Word Processing

4.1 Word Processing Concepts :-

Word Processing एक ऐसा प्रोग्राम हैं जिसमें Typing का कार्य किया जाता हैं। Word Processing का मुख्य उद्देश्य कम्प्यूटर की सहायता से Document तैयार करना Editing करना Formatting, Store तथा प्रिंट करना होता है। Document का अर्थ Letter, Menu, Report या अन्य किसी भी लिखित सामग्री से हैं। Word Processing का मुख्य लाभ हैं कि इसमें एक बार मैटर लिखने के बाद उसमें Editing तथा Formating करना आसान होता हैं। जबकि Typewriter में छोटी-सी गलती होने पर उसे मिटाया नहीं जा सकता। कुछ समय पहले तक Word Processing के रूप में ‘Word Star’ सबसे अधिक उपयोग में लिया जाता था। WORD STAR एक DOS BASE Package था, परन्तु आजकल MS Word, Word Processing के लिए सबसे अधिक उपयोग में लिया जा रहा हैं। MS-Word में WORD STAR की अपेक्षा कई सुविधाएँ उपलब्ध हैं तथा सबसे मुख्य लाभ यह हैं कि यह एक GUI Based Application Software हैं।

सामान्यतः किसी Word Processor के निम्नलिखित मुख्य कार्य होते हैं।

(1) Document को Type करना।

(2) गलतियों को सुधारना (Editing)

(3) Document को Memory में स्टोर करना।

(4) Text की Formatting करना।

(5) Spelling तथा Grammer Check करना।

(6) Document Print करना।

Word Processor में इसके अलावा और भी खूबिया मौजूद होती हैं, जैसे-Mail Merge करना, Document में Auto Correction करना, Web Page बनाना Document निर्माण के लिए Wizard प्रयोग करना।

Introduction to MS Word :-

यह अत्यन्त शक्तिशाली Word Processor हैं। किसी भी प्रकार के Typing Work को अपनी आवश्यकतानुसार व्यवस्थित करने के लिए हम इस Program को काम में लेते हैं। MS-WORD के अन्दर हम Letter Typing / Application Typing, Tabulation Work आदि बड़ी आसानी से कर सकते हैं। इसके द्वारा कार्यालयों में प्रयोग किये जाने वाले सभी प्रकार के Documents जैसे-Reports जिसमें Tables एवं Chart आदि तैयार किये जा सकते हैं। Word Document एक ऐसा Software होता हैं, जिसके द्वारा कोई भी Document तैयार किया जा सकता हैं तथा उसको Edit किया जा सकता हैं।

MS-WORD को Start करने के लिए Task Bar पर स्थित Start Menu के Sub Menu, Programme में से Ms-Word को Select करना होता हैं, तब Monitor Screen पर MS-Word Program खुल जाएगा और इसमें एक Blank File निम्न प्रकार Display होती हैं :–

इस WINDOW में सबसे ऊपर स्थित Title Bar पर Program के नाम के साथ खुली हुई Document File का नाम भी Display होता हैं। Title Bar के नीचे Menu Bar स्थित होता हैं। इस Menu में विभिन्न कार्यों के लिए विभिन्न Commands Pull Down Menu में स्थित होते हैं।

Menu Bar के नीचे Standard एवं Formatting Tool Bar Display होती हैं। इन Tool Bars पर कार्यों को शीघ्रता से सम्पन्न करने के लिए Commands Icons के रूप में होते हैं।

Ms-Word की Window में Horizontal व Vertical Ruler Bars होते हैं जो कि Print Layout में ही दिखाई देते हैं। इसके द्वारा Text व Graphics को Document के Page पर समायोजित किया जा सकता हैं। इस Window के सबसे नीचे Status Bar होता हैं जो Curser की वर्तमान स्थिति तथा अनेक सूचनाएं समय-समय पर Display होती रहती हैं।

4.2 Saving, Closing, Opening And Existing Document

Save :- किसी भी Program पर कार्य करते समय उसे सुरक्षित करना आवश्यक होता हैं। सुरक्षित किए गए कार्य को हम पुनः प्रयोग में भी ला सकते हैं। यदि हम text को सुरक्षित नहीं करते हैं और कार्य करते समय किसी कारणवश Computer Off हो जाता हैं तो किया गया कार्य स्वतः ही मिट जाएगा। अतः Document पर कार्य करते समय थोड़ी-थोड़ी देर बाद इसे सुरक्षित करते रहना चाहिये।

Word में Document पर किए गए कार्य को तीन प्रकार से सुरक्षित किया जा सकता हैं – Standard Toolbar पर दिए गए Save Icon पर Click करके, Menu Bar पर File Menu में से Save जब हम किसी नई File को पहली बार सुरक्षित करते हैं तो Monitor Screen पर Save As Dialog Box प्रदर्शित होता हैं। इस Dialog Box में Save in के सामने दिए गए Text Box में उस Folder अथवा directory का नाम पाथ सहित Type कर दिया जाता हैं, जिसमें कि हम नई Document File को सुरक्षित करना चाहते हैं। यदि हम इस नाम को Type न करना चाहें तो इस Text Box के दाईं ओर दिए गए Down Arrow पर Click करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित Folder अथवा directory को चुन लेने पर यह नाम स्वतः ही इस Text Box में Path सहित प्रदर्शित होने लगता हैं। इसके नीचे दिए गए Box में इस Folder में स्थित अन्य Files के नामों का प्रदर्शन होता हैं। File Name के सामने दिए गए Text Box, जिसमें कि Doc-1 प्रदर्शित हो रहा हैं, में इस File का नाम type कर दिया जाता हैं। इस Text box के दाईं ओर दिए गए Down Arrow पर Click करने पर इससे पूर्व जिन नामों से Document Files को सुरक्षित किया गया था, उनकी सूची प्रदर्शित होती हैं। Save as Type के सामने दिए गए text box में इस file को किस प्रकार की file के रूप में सुरक्षित किया जाना हैं, यह सूचना दी जाती हैं। By default इस text box के रूप में सुरक्षित करना चाहते हैं तो इस Text Box के दाईं ओर दिए गए Down Arrow पर Click करने पर MS-Word में सुरक्षित की जा सकने वाली File के सम्भावित प्रकारों की सूची प्रदर्शित होती हैं इस सूची में से वांछित File का प्रकार चुनकर file को उसके अनुरूप सुरक्षित किया जा सकता हैं।

Save As :- Save की हुई File को किसी दूसरे नाम से Save करने के लिए काम में लिया जाता हैं, इसमें पुरानी File बनी रहती हैं अर्थात् इसमें पुरानी File की एक Copy हो जाती हैं। इसको Click करने पर भी Save As Dialog Box Display होता हैं।

Close :- पहले से किसी Open File को Close करने के लिए Close Option का प्रयोग किया जाता हैं। File को Title Bar में Close Button पर Click करके भी बन्द किया जा सकता हैं।

Open :- पहले से बनी File को खोलने के लिए Open Option का प्रयोग किया जाता हैं। यह Option File Menu में होता हैं। इसको Select करने से एक Dialog Box प्रदर्शित होता हैं। Dialog Box में Look in के सामने Drives तथा Folders की List Display होती हैं, जिसमें से हम उस Drive या Folder को Select करते हैं, जिसमें File उपलब्ध हैं। जिससे Dialog Box में उपलब्ध विभिन्न Files की List Display हो जाती हैं। जिस File को खोलना हैं। उस पर Double Click करके हम उस File को Open कर सकते हैं। इसका Shortcut Ctrl+O होता हैं।

4.3 Selecting Text, Editing Text

Selecting Text :- Document के किसी भी भाग की Editing करने के लिए सर्वप्रथम उसे Select किया जाता हैं। Text को Select करने के लिए उस text के आरम्भ में cursor रख कर Mouse को Left button दबाये हुए उस स्थान तक cursor ले जाया जाता हैं। जहाँ तक का Text Select करना हैं। इस प्रकार Test का वह Selected हिस्सा Highlight हो जाता हैं।

Editing Text :- Document में Text को Editing करने के लिए Edit Menu का प्रयोग किया जाता हैं। इस Menu में Document File के सम्पादन से सम्बन्धित Option दिए होते हैं। यह Menu चार भागों में बँटा होता हैं। पहले भाग में दिए गए एकमात्र Option का प्रयोग अब से पहले किए गए कार्यों को निरस्त करने के लिए किया जाता हैं। इस Menu के दूसरे भाग में Document में चुने गए भाग को Document में मिटाकर Windows Clipboard पर copy करने Document से बिना मिटाए Windows clipboard पर copy करने, Windows clipboard पर copy किए गए भाग को Document में Cursor के स्थान पर Paste करने से सम्बन्धित तीन Option दिए होते हैं। Edit Menu के तीसरे भाग में document के सभी Objects को चुनने के लिए एक Option दिया होता हैं। इस menu के चौथे भाग में Document में विशिष्ट Text, Format, चिह्नों, Footnote अथवा Add Notes को खोजने के लिए एक Option दिया होता हैं।

Edit Menu में निम्न Option होते हैं :-

Undo :- इस Tool Icon का प्रयोग word में वर्तमान सक्रिय File में किए गए परिवर्तनों को निरस्त करने के लिए किया जाता हैं। Mouse Pointer की सहायता से इस Tool Icon पर click करने अथवा Keyboard पर Ctrl एवं Z ‘keys’ अथवा Alt एवं Backspace ‘key’ को दबाने पर अब से पहले किया गया परिवर्तन निरस्त हो जाता हैं। यदि हमें अब से पहले किए गए एक से अधिक परिवर्तनों को निरस्त करना हैं तो इस Tool Icon के Right ओर दिए गए Down Arrow पर Mouse Pointer की सहायता से Click करने पर प्रदर्शित होने वाली विभिन्न Undo Actions की List में से हम जिस परिवर्तन के लिए Undo का प्रयोग करते हैं List में उससे ऊपर के सभी परिवर्तन Undo हो जाते हैं। यदि यह Icon Active नहीं हैं तो इसका तात्पर्य हैं कि हमने File को save करने के बाद file में कोई परिवर्तन नहीं किया हैं, अर्थात्  Document को Save करने के बाद हम परिवर्तनों को निरस्त अर्थात् Undo नहीं कर सकते हैं।

Redo :- इस Tool Icon का प्रयोग Word में वर्तमान सक्रिय File में निरस्त किए गए परिवर्तनों को पुनः प्राप्त करने के लिए किया जाता हैं। Mouse Pointer की सहायता से इस Tool Icon पर click करने अथवा Alt, Shift एवं Backspace ‘keys’ को दबाने पर निरस्त किए गए परिवर्तन को पुनः प्राप्त किया जा सकता हैं। यदि अब हमें एक से अधिक निरस्त किए गए परिवर्तनों को पुनः प्राप्त करना हैं तो इस Tool Icon के right ओर दिए गए Down Arrow पर Mouse Pointer की सहायता से Click करने पर प्रदर्शित होने वाली विभिन्न Redo Actions की List में से हम जिस Redo का प्रयोग करते हैं List में उससे ऊपर के सभी निरस्त परिवर्तन Redo हो जाते हैं। यदि यह Icon Active नहीं हैं तो इसका तात्पर्य हैं कि हमने File को Save करने के बाद File में किये गए या किए कोई भी परिवर्तन निरस्त नहीं किया हैं अर्थात् document में परिवर्तनों को निरस्त अर्थात् Undo करने के बाद ही इसका प्रयोग किया जा सकता हैं।

Cut :- इस Tool Icon का प्रयोग Word में वर्तमान सक्रिय file के चुने हुए Text अथवा Object को File से मिटाकर Windows के Cliboard पर copy करने के लिए किया जाता हैं। Mouse Pointer की सहायता से इस Tool Icon पर Click करने अथवा Keyboard पर Ctrl+X को दबाने पर वर्तमान सक्रिय document file में चुना गया Text अथवा Object इस file से मिट जाता हैं और Windows के clipboard पर copy हो जाता हैं।

Copy :- वर्तमान सक्रिय File के चुने हुए Text अथवा Object को WINDOWS के Clip Board पर Copy करने के लिए किया जाता हैं। Mouse Pointer की सहायता से इस Icon पर Click करने अथवा Keyboard पर Ctrl+C Key को Press करने पर वर्तमान सक्रिय Document File में चुना गया Text अथवा Object WINDOWS के Clip Board पर कॉपी हो जाता हैं। इस Tool Icon का प्रयोग करने पर यह Document File से मिटता नहीं हैं, इसके प्रयोग से Source Text उसी जगह पर रहता हैं।

PASTE :- इस Option का प्रयोग Cut व Copy किये गये Text को File में किसी दूसरी जगह या अन्य File में ले जाने अथवा Paste करने के लिए किया जाता हैं। Tool Icon पर Click करने अथवा Key Board पर Ctrl+V Key Press करने पर जहाँ पर Cursor होगा वहाँ पर Paste हो जायेगा।

Clear :- Selected Text व Graphic को हटाने के लिए अर्थात् Delete करने के लिए इसका प्रयोग किया जाता हैं। Keyboard पर Delete Key को Press करने पर Selected Text व Graphics हट जाते हैं।

Selected All :- इसका प्रयोग सम्पूर्ण Document या File को एक साथ Select करने के लिए किया जाता हैं। Keyboard पर Ctrl+A Click करने पर सम्पूर्ण Document या File एक साथ सलेक्ट हो जाती हैं।

4.4 Finding And Replacing Text

Find :- इस Option का प्रयोग किसी Open की गयी File में कोई Word या संख्या को ढूँढना (Search) करने के लिए करते हैं। इस Option पर Click करने पर निम्न Dialog Box Display होता हैं। इसका Short Cut Ctrl+F हैं।

इसमें By Default Find Option Selected रहता हैं। Find What के आगे Box में जिस Word या No. को Find करना हैं, उसे लिख दिया जाता हैं। अब Find Next Button पर Click करने पर Cursor सभी समान Word या No पर चला जाता हैं। इसके द्वारा कोई Word या No. पूरे Document में ढूँढा जा सकता हैं।

Replace :- इस Option का उपयोग किसी ओपन की गई File में कोई वर्ड या संख्या के स्थान पर दूसरा वर्ड या संख्या लिखनी हैं, तो इस Option का प्रयोग किया जाता हैं। इस Option पर Click करने पर निम्न Dialog Box Display होता हैं, इसका Short Cut Ctrl+H हैं।

Replace With के आगे बॉक्स में उस वर्ड या संख्या को लिखा जाता हैं, जिसका अन्य वर्ड या संख्या के स्थान पर लिखना हैं, उसके बाद में Replace या Replace All पर Click कर दिया जाता हैं।

Go To :- इस Option का प्रयोग Open Document में वांछित Page, Line, Book Mark, Comment, Table Graphic Heading Footnote, End Note पर सीधे पहुँचा जा सकता हैं। इसका Short Cut Ctrl+G हैं।

4.5 Printing Documents :-

Print Preview :- तैयार किए गए Document का Print Printer पर किस प्रकार का प्राप्त होगा, यह जानने के लिए Word के File Menu में दिए गए Option Print Preview अथवा Standard Toolbar पर दिए गए Tool Icon (Print Preview) का प्रयोग करना होता हैं। इनका प्रयोग करने पर Monitor Screen पर निम्न चित्रानुसार Print Preview Window का Display होता हैं –

इस Window में document के Page के साथ Horizontal एवं Vertical Rulers एवं एक Toolbar भी display होती हैं। इस Window की Toolbar पर दिए गए पहले Tool Icon (Print) पर click करने पर Display होने वाली File का Print निकाला जा सकता है। इस Window की Toolbar पर दिए गए दूसरे Tool Icon (Magnifier) पर Click करने पर Mouse Pointer का आकार display होने वाले Page पर लाते ही Magnifing Glass के अनुरूप हो जाता हैं। इस Magnifing Glass में + का चिह्न प्रदर्शित होता हैं। अब हमें अपने Text का जो भी भाग स्पष्ट रूप से देखना हो वहाँ Mouse Pointer को ले जाकर click करते हैं तो वह भाग इस Window में बड़ा होकर Display होता हैं। इस Magnifing Glass में – का चिह्न display होगा। इस Window की Toolbar पर दिए गए तीसरे Tool Icon (One Page) पर Click करने से document के केवल एक Page का Preview Monitor Screen पर प्रदर्शित होता हैं। इस Window की Toolbar पर दिए गए चौथे Tool Icon (Multi Page) पर click करते ही इसके नीचे एक अन्य Box में 6 छोटे Page (3 Column एवं दो Lines) display होते हैं। हम Monitor Screen पर Pages का क्रम एवं संख्या इस Box में Pages को चुनकर निर्धारित कर सकते हैं। यदि हमें 6 से अधिक Pages का एक साथ Print Preview देखना हैं तो इस Box में Mouse Pointer को Drag करना होगा। इस Window में एक साथ 18 Pages का Print Preview Monitor Screen पर देखा जा सकता हैं। इस Window की Toolbar पर दिए गए पाँचवें Tool Icon 56% (Zoom) Text Box में Pages के Display के आकार को प्रतिशत में type करने पर निर्धारित कर सकते हैं। इस text box के Right ओर दिए गए down arrow पर Click करने पर प्रदर्शित होने वाली List में 12 Option दिए होते हैं, जिनमें से किसी एक को चुनकर हम Screeen पर Page या Pages का Display सुनिश्चित कर सकते हैं। इस Window की toolbar पर दिए गए छठे Tool Icon  (View Rulers) का प्रयोग Print Preview Window में Rulers का display निर्धारित करने के लिए किया जाता हैं। यदि Rulers का Display हो रहा हैं तो इस Icon पर Click करने पर प्रदर्शन बन्द हो जाएगा और यदि प्रदर्शन नहीं हो रहा हैं तो इस Icon पर Click करने पर Rulers का प्रदर्शन होगा। इस Window की toolbar पर दिए गए 7वें Tool Icon (Shrink to Fit) पर click करने पर Document के अंतिम Page पर यदि Text कम हैं तो उसे Print करने से पूर्व इससे पहले Pages में ही Adjust किया जा सकता हैं। इस Window की toolbar पर दिए गए Tool Icon  (Full Screen)पर Click करते ही  Microsoft Word की Title Bar, Menu Bar, Rulers, Scroll Bar और Status Bar प्रदर्शित होनी बन्द हो जाती हैं और Monitor की पूरी Screen पर Document के Page का Print Preview पिछले Page पर दिए गए चित्रानुसार होती हैं। Full Screen Toolbar भी इस Window में प्रदर्शित होती हैं। Full Screen Print Preview से बाहर निकलने के लिए Full Screen Toolbar के Toll Icon Close Full Screen पर अथवा Tool Bar पर Tool Icon Full Screen पर पुनः click किया जाता हैं।

Print :- Word में Document का Print निकालने के लिए इसके File Menu में दिए एक Option Print अथवा इसकी Standard Tool Bar पर दिए गए tool icon Print का प्रयोग किया जाता हैं। Word के File Menu में दिए गए Option Print को चुनते ही Monitor Screen पर Next Page पर दिए गए चित्रानुसार Print Dialog Box प्रदर्शित होता हैं। इसमें Printer के आगे हमारे Computer से जुड़े Default Printer का नाम लिखा हुआ आता हैं। इस dialog box में Push Button में Push Button Properties पर Click करके Printer Setup में आकर Print से सम्बन्धित विभिन्न निर्धारण किए जा सकते हैं। प्रत्येक Printer का सामान्यतः Printer Setup भिन्न-भिन्न होता हैं।

इस Dialog Box में Print What के सामने दिए गए Box के down arrow पर Click करने पर प्रदर्शित होने वाली List में से वांछित विकल्प को चुन लिया जाता हैं। Copies के सामने दिए गए Text Box में यह निर्धारित किया जाता हैं। कि हम जो Print निकाल रहे हैं उसकी कितनी Copy Print करनी हैं? Page Range वाले भाग में यह निर्धारित किया जाता हैं कि File के कितने Pages का Print निकाला जाना हैं? इस भाग में दिए गए Option All को चुनकर हम सम्पूर्ण Document file का Print प्राप्त कर सकते हैं, Current Page को चुनकर हम File को चुने हुए Pages का Print निकाल सकते हैं एवं Pages के सामने दिए गए Box में हमें उन चुने हुए Pages के बारे में Information देनी होती हैं, जिन्हें कि हम Print करना चाहते हैं, जैसे – यदि हमें अपनी file के 1, 3, 6, 7, और 16 Pages संख्या का Pages निकालना हैं तो Box में हम यह Information इस प्रकार देंगें – 1, 3-7, 16  All Pages in Range Option को चुनने पर Page Box में चुने गए सभी Pages का Print पहले Page से शुरू करके प्राप्त किया जाता हैं।यदि Print निकालने के लिए Standard Toolbar पर दिए गए Tool Icon Print का प्रयोग किया जाता हैं Word में तैयार की गई Document File का Print Printer पर सीधे-सीधे प्राप्त होने लगता हैं। इस Tool Icon का प्रयोग करने पर Print Dialog Box प्रदर्शित नहीं होता हैं।

Page Setup :- Word 2000 में तैयार किए जाने वाले document के Page का आकार, हाशिए आदि के निर्धारण के लिए इसके File Menu में दिए गए Option Page Setup का प्रयोग किया जाता हैं। इस Option को चुनने पर Monitor Screen पर निम्न चित्रानुसार Page Setup Dialog Box प्रदर्शित होता हैं –

इस Dialog Box में 4 मुख्य Option – Margin, Paper Size, Paper Source तथा Layout दिए होते हैं। इस Dialog box में वर्तमान Document file के Pages के हाशिये, यदि Page में एक से अधिक Columns का प्रयोग किया जा रहा हैं तो Column के बीच की दूरी एवं Header और Footer की क्रमशः पृष्ठ के ऊपरी एवं निचले सिरे दूरी आदि का निर्धारण किया जाता हैं।

इस Dialog Box में Top: के आगे Page के ऊपरी भाग, Button: के आगे Page के निचले भाग, Left: के आगे Page के बाएं भाग तथा right: के आगे Page के दाएं भाग से text के दूरी को इन्चों में लिखा जाता हैं। Form Edge: वाले भाग में Header: के सामने दिए गए Text Box में Header की Page के ऊपरी सिरे से दूरी एवं Footer के सामने दिए। गए Text Box में Footer की Page के निचले सिरे से दूरी को इंच में लिखा जाता हैं। इस dialog box में दिए गए check box Mirror Margin: को तब चुना जाता हैं, जब हमें Page के दोनों ओर Print निकालने होते हैं। जब इस Check Box को चुन लेते हैं तो Left के स्थान पर Inside और Right के स्थान पर Outside display होता हैं। यदि इस check Box को नहीं चुनते हैं तो ऊपर Inside के स्थान पर Left और Outside के स्थान पर Right Display होता हैं। यदि हमने Document के कुछ भाग को चुनकर Page setup Option का प्रयोग किया हैं तो इस List में दूसरा Option Select Text होता हैं। इस विकल्प को चुनने पर Page Setup में किया गया निर्धारण document में चुने गए भाग के लिए ही प्रभावी होती हैं। Page Setup Dialog Box के दूसरे मुख्य Option Paper Size को चुनने पर इस dialog box का प्रदर्शन निम्न चित्रानुसार होता हैं –

इस Dialog Box में Paper Size पर के नीचे दिए गए box के right ओर दिए गए down arrow पर Click करने पर Word में दिए गए Paper के विभिन्न आकारों की सूची display होती हैं। इस List में वाँछित आकार का Paper Choose किया जा सकता हैं। चुने गए Paper की लम्बाई और चौड़ाई का display इसके नीचे Width एवं Height में होता हैं। Paper Size में दी गई List में एक Option Custom भी होता हैं। इस Option को चुनकर हम अपनी इच्छानुसार Paper का आकार Width के आगे अपने Page की चौड़ाई और Height के आगे Page की लम्बाई अथवा ऊँचाई की माप इंच में देकर निर्धारित कर सकते हैं। इसके नीचे बने हुए भाग में Page का Paper Orientation निश्चित करते हैं। हमने जो भी Indent Margins Option द्वारा Page के लिए निश्चित किए थे वे Portrait Orientation के लिए प्रभावी होते हैं। यदि हम Paper Orientation Landscape निश्चित करते हैं तो Margins में Top और Bottom Margins इस Orientation के लिए Left और Right Margins हो जाते हैं। इसी प्रकार Inside/Left और Outside/Right Margins इस Orientation के लिए Top और Bottom Margins हो जाते हैं। Push Button Default का प्रयोग Word की Default Paper Size और Orientation Setting को प्रभावी करने के लिए किया जाता हैं।

4.6 Creating And Printing Merged Documents : Mail Merge

Mail Merge :- यह MS-WORD के Tool Menu का महत्वपूर्ण Option हैं। कभी-कभी एक से अधिक व्यक्तियों को पत्र भेजना पड़ता हैं, जिसमें सूचनाएं तो समान होती हैं, परन्तु उनक पते अलग-अलग होते हैं। एक ही सूचना को लिखने से बचने के लिए Mail Merge का प्रयोग करते हैं। Mail Merge को Complete करने के लिए निम्न Steps को follow किया जायेगा :-

Step 1 : Mail Merge Wizard को Start करना Mail Merge Wizard को Start करने के लिए Tools Menu में Letter and mailing Option पर Click करते हैं। Click करने के बाद Screen के दायीं ओर Task Pane display होता हैं, जिसमें 5 Options display होता हैं। जैसे-Letters, E-mail Messages, Envelopes, Labels तथा Directory. इनमें से Letters Option को Select करते हैं।

Step 2 : इस step मे Task pane में 3 Options display होते हैं जनमें Use the current document, start from a template & start from existing document इसमें से Use the current document को select कर Task Pane के नीचे की तरफ select recipient पर click करते हैं।

Step 3 : इस Step में Data Source को तैयार किया जाता हैं। इसके लिए task pane में 3 options display होते है Use and existing list, Select from outlook contacts & type a new list. उपरोक्त options में से type a new list को select किया जाता हैं, जिससे उसी task pane के दूसरे भाग में create option display होता हैं, जिस पर click करने से new address list dialog box display होता हैं।

जिसमें Title, FirstName, LastName इत्यादि fields display होती जिनमें सम्बन्धित सूचनाएँ प्रविष्ट कराई जा सकती है। उसके बाद  New Entry button पर Click करके आवश्यकता अनुसार records भी enter किये जा सकते हैं।

सभी Entries पूरी हो जाने के पश्चात् close button click कर दिया जाता हैं। जिससे Database save करने के लिए dialog box display होता हैं, जिसमें Database का नाम देकर उसे save कर दिया जाता हैं। इसके पश्चात् Mail Merge Task pane में “Write your letter” step को Select  किया जाता है।

Step 4 : इस Step में Task Pane में कई सारे options display होते हैं, जिसमें से More Item Option को Select किया जाता हैं। जिससे Insert Merge Field dialog box display होता हैं जिसमें से database fields को select किया जाता हैं, जिससे data entry किये गये fields की list display होती हैं इनमें से वाँछित fields को document में insert कर दिया जाता हैं। इसके पश्चात् Preview your letter पर click करते हैं।

Step 5 : इस Step में Task के नीचे की ओर दिखाई देने वाले Options “Complete the Merge” पर click किया जाता हैं, जिससे सभी Enter किये गये addresses के अनुसार matter create हो जाता हैं।

Step 6 : इस Step merge documents का print निकाला जा सकता हैं या उनकी editing के लिए उन्हें Screen पर Open किया जा सकता हैं।

4.7 Character And Paragraph Formatting, Page Design And Layout :-

Format Menu Word का महत्वपूर्ण Menu होता हैं। इस Menu में Text की Formating से सम्बन्धित सारे Option दिए होते हैं। यह Menu तीन भागों में बँटा होता हैं। पहले भाग में text का font एवं Paragraph को निर्धारित करने के लिए, Paragraph से पूर्व नम्बर अथवा बुलट (Bullet) का प्रदर्शन निर्धारित करने एवं चुने गए Text अथवा Paragraph के चारों ओर Border बनाने से सम्बन्धित Option दिए होते हैं। दूसरे भाग में Document के Page के लिए themses एवं Styles का निर्धारण करने से सम्बन्धित Option दिए होते हैं। तीसरे भाग में document में inster किए गए object का पुनर्निर्धारण करने से सम्बन्धित एक Option दिया होता हैं।

इस menu में भी नीचे की ओर दो Arrows बने होते हैं। इन पर Click करने पर इए menu में दूसरे भाग के स्थान पर एक नया भाग जुड़ जाता हैं, इस भाग में Document के Page को एक से अधिक Columns में विभक्त करने Tabs को निर्धारित करने, Paragraph का प्रथम अक्षर Text के आकार से बड़ा प्रदर्शित करने एवं इस अक्षर की दिशा के निर्धारण तथा चुने गए Text का Case बदलने से सम्बन्धित Option दिए होते हैं। Text का Case बदलने से अर्थ हैं कि वह Capital Letters में अथवा Small Letters में अथवा इनके विभिन्न combinations में प्रदर्शित करने से हैं। इस Menu के दूसरे भाग जो कि अब तीसरा भाग बन जाता हैं में तीन Option Page की Background को कोई रंग प्रदान करने के लिए Insert किए गए Frame के लिए विशेष निर्धारण करने तथा वर्तमान कार्यकारी Document File को उसके साथ Attach Template File के अनुरूप Format प्रदान करने के लिए और जुड़ जाते हैं।

Font :- Text के font का निर्धारण वाँछित text को चुनकर किया जाता हैं। Text के font के निर्धारिण में text का font बदलना, font का आकार बदलना, font की style बदलना, font का रंग बदलना आदि कार्य आते हैं। Text को बिना चुने Font के निर्धारण के पश्चात् type किया गया Text किए गए निर्धारण के अनुरूप ही type होता हैं। font के निर्धारण के लिए formating toolbar एवं format menu में दिए गए प्रथम Option Font का प्रयोग किया जाता हैं। Formating Toolbar का प्रयोग किया जाता हैं। Formating Toolbar का प्रयोग हम पहले बता चुके हैं, Formating Menu का प्रयोग करना हम यहाँ पर बताएंगे।

Font के निर्धारण के लिए Format Menu का प्रयोग :- Word की Menubar पर Format Menu में दिए गए पहले Option font का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर निम्न चित्रानुसार Font Dialog Box प्रदर्शित होता है –

इस Dialog Box में हम Font, Font की Size, Font की Style के साथ-साथ अक्षरों के बीच की दूरी भी निर्धारित कर सकते हैं। इस Dialog Box के तीन मुख्य Option-Font, Character Spacing और Text Effect होते हैं। पहले मुख्य Option Font को चुनने पर इस Dialog Box का प्रदर्शन उपरोक्त चित्र की भाँति होता हैं। इस Dialog Box में Font की नीचे प्रदर्शित होने वाले Text Box में वाँछित Font का नाम Type करते हैं अथवा इसके नीचे दी गई List में से वाँछित प्रकार का Font चुन सकते हैं। Font Style के नीचे चुने गए Font के लिए हमारे पास उपलब्ध Styles-Regular, Bold, Italic और Bold Italic प्रदर्शित होते हैं। यदि हमारे पास इन चारों में से किसी Font के लिए सभी Styles उपलब्ध नहीं हैं, तो जो भी Styles उपलब्ध हैं, उनकी List यहाँ प्रदर्शित होगी। Text के लिए वाँछित Style इस List में चुनी जा सकती हैं। इसी प्रकार Size के नीचे बने Text Box में text के font का आकार निर्धारित किया जाता हैं। Font को जो भी आकार, Points में देना चाहते हैं, वह संख्या Type कर सकते हैं अथवा इसके नीचे दी गई List में वाँछित आकार चुन सकते हैं। यदि हमें Font की ऊँचाई एक इन्च करनी हैं, तो इसमें 72 type किया जाएगा। एक इन्च में 72 Points होते हैं। Font Color के नीचे दिए गए Box के Right ओर स्थित Down Arrow पर Click करके Text के Font के रंग का निर्धारण किया जा सकता हैं। इस Arrow पर Click करने पर निम्न चित्रानुसार प्रदर्शित होने वाली विभिन्न रंगों की List में से वाँछित रंग चुना जा सकता हैं –

Underline style के नीचे बने Text Box के दाईं ओर दिए गए down arrow पर Click करके text को रेखांकित (Underline) करने के लिए प्रदर्शित होने वाले सत्रह Options में से किसी एक को चुना जा सकता हैं। इनमें से पहले दो Option None और Words only होते हैं। None Option का प्रयोग text रेखांकित न करने एवं Words only का प्रयोग केवल शब्दों को ही रेखांकित करने के लिए किया जाता हैं। Words only Option का प्रयोग करने पर केवल शब्द ही रेखांकित होते हैं उनके मध्य का Space नहीं। यह Space Spacebar अथवा Tab key के प्रयोग से आता हैं। इसके नीचे Text को रेखांकित करने के लिए विभिन्न प्रकार की रेखाओं का प्रदर्शन होता हैं। इनमें से वाँछित रेखा को रेखांकन के लिए चुना जा सकता हैं। इस dialog box के Effects वाले भाग में दिए गए 11 विभिन्न Check Box में से आवश्यकतानुसार एक अथवा अधिक Check Box को चुनकर हम अपने Text के लिए Effect निर्धारित कर सकते हैं। Strikethrough Effect का प्रयोग करने पर Text के मध्य से एक Horizontal पतली रेखा Text को काटती हुई प्रदर्शित होती हैं। Double Strikethrough Effect का प्रयोग करने पर Text के मध्य से दो सामान्तर Horizontal पतली रेखाएं Text को काटती हुई प्रदर्शित होती हैं। इन दोनों Effects में से एक ही Effect को चुना जा सकता हैं। Superscript Check box पर Click करने से Text अपने वास्तविक आकार से छोटा और अपने स्थान से कुछ ऊपर प्रदर्शित होता हैं। Subscript Check Box पर Click करने से Text अपने वास्तविक आकार से छोटा और अपने स्थान से कुछ नीचे प्रदर्शित होता हैं। इन दोनों Effects में से एक ही Effect को चुना जा सकता हैं। Shadow Effect को चुनने पर Text के नीचे Right side text के अनुरूप एक छाया प्रदर्शित होती हैं। Outline Effect का प्रयोग करने पर Text का Font Ouline के रूप में प्रदर्शित होता हैं अर्थात् font के अक्षरों की बाहरी रेखाएं तो चुने गए रंग में प्रदर्शित होती हैं, परन्तु इन रेखाओं के मध्य रिक्त स्थान अथवा सफेद रंग प्रदर्शित होता हैं। Emboss Effect का प्रयोग करने पर Text का प्रदर्शन इस प्रकार का होता हैं कि वह Page से कुछ उठा हुआ-सा प्रतीत होता हैं। Engrave Effect का प्रयोग करने पर Text का प्रदर्शन इस प्रकार का होता हैं कि वह Page में खुरचा हुआ-सा प्रतीत होता हैं। Small Caps Effect का प्रयोग करने पर text के सभी Lower Case के अक्षर Upper Case में परिवर्तित हो जाते हैं, परन्तु इनका आकार Text में Upper Case के अक्षरों से कुछ छोटा होता हैं। All Caps Effect का प्रयोग करने से text में किसी भी Case में type किए गए अक्षर Upper Case में परिवर्तित हो जाते हैं। Hidden Check Box पर Click करने से Text Document में प्रदर्शित नहीं होता। Preview वाले भाग में चुने गए Font के नाम के साथ Font का Style, Font का आकार, Font का रेखांकन, Font का रंग एवं Text के लिए प्रयोग किए गए Effects के अनुरूप प्रदर्शन होता रहता हैं।

इस Dialog Box के दूसरे Option Character Spacing को चुनने पर इसका प्रदर्शन होगा। इस Dialog Box में Scale के सामने दिए गए Text box के Right ओर दिए गए Down Arrow पर Click करने पर प्रदर्शित होने वाली List में Font का Horizontal विस्तार का निर्धारण किया जाता हैं। यदि इस List में से 100% से अधिक चुनते हैं तो इसकी चौड़ाई अधिक तथा यदि 100% से कम चुनते हैं इसकी चौड़ाई कम हो जाती हैं। इसमें Spacing के सामने दिए गए Box के Right Side दिए गए Down Arrow पर Click करके प्रदर्शित होने वाली तीन प्रकार की Spacing में से किसी एक प्रकार की Spacing को चुना जाता हैं। Normal Spacing को चुनने पर अक्षरों की बीच Word में पूर्वनिर्धारित दूरी निर्धारित की जाती हैं। Condensed Spacing को चुनने पर पूर्वनिर्धारित अक्षरों के बीच की दूरी से अधिक निर्धारित की जाती हैं। पूर्वनिर्धारित दूरी से यह कितना कम अथवा अधिक होगा, इसका प्रदर्शन इनके आगे बने By Text Box में प्रदर्शित होता हैं।

इन Options को चुनने पर इस Text Box में 1pt. लिखा हुआ प्रदर्शित होता हैं। इसका तात्पर्य यह हैं कि अब अक्षरों के बीच के दूरी Word की पूर्वनिर्धारित दूरी से 1pt. कम अथवा अधिक होगी। इस दूरी में परिवर्तन करने के लिए वाँछित दूरी को By Text Box में Points में Type कर दिया जाता हैं। इसी प्रकार Position के सामने दिए गए Box के Down Arrow पर Click करने पर अक्षरों की सम्भावित Positions के लिए तीन Option दिए होते हैं। Normal Position अक्षरों की सामान्य स्थिति को दर्शाती हैं। Raised Option को चुनने पर Text अपने वास्तविक स्थान से ऊपर की ओर तथा Lowered Option को चुनने पर नीचे की ओर विस्थापित हो जाता हैं। इस dialog box के तीसरे मुख्य Option Text Effects को चुनने पर इस Dialog Box का प्रदर्शन चित्रानुसार होता हैं। इस Dialog Box में Animations के नीचे दिए गए Box में Word 2000 में स्थित Text के लिए निर्धारित किए गए विभिन्न Animation Effects की List प्रदर्शित होती हैं। इस List में वाँछित Animation Effect को चुनकर चुने हुए Text के लिए प्रभावी कर सकते हैं। इन Animation Effects को केवल Monitor Screen पर ही देखा जा सकता हैं, इनका Print नहीं प्राप्त किया जा सकता। एक बार में केवल एक ही Animation Effect को प्रयोग में लाया जा सकता हैं। इन Animation Effects का प्रयोग Word 2000 की document fine का प्रयोग Web Page की भाँति करने पर किया जाना अधिक प्रभावशाली होता हैं।

aragraph :- यह Format Menu का एक महत्त्वपूर्ण Option हैं। जिसकी सहायता से Paragraph में Index, Paragraph की Lines के मध्य Space तथा Text के Allignment को निर्धारित किया जा सकता हैं। इस Option को Click करने पर निम्न Dialog Box Display होता हैं-

(a) Character Dialog :- इस Option का उपयोग करके हम Charctor के बीच का Space तथा उनकी Position को Set कर सकते हैं।

(b) Text :- इस Option की सहायता से हम किस भी Selected Text की विभिन्न प्रकार के Animation Effect डाल सकते।

Indents & Spacing का उपयोग करके हम Paragraph के Alignment को Set कर सकते हैं। Alignment चार तरह के होते हैं :- 1. left, 2. Right, 3. Center, 4. Justified Left Alignment में Paragraph की सभी Lines बायीं ओर से बराबर हो जाती हैं, Right Alignment में सभी Lines दायीं ओर से बराबर हो जाती हैं। Center Alignment से Paragraph की सभी Lines, Paragraph की चौड़ाई के मध्य से सीधी बराबर हो जाती हैं। Justified से Paragraph की सभी lines बाईं और दाईं दोनो ओर से बराबर हो जाती हैं।

इस Dialog Box के Indentation वाले भाग में Paragraph के बाएं और दाएं Margin से दूरी का निर्धारण किया जाता हैं जो Up Arrow Button या Down Arrow Button द्वारा चुना जा सकता हैं। इस Dialog Box में Spacing Option द्वारा Word तथा lines के बीच के स्पेस को कम या ज्यादा कर सकते हैं तथा rabs Option का उपयोग करके Tabs Key को Set कर सकते हैं। Paragraph Dialog Box का दूसरा Option line & Page Brake होता हैं, जिसके द्वारा Page Break लगाया जा सकता हैं व हटाया जा सकता हैं। जैसे – यदि Keep line Together Check Box को चुनने से यदि Paragraph के मध्य में ही वर्तमान Page समाप्त हो रहा हैं और नया पेज शुरू हो रहा है, तो यह Paragraph अगले पेज पर चला जायेगा। अर्थात् यह Paragraph के मध्य में Page Break को रोकता हैं। Keep With Next Check Box पर Click करने से वर्तमान Paragraph एवं अगले Paragraph के मध्य Page Break होने से रोकता हैं। Page Break Before Check Box पर Click करने से वर्तमान Paragraph के शुरू होने से पूर्व Page Break अर्थात् नया पेज शुरू होता हैं।Bullet & Numbering :- इस Option की सहायता से Text को विभिन्न प्रकार की Bullets तथा  Numbering दी जा सकती हैं। जैसे Telephone के Numbering के आगे Telephone का Bullet आदि। कभी-कभी हमें बहुत अधिक Paragraph बनाने पड़ते हैं। यदि प्रयोग कर्ता स्वयं नम्बर या Bullet लिखता हैं तो उससे समय भी अधिक लगता हैं और यदि उनके मध्य एक से अधिक Paragraph जोड़ने पड़ते हैं तो उससे Paragraph क्रमांक गलत हो जायेंगे और हमें एक-एक करके सही करना पड़ेगा, परन्तु अब Paragraph पर Numbering लेने से यह लाभ होते हैं कि यदि किसी Paragraph में किसी को मिटाना या नया Paragraph जोड़ना होता हैं तो इससे इनके क्रमांक स्वतः ही ठीक हो जाते हैं। Bullet & Numbering पर Click करने से निम्न Dialog Box आता हैं :–

इस Dialog Box में मुख्य रूप से तीन Option होते हैं Bullet Format Display होते हैं, जिनमें से किसी को भी सलेक्ट करके Paragraph के शुरू में Bullet लगा सकते हैं, यदि हमें कोई नया दूसरा Bullet चाहिए तो हम इस Dialog Box के Customize Button पर Click करके ला सकते हैं। Outline Numbered Option को चुनने पर निम्न Dialog Box आता है :-

इस Dialog Box में 8 प्रकार के Numbered Format होते हैं। उनमें से आवश्यकतानुसार सलेक्ट करके Paragraph की Numbering व Sub-Paragraph हो वहाँ होता हैं। Numbered पर Click करने पर निम्न Dialog Box आता है :-

स Dialog Box में 8 प्रकार के Numbering Formats होते हैं जिनमें से किसी एक को सलेक्ट करके Paragraph में क्रमांक लगाये जा सकते हैं। इस Dialog Box में दिए गए Push Button Customize पर Click करके Number Format Number को निर्धारित किया जा सकता है।

Border & Shading :- यह Format Menu का Option है। Option पर Click करने पर एक Dialog Box Appear होता हैं। इस Dialog Box में तीन मुख्य Option होते हैं Border Page Border और Shading Border Option के द्वारा हम Paragraph का Border बना सकते हैं।

1. Border :- पहले मुख्य Option Border को चुनने पर इस Dialog Box में Setting वाले भाग में पाँच Option होते हैं इनमें से पहला Option None का प्रयोग करने पर Paragraph अथवा Item के चारों ओर Border Display नहीं होता हैं। दूसरा Option Box का प्रयोग करने पर चुने हुए Paragraph अथवा Item के चारों ओर केवल रेखाएं Display होती हैं। तीसरे Option Shadow का प्रयोग करने पर Paragraph अथवा Item के चारो Border तथा Border Shadow ही Display होती हैं। चौथे Option 3D का प्रयोग करने पर बॉर्डर त्रिविमय Display होता हैं। पाँचवे और अंतिम Option Custom का प्रयोग करने पर बॉर्डर के चारों ओर की रेखाएं भिन्न-भिन्न हो सकती हैं Style के नीचे वाले Box में विभिन्न प्रकार की line Style दी हुई होती हैं। Colour के नीचे वाले बॉक्स पर Click करने पर विभिन्न प्रकार के color प्रकट होते हैं। जिससे Border का रंग निर्धारित कर सकते हैं। इसी प्रकार Width के द्वारा Border की संख्याओं की मोटाई निर्धारित की जा सकती हैं तथा इस Dialog Box के Caption Button पर Click करने पर एक Dialog Box Display होता हैं जिसके इस Text से Border की दूरी निर्धारत की जाती हैं। इसमें यह निर्धारीत किया जाता हैं कि Text से ऊपर, नीचे बाईं ओर कितनी दूरी पर Border होगा। आदि। 

2. Page Border को चुनने पर हम पेज के चारों ओर Border बना सकते हैं। Page Border Option का प्रयोग भी Border Option की तरह ही होता हैं परन्तु उसमें Art जुड़ जाता हैं जिसमें विभिन्न प्रकार की Drawings बनी हुई होती हैं जिसमें से वाँछित Drawings को चुनकर पेज के चारों ओर Border बना सकते हैं। यदि हम Custom Border का प्रयोग करते हैं तो Border की चारों भुजाओं को अलग-अलग Drawing दे सकते हैं। Page Border पर Click करने पर हमें मुख्यतः Selected Border Preview में देख सकते हैं।

3. Shading :- Shading Option को चुनकर हम Border को अलग-अलग Shads दे सकते हैं। इससे Appear Dialog Box में चुने हुए Paragraph अथवा Text की Background का Shads निर्धारित किया जा सकता हैं। इस Dialog Box के Fill वाले भाग में Background के Shads का रंग निर्धारित कर सकते हैं और Colour के द्वारा Background का Shad का निर्धारण किया जाता हैं।

Column :- Column Option Format Menu में आता हैं Colum Option के द्वारा वर्तमान सक्रिय Document file के Pages को एक से अधिक Columns में विभक्त कर सकते हैं। इस Option की सहायता से हम विभिन्न प्रकार के Column बना सकते हैं जैसे-अब हमें पेज में कितने Column चाहिए उसे सलेक्ट कर दिया जाता हैं। इस Option की सहायता से हम Column के बीच को Spacing तथा Width को Set कर सकते हैं। इसका उपयोग समाचार पत्रों व पत्रिकाओं में किया जाता हैं।

सामान्यतः Document के Text में स्तम्भों की संख्या एक होती हैं।

Drop Cap :- यह Porsnal Menu का Option हैं। Drop Cap Option के द्वारा सलेक्ट किए गए Paragraph के प्रथम अक्षर को अन्य अक्षरों से बड़ा किया जा सकता हैं। इस अक्षर का ऊपरी भाग तो इस लाइन के अन्य अक्षरों के अनुरूप होता हैं परन्तु यह नीचे की ओर से बड़ा होता हैं। इस Option पर Click करने पर निम्न Dialog Box दिखाई देता हैं। इस Dialog Box में दी गई तीन Position में से किसी एक को सलेक्ट कर दिया जाता हैं। None Position के Paragraph का पहला अक्षर अन्य अक्षरों के बराबर ही होता हैं। Dropped Position को चुनने पर चित्र के अनुरूप Drop Cap दिखाई देता हैं तथा In-margine की स्थिति को चुनने पर 3rd Drop Cap के अनुसार दिखाई देता हैं। Font के सामने दिए गए Text Box के द्वारा हम कोई भी फोन्ट चुन सकते हैं। Line to Drop के सामने यह लिखा जाता हैं कि Drop Cap का आकार किसकी Lines के बराबर दिखाई देगा। यह टाईप कर दी जाती हैं। Distance From Text के सामने यह लिखा जाता हैं कि Drop Cap Paragraph के अन्य Text से कितनी दूरी पर निर्धारित हो।

Change Case :- Text को Type करते समय कभी-कभी ऐसा हो जाता हैं कि त्रुटिवश Caps Lock दब जाता हैं और Text Upper Case में Type हो जाता हैं अथवा text के किसी भाग को अधिक महत्त्व देने के लिए उसके सभी अक्षरों को Upper Case में अथवा किसी Case की किसी अन्य सन्धि का प्रयोग करना चाहते हैं तो MS-Word के Format Menu में दिए गए Option Change Case का प्रयोग किया जाता हैं। इस Option का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर संलग्न चित्रानुसार Change Case Dialog Box प्रदर्शित होता हैं। इस Dialog Box में विभिन्न Case के लिए 5 Option दिए होते हैं। इसके पहले Option Sentence Case को चुनने से Document में चुने गए Text में वाक्य के प्रथम शब्द का प्रथम अक्षर Upper Case में परिवर्तित हो जाएगा एवं प्रथम शब्द के शेष अक्षर एवं शेष शब्दों के सभी अक्षर Lower Case में परिवर्तित हो जाएगा। Text में जिस स्थान पर Fullstop (.) लग जाता हैं Word उस स्थान पर वाक्य को पूर्ण मान लेता हैं और इसके बाद के प्रथम शब्द के प्रथम अक्षर को वाक्य का प्रथम अक्षर। दूसरे Option Lower Case को चुनने से Document में चुने गए Text के सभी अक्षर Lower Case में परिवर्तित हो जाते हैं जैसा कि निम्नांकित चित्र के दूसरे Paragraph में दर्शाया गया हैं। तीसरे Option UPPER CASE को चुनने से Document में चुने गए text के सभी अक्षर Upper Case में परिवर्तित हो जाते हैं, जैसा कि निम्नांकित चित्र के तीसरे Paragraph में दर्शाया गया हैं। चौथे Option Title Case को चुनने से Document में चुने गए Text के Preposition और Conjunctions के अतिरिक्त अन्य समस्त शब्दों के प्रथम अक्षर Upper Case में परिवर्तित हो जाते हैं जैसा कि निम्नांकित – चित्र के चौथे Pargraph में दर्शाया गया हैं। पाँचवें Option tOOGLE cASE को चुनने से Document में चुने गए। Text के वे अक्षर जो कि Upper Case में हैं, Lower Case में एवं Lower Case अक्षर Upper Case में परिवर्तित हो जाते हैं।

Page Design & Layout :-

MS-Word में Document को विभिन्न प्रकार से प्रदर्शित किया जा सकता हैं इसके लिए View Menu में विभिन्न Options उपलब्ध होते हैं जो निम्न हैं :-

Normal View :- जब भी कोई File Open की जाती हैं तो वह Normal Mode में ही Open होती हैं। Normal View में Horizontal Rural Bar होता हैं जबकि Vertical Rural Bar नहीं होता हैं। इस Option का प्रयोग Horizontal Scroll Bar पर बाईं ओर स्थिर चार Icons में से पहला Icon जो कि Normal View का होता हैं। उस पर Click करके भी किया जा सकता हैं। Normal View में अधिकांश Word Processing का कार्य Typing, Editing व Text Formatting आदि की जा सकती हैं। Normal View में पेज के निर्धारित Gutter, Footer, Footnote Background आदि को नहीं देख सकते हैं। Normal View में Page Brake भी नहीं आता हैं। अर्थात् पेज अलग-अलग नहीं होते हैं।

Short Cut Key Alt+Ctrl+N

Web Layout View : – Document के इस प्रकार के प्रदर्शन में Background और Text Wrapping भी प्रदर्शित होती हैं। इस View के द्वारा document Web Page के रूप में किस प्रकार प्रदर्शित होगा, देखा जा सकता हैं। इस Layout में Vertical Ruler bar प्रदर्शित नहीं होता हैं।

Print Layout View :- Word के View Menu में तीसरा Option Print Layout होता हैं। Document के इस प्रकार के प्रदर्शन में Document के प्रत्येक Page का प्रदर्शन ठीक उसी प्रकार होता हैं जैसा कि उसका Print प्राप्त होगा। यदि हमने अपने Document file में Multiple Column अर्थात् एक से अधिक एक से अधिक Column परिभाषित किए हुए हैं तो उनका प्रदर्शन footnote का प्रदर्शन, Endnote का प्रदर्शन एवं Header and Footer का प्रदर्शन उनके वास्तविक रूप में एवं उनके वास्तविक स्थान पर ही होता हैं, साथ ही Document File में Insert किए गए Frames एवं उनमें स्थित text अथवा Graphics का प्रदर्शन भी वास्तविक रूप में होता हैं। इस View में Horizontal एवं Vertical रूलर्स भी प्रदर्शित होते हैं। Print Layout प्रदर्शन में ही Header and Footer को, Footnote को एवं Endnote आदि को भी सम्पादित किया जा सकता हैं। इस प्रकार के प्रदर्शन में हम Page की Formating में कोई भी परिवर्तन कर सकते हैं।

Outline View :- Word के View Menu में चौथा Option Outline होता हैं। Document के इस प्रकार के View का प्रयोग जटिल अथवा अधिक बड़े document को देखने के लिये किया जाता हैं। Outline Option का प्रयोग करते ही Word की Window में Format Toolbar के नीचे Outline Toolbar भी प्रदर्शित होती हैं। यदि हम चाहे तो इस प्रदर्शन में हम document में प्रयोग की गई केवल मुख्य Headings को ही देख सकते हैं। इनसे सम्बन्धित text का प्रदर्शन Page नहीं होगा। इस View में लम्बे document में प्रयोग की गई Headings आदि को देखने के लिए किया जाता हैं।

Document Map :- इसका प्रयोग करने पर Screen दो भागों में विभाजित हो जाती हैं। बायें (Left) भाग को Document Map कहा जाता हैं जो Document की संरचना व मुख्य शीर्षक इत्यादि बताता हैं। व दायां (Right) भाग Text को दर्शाता हैं। Left Side में सभी Headings प्रदर्शित होती हैं तथा जिस Heading पर Click करते हैं वह Heading right भाग में प्रदर्शित होता हैं।

4.8 Editing And Proofing Tools : Checking & Correcting Spellings :-

Spelling & Grammer :- यह Tool Menu का Option हैं। इस Option की सहायता से हम Document में Text की Spelling को Check कर सकते हैं तथा गलत Spelling को उसमें दर्शायी गई सही Spelling द्वारा Replace कर सकते हैं। इस Option द्वारा किसी Word को Spelling के साथ-साथ उसकी Grammar को भी Check कर सकते हैं तथा इसमें Present Suggestion द्वारा Replace कर सकते हैं।

Shortcut Menu की सहायता से Text में spelling एवं व्याकरण की Mistake को दूर करना :- Word में text type करते समय Text में यदि किसी शब्द के नीचे एक लाल रंग की लहरदार रेखा Display होती हैं, तो इसका तात्पर्य यह होता हैं कि type किए गए शब्द की Spelling गलत हैं अथवा Grammar की गलती हैं। Typist इस Error को उसी समय अपने विवेक एवं ज्ञान भी ठीक कर सकता हैं और word की सहायता से भी। इस समय Word से सहायता प्राप्त करने के लिए Typist को उस शब्द पर Mouse Pointer लाकर Mouse का Right Button दबाना होगा। अब Monitor Screen पर एक Shortcut Menu Display होता हैं। इस Shortcut Menu में ऊपर की ओर इस Error को दूर करने के लिए अन्य Option दिए होते हैं। इनमें से उचित Option को चुनकर इस Error को दूर किया जा सकता हैं।

Spelling & Grammer की सहायता से Text में Spelling एवं व्याकरण की Error दूर करना :- यदि typist type में होने वाली Error को उस समय ठीक नहीं करता हैं तो Type करने के बाद भी लाल लहरदार रेखा से रेखांकित शब्दों पर Mouse Poionter लाकर Mouse का Right Button click करने पर display होने वाले Short cut Menu का प्रयोग करके उस Error को दूर करना एक थका देने वाला कार्य प्रतीत होता हैं।

ऐसी परिस्थिति के लिए Word में Spelling and Grammer सुविधा को समाहित किया गया हैं। word की। Standard Toolbar पर Spelling and Grammar Icon पर click करके अथवा इसकी menu bar पर स्थित Tools Menu के प्रथम Option Spelling and Grammar को चुनकर अथवा Keyboard पर function ‘Key’ F7 को दबाकर Spelling एवं Grammar की जाँच की जा सकती हैं। इन तीनों कार्यों में से कोई भी कार्य करने पर Monitor Screen पर निम्न चित्रानुसार Spelling and Grammar dialog box display होता हैं।

इस Dialog Box के शीर्षक पंक्ति में यह Spelling की जाँच किस भाषा के लिए की जा रही हैं, यह Information भी display होती हैं। इस Dialog Box में ऊपर की ओर Error से सम्बन्धित जानकारी display होती हैं और इसके नीचे document में इस Error के साथ कुछ अन्य शब्द भी प्रदर्शित होते हैं।

इस List में प्रथम शब्द को word इस Error के निवारण के सर्वोपयुक्त मानता हैं यदि आपके अनुसार इस शब्द के अतिरिक्त इस List में दिया गया कोई अन्य शब्द उचित है तो उस शब्द को चुनकर Push Button Change पर Click करने से गलत शब्द चुने गए शब्द से बदल जाता हैं। यदि हम Push Button Change All पर Click कर देते हैं तो यह गलत शब्द document में जिस-जिस स्थान पर प्रयोग किया गया होगा, वहाँ पर यह सही हो जाता हैं। इस Dialog Box में दिए गए Push Button Ignore का प्रयोग उस समय किया जाता हैं जब हमें यह विश्वास होता हैं कि हमारे द्वारा type किए गए शब्द की spelling सही हैं। यदि हम Psuh Button Ignore All का प्रयोग करते हैं तो document में जिस स्थान पर भी इस शब्द का प्रयोग हुआ होगा, अब Spelling की जाँच के दौरान उस शब्द को गलत शब्द के रूप में display नहीं किया जाएगा। Push Button Add पर Click करके हम Highlight शब्द को, जिसे कि Word त्रुटिपूर्ण दर्शा रहा है और हम उसे ठीक समझते हैं, Word की Dictionary में जोड़ सकते हैं।

4.9 Handling Graphics :-

MS-Word में हम विभिन्न प्रकार कि आकृतियां बना सकते हैं तथा पूर्वनिर्मित आकृतियों को परिवर्तित भी कर सकते हैं। इसके लिए View Menu से Toolbars Option द्वारा Drawing Toolbar को Select कर देने पर MS Word की Screen के नीचे की तरफ Drawing Tool Bar display हो जाता हैं जिसमें निम्न मुख्य Graphic tools उपलब्ध रहते हैं-

• Line :- रेखा खींचने के लिए Line बटन का प्रयोग होता हैं। इसके लिए Line Button पर Click करें एवं वाँछित स्थान पर Click करें और इच्छानुसार Drag करें।

• Arrow :- तीर बनाने के लिए Arrow Button पर Click करके इच्छानुसार वाँछित स्थान पर Click करें Drag करें।

• Rectangle :- आयत खींचने के लिए Rectangle Button का प्रयोग करें। इस बटन को Shift के साथ प्रयोग करने पर वर्ग की आकृति बनाई जा सकती हैं।

• Oval :- अण्डाकार आकृति के लिए Oval Button का प्रयोग करें। वृत बनाने के लिए इस बटन का प्रयोग करते समय Shift दबाये रहें।

• Word Art :- इसके द्वारा हम किसी भी Text को विभिन्न प्रकार की Styles में Show कर सकते हैं इसके लिए इसके Dialog Box में विभिन्न Text Styles उपलब्ध कराई गई हैं।

• Organization Chart :- इसका प्रयोग करके हम किसी संस्था में कर्मचारियों की स्थिती Diagram के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं।

• Clip Art :- इसके अंतर्गत हमें Dialog Box में पूर्वनिर्मित Pictures उपलब्ध रहती हैं जिन्हें वाँछित जगह पर Insert किया जा सकता हैं।

• Insert Picture :- इस Option पर Click करने से एक Dialog Box Open होता हैं जिसमें से हम पहले से बनी हुई Pictures Files को Select कर वांछित जगह पर Insert कर सकते हैं।

4.10 Creating Tables And Charts :-

Table Menu में Word की Document File में Table के प्रयोग से सम्बन्धित Option दिए होते हैं। यह Menu चार भागों में बँटा होता हैं। इस Menu के पहले भाग में एक Option Document में Table बनाने के लिए दिया होता हैं। इस Option का प्रयोग करने पर Mouse Pointer का आकार Pencil के आकार का हो जाता हैं और Table and Borders Tool Bar का प्रदर्शन Monitor Screen पर होने लगता हैं। जब हम word Widow के कार्यकारी क्षेत्र में Mouse को Drag करते हुए Table बना सकते हैं। इस Table के लिए Columns एवं Rows की संख्या का निर्धारण, इस Table में रेखाओं के आकार आदि का निर्धारण इस Toolbar का प्रयोग करते हुए किया जा सकता हैं।

Draw Table :- यह Table Menu का Option हैं। इस पर Click करे Document में Drag करने से एक आयताकार आकृति बन जाती हैं। इसका प्रयोग एक Table की भाँति किया जा सकता हैं।

Insert Table :-

Insert Table Option का प्रयोग Document में Cursor के स्थान पर Table Insert करने के लिए किया जाता हैं। इस पर Click से उक्त चित्रित Dialog Box Appear होता हैं। इसके दो भाग होते हैं। पहले भाग Table Size में दो Option का प्रयोग Insert की जाने वाली Table का आकार निर्धारीत करने के लिए किया जाता हैं। इनमें से पहले Option Number of Column के सामने दिए गए Text Box में Insert की जाने वाली Table में Column की संख्या तथा Number of Rows के सामने दिए गए Text Box में पंक्तियों की संख्या टाइप कर दी जाती हैं।

Delete Cells :- इस Option का प्रयोग हम Cells को Delete करने हेतु लेते हैं। इसके DB में चार Push Button से किसी एक Cell Ref. Cell up, Row तथा Column को ही Delete कर सकते हैं।

Merge Cell :- Table Menu के Merge Cell के Option द्वारा हम Selected Cells को आपस में Merge कर सकते हैं।

Split Cells :- Split Cells Option पर Click करने से Display DB में से किसी Cell को विभाजित करने हेतु No. of Column में संख्या चुनते हैं तथा Ok करने पर जहाँ पर Document की Cell में हमारा Cursor हैं वह उस संख्या में विभाजित हो जाती हैं।

Split Table :- इस Option से जहाँ हमारा Cursor होगा वहाँ से टेबल दो भागों में बँट जायेगी।

Table Auto Format :- Table Menu के इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Dialog Box Display होता हैं। इसका प्रयोग document में बनी हुई टेबल का प्रारूप Word के पूर्व निर्धारित प्रारूप के अनुरूप करने के लिए जाता हैं। DB में Format के नीचे सूची में से पूर्व निर्धारित प्रारूप को सलेक्ट कर Preview Box में देख कर document हेतु चुन सकते हैं। इसके नीचे Check Box Option द्वारा Document की टेबल के प्रारूप को और प्रभावी बना सकते हैं।

Chart :-

Charts का प्रयोग किसी Numeric Data को चित्र के रूप में प्रदर्शित करने के लिए किया जाता हैं। Chart के रूप में प्रदर्शित हो जाने पर उन Data के बीच तुलना करने में आसानी रहती हैं। MS-Word में भी Chart बनाने की सुविधा उपलब्ध करायी गयी हैं। इसके लिए Insert Menu में Picture Option में Chart पर Click करने से निम्न Screen प्रदर्शित होती हैं।

उपरोक्त चित्र में प्रदर्शित होने वाली Table में हम अपनी आवश्यकतानुसार Data Change या Add कर सकते हैं, जैसे-जैसे हम इस Table में Changes करते हैं वैसे-वैसे chart में भी परिवर्तन होता जाता हैं।

4.11 Documents Templates & Wizards :-

Template Files एक ऐसी विशेष प्रकार की Formated Document File होती हैं, जिसमें अपनी आवश्यकतानुसार कुछ परिवर्तन करके हम Document को तैयार कर सकते हैं। Template file पर कार्य करने पर इस मूल file में कोई परिवर्तन नहीं होता हैं, बल्कि यह एक नई File के रूप में प्रयोग में लाई जाती हैं जिसे कि हम किसी भी नाम से Save कर सकते हैं।

जब हम एक नये document का निर्माण करते हैं तो वह template पर आधारित होता हैं। Template एक Master Document होता हैं जिसमें नये Documents में प्रकट होने वाले Style की सूची उपलब्ध होती हैं। Toolbar, Macro, Shortcut keys तथा Autotext संक्षेप भी Template के अन्दर संग्रहित होते हैं। हमारे द्वारा Open किया हुआ Blank Document भी Template पर आधारित होता हैं।

Template उस समय उपयोग में आते हैं जब हम विभिन्न प्रकार के document का निर्माण करना शुरू करते हैं। जब हम किसी भी Style को बदलते हैं तो बदलाव Document में ही संग्रहित रहता हैं जब तक कि हम उसे Template में संग्रहित नहीं करते हैं। Template File का Extention.DOT होता हैं।

Creating Template :- File Menu New Option पर Click करने पर उसमें उपस्थित General Templates पर Click करते हैं तो एक Dialog Box प्रदर्शित होता हैं जिसमें विभिन्न प्रकार के Tab उपलब्ध रहते हैं। जैसे- Reports, Letter & FAX, Mail Merge, Memos, Generals, Web Page इत्यादि। हम अपनी आवश्यकतानुसार Tab पर click कर Templates को Select कर सकते हैं। Dialog Box के दायें भाग में Selected Template का Preview भी प्रदर्शित होता हैं।

Wizard :-

यह भी Template की भाँति होता हैं परन्तु यह हमें Step wise Step निर्देश देता हैं हम अपनी आवश्यकतानुसार उन निर्देशों का पालन करते हुए वाँछित कार्यों को Wizard द्वारा पूरा कर सकते हैं। इस प्रकार Wizards किसी कार्य को करने में User की Help करते हैं तथा उसके कार्यों को आसान बना देते हैं। इसका प्रयोग करने से समय तथा कई प्रकार की Formatting से बचा जा सकता हैं, जैसे हमें Mailing Label Wizard का प्रयोग करना हैं तो Wizard को Open कर पूछी गयी सूचना डालकर हम इसका निर्माण कर सकते हैं।

उपरोक्त चित्र में Mailing Label Wizard को Click करने से Label बनाने का Wizard Start हो जाता हैं।