Presentation :-

Page Setup :- File Menu में दिए गए इस Option का प्रयोग अपनी Presentation में प्रयोग की जाने वाली Slide का आकार एवं प्रस्तुति की प्रथम Slide का क्रमांक आदि निर्धारित करने के लिए किया जाता हैं। इस Option का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर Page Setup का Dialog Box Display होता हैं।

इस Dialog Box में Slide का आकार किस उद्देश्य के लिए निर्धारित किया जाना हैं यह Slide Sized for के नीचे बने Box के Right Side स्थित Down Arrow पर Click करके Display होने वाली List में से निर्धारित किया जा सकता हैं। इस List में Select किए गए उद्देश्य के लिए Power Point में Default आकार Width एवं Height के नीचे Display होते हैं। इस Presentation की प्रथम Slide का क्रमांक इस Dialog Box के नीचे वाले भाग में दिए गए Number Slides From के नीचे दिए गए Text Box में Type करके निर्धारित किया जा सकता हैं। By Default यह 1 होता हैं। Slide एवं उसके Handouts, Speaker’s Notes और Outlines का Orientation, इस Dialog Box Orientation वाले भाग में दिए गए Portrait अथवा Landscape Options में से एक Select कर लिया जाता हैं।

Print :- File Menu दिए गए Option का प्रयोग वर्तमान Presentation की Slides, Handouts, Speakers Note आदि का Print Printer पर प्राप्त करने के लिए किया जाता हैं। इस Option का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर Print Dialog Box Display होता हैं।

इस Presentation में से हमें क्या Print करना हैं यह Print What के सामने बने Box के Right Side स्थित Down Arrow पर Click करने पर Display होने वाली List में से चुना जा सकता हैं। Copies के सामने वाले Box में Print की Copies की संख्या Type की जाती हैं। Slide Range वाले भाग में हम Word की भाँति ही यह निर्धारित करते हैं। कि Presentation में कितनी Slides के Print निकालने हैं। इस Dialog Box में सबसे नीचे 6 विभिन्न Check Box दिए होते हैं। Print to File Check Box को चुनने पर हम अपनी Presentation के Print को Printer द्वारा कागज न प्राप्त करके, File के रूप में प्राप्त कर सकते हैं। Print Hidden Slides Check Box को चुनने पर हम उन Slides का Print प्राप्त कर सकते हैं जिनको हमने Tools Menu में Hide Option का प्रयोग करके Hidden किया हुआ हैं। Black & White Check Box को चुनने पर Slide में Fill किए गए सभी रंगो का Print केवल दो रंगों Black और White अर्थात् Black-White रंगों में प्राप्त किया जा सकता है Scale to Fit Paper Check Box पर  Click करने से Printer Setup में चुने गए आकार के कागज के आकार में Slide का Print प्राप्त किया जा सकता हैं। Pure Black & White Check Box एवं Black & White Check Box में अन्तर केवल इतना है Pictures को भी Grayscale में परिवर्तित करके Print करता हैं। यदि हमें एक से अधिक Copies का Print निकालना हैं और सम्पूर्ण Presentation का Print निकालने के बाद ही अगली Copy का Print निकालना चाहते हैं तो Collate Check Box पर Click करना होगा।